Отчет по НИР: «Разработка методических рекомендаций по выбору сканирующего оборудования, способного удовлетворить потребности российских архивов»

Разработка методических рекомендаций по выбору сканирующего оборудования, способного удовлетворить потребности российских архивов. / С.Н. Клещарь, Т.Н. Данилова, П.Е. Завалишин, С.С. Баташева. Тула, 2011. 48 с., илл. 32, прил. 1.

Ключевые слова: оцифровка, сканирование, методика выбора сканирующего оборудования, метод анализа иерархий, критерии оценки качества сканеров архивных документов

В отчете предлагается вариант методических рекомендаций по выбору сканирующего оборудования, способного удовлетворить потребности российских архивов. Рекомендации основаны на использовании метода анализа иерархий, позволяющем формализовать решение задачи многокритериального выбора с учетом мнения экспертов заказчика и установленных критериев выбора сканирующих устройств.

Результаты работы предназначены для руководителей и специалистов организаций системы Росархива, принимающих решения и дающих рекомендации по принятию решений по выбору и приобретению сканирующего оборудования для оцифровки архивных документов.

Архивные документы являются важнейшим информационным ресурсом любого государства и общества. В документах аккумулируется, хранится, передается из поколения в поколение информация, необходимая для обеспечения государственного суверенитета страны, развития экономики, науки и культуры.

Несмотря на предпринимаемые усилия по обеспечению сохранности архивных документов всегда имеется риск их безвозвратной утраты, прежде всего в результате чрезвычайных ситуаций природного или техногенного характера, военных конфликтов и других форс-мажорных обстоятельств.

В дополнение к созданию страхового фонда архивных документов на микрографических носителях, в России все шире развертывается целевая работа по созданию только цифровых копий документов. И в этом случае, в первую очередь, оцифровываются документы, имеющие высокую степень востребованности. Аналогичная работа проводится в архивах Белоруссии, Латвии, Чехии.

Как показывают результаты анкетирования российских архивов, единого мнения по вопросу использования цифровых технологий для создания страхового фонда сообщество архивистов пока не выработало. Отсутствует пока и единая стратегия создания страхового фонда на электронные документы.

Тем не менее, процессы оцифровки архивных документов стремительно набирают обороты и являются объективной реальностью. Для оптимизации осуществления этих процессов предстоит решить целый комплекс задач технического, технологического и методического характера. Необходима разработка технических требований к оборудованию по оцифровке документов, в том числе, с точки зрения обеспечения сохранности оригиналов. Должны быть созданы стандарты по технологии оцифровки, качества электронных копий, порядок их хранения, доступа к ним.

Для обеспечения успешной реализации оцифровки важную роль играет правильный подбор сканирующего оборудования. К сожалению, в настоящее время в России отсутствуют национальные нормативные документы уровня государственных стандартов, регламентирующие качество процессов оцифровки бумажных документов.

Это приводит к тому, что заказчики не могут четко обозначить требования к качеству конечных результатов оцифровки документов и объективно проверить степень их выполнения, а исполнители работ по сканированию – выбрать необходимую аппаратуру для достижения требуемых показателей качества.

Отсутствие нормативных документов по технологии оцифровки, разнообразие практики оцифровки, приводит к тому, что каждый производитель сканеров создает замкнутую систему оборудования, ориентированную только на собственный бренд. Это порождает зависимость заказчиков от компаний-поставщиков оборудования. С другой стороны, заказчики не имеют четко сформулированных требований к возможностям оборудования и вынуждены полагаться на заверения производителей. Отсутствие стандартизированных подходов к оценке качества сканирования влечет за собой принятие спонтанных и необоснованных проектов по оцифровке на местах, что отрицательно сказывается на результатах работ, порождает технологические и организационные проблемы. Надежный и компетентный совет опытных и квалифицированных поставщиков, безусловно, следует использовать, однако наличие национального нормативного документа позволит заказчикам сформулировать правильную позицию по отношению к коммерческим фирмам, осуществляющим поставку сканирующего оборудования.

В данном отчете предлагается вариант решения проблемы выбора сканирующего оборудования для оцифровки архивных документов с использованием метода анализа иерархий Т. Саати, представляющего собой один из известных подходов к решению задач многокритериального выбора.

Метод анализа иерархий подразумевает совместную работу группы экспертов – специалистов государственного заказчика (Росархива), которая, исходя из конкретных целей и задач проектов по оцифровке, производит расстановку приоритетов среди критериев и альтернатив выбора по имеющимся на рынке сканирующим системам. Отчет описывает метод анализа иерархий применительно к выбору сканеров, предлагает условный пример реализации выбора с помощью специального программного обеспечения и снабжен большим информационно-справочным аппаратом, подробно раскрывающим характеристики основных критериев, используемых при выборе сканирующих устройств.

Решение о размещении заказа на поставку конкретной модели сканера зависит от ряда критериев, т.е. задача выбора модели является многокритериальной. Обычно в перечень критериев выбора входят: качество поставляемой продукции; цена продукции; надежность поставки по объемам и срокам; условия доставки продукции; сервисное обслуживание. Кроме того, важное значение имеет предыдущая история компании-поставщика, финансовое положение, репутация, местонахождение. Очевидно, что перечисленные критерии обладают различной степенью важности с точки зрения лица, принимающего решение. Например, если организация-покупатель является крупной и финансово-устойчивой, то критерий качества в этом случае несколько более важен, чем критерий стоимости продукции; наоборот, если предприятие-покупатель испытывает финансовые затруднения, то критерий стоимости приобретаемой продукции обладает большей степенью важности по сравнению с ее качеством. Зависимость приоритетности критериев от сложившейся ситуации имеет место для всех критериев выбора поставщика.

В условиях ограниченного и сравнительно небольшого количества критериев выбора и количества предлагаемых к приобретению моделей сканеров наиболее простой и удобной формализацией принятия многокритериального решения может являться метод анализа иерархии Томаса Саати.

Метод анализа иерархий (МАИ) – математический инструмент системного подхода к проблемам принятия решений. МАИ не предписывает лицу, принимающему решение (ЛПР), какого-либо «правильного» решения, а позволяет ему в интерактивном режиме найти такой вариант (альтернативу), который наилучшим образом согласуется с его пониманием сути проблемы и требованиями к ее решению. Этот метод разработан американским математиком Томасом Саати. МАИ широко используется на практике и активно развивается учеными всего мира. В его основе наряду с математикой заложены и психологические аспекты. МАИ позволяет понятным и рациональным образом структурировать сложную проблему принятия решений в виде иерархии, сравнить и выполнить количественную оценку альтернативных вариантов решения. Метод анализа иерархий используется во всем мире для принятия решений в разнообразных ситуациях: от управления на межгосударственном уровне до решения отраслевых и частных проблем в бизнесе, промышленности, здравоохранении и образовании. Для компьютерной поддержки МАИ существуют программные продукты, разработанные различными компаниями. Анализ проблемы принятия решений в МАИ начинается с построения иерархической структуры, которая включает цель, критерии, альтернативы и другие рассматриваемые факторы, влияющие на выбор. Эта структура отражает понимание проблемы лицами, принимающими решение. Каждый элемент иерархии может представлять различные аспекты решаемой задачи, причем во внимание могут быть приняты как материальные, так и нематериальные факторы, измеряемые количественные параметры и качественные характеристики, объективные данные и субъективные экспертные оценки. Следующим этапом анализа является определение приоритетов, представляющих относительную важность или предпочтительность элементов построенной иерархической структуры, с помощью процедуры парных сравнений. Безразмерные приоритеты позволяют обоснованно сравнивать разнородные факторы, что является отличительной особенностью МАИ. На заключительном этапе анализа выполняется синтез (линейная свертка) приоритетов на иерархии, в результате которой вычисляются приоритеты альтернативных решений относительно главной цели. Лучшей считается альтернатива с максимальным значением приоритета.

Порядок применения метода анализа иерархий состоит в следующем:

построение качественной модели проблемы в виде иерархии, включающей цель, альтернативные варианты достижения цели и критерии для оценки качества альтернатив.

определение приоритетов всех элементов иерархии с использованием метода парных сравнений.

синтез глобальных приоритетов альтернатив путем линейной свертки приоритетов элементов на иерархии.

принятие решения на основе полученных результатов.

Рассмотрим эти шаги подробнее.

Определение иерархической структуры

Иерархическая структура – это графическое представление проблемы в виде перевернутого дерева, где каждый элемент, за исключением самого верхнего, зависит от одного или более выше расположенных элементов. между сотрудниками организованы в иерархической форме.

Иерархические структуры используются для лучшего понимания сложной реальности: мы раскладываем исследуемую проблему на составные части; затем разбиваем на составные части получившиеся элементы и т.д. На каждом шаге важно фокусировать внимание на понимании текущего элемента, временно абстрагируясь от всех прочих компонентов. При проведении подобного анализа приходит понимание всей сложности и многогранности исследуемого предмета.

Типовая древовидная иерархическая структура выбора имеет следующий вид (Рис. 1)

Рис. 1. Типовая иерархическая трехуровневая структура

Таким же образом структура может выглядеть и при решении задачи выбора поставщиков на какой либо вид продукции и услуг, в частности сканеров – см. Рис. 2.

Однако в данном отчете мы не будем рассматривать в качестве альтернатив характеристики конкретных поставщиков, а ограничимся выбором среди альтернативных моделей сканирующего оборудования. При необходимости определения оптимального поставщика конкретной модели можно воспользоваться тем же методом анализа иерархий.

В качестве основных критериев выбора сканера для оцифровки архивных документов предлагается установить следующие критерии:

1. Качество сканирования

2. Цена модели

3. Уровень сервисного обслуживания и поддержки

4. Уровень вредных воздействий на оригинал

5. Надежность работы

6. Скорость сканирования (производительность)

Теоретически количество критериев по желанию экспертной группы заказчика может быть увеличено путем включения в их число дополнительных критериев, таких как эргономичность, энергопотребление, габариты, экологическая безопасность и т.д., но для данного случая анализа представляется целесообразным остановиться только на основных шести факторах.

Для детализации анализа в составе каждого критерия можно выделить ряд подкритериев, из которых складывается совокупное представление о главном критерии, таком как «качество», «цена» и т.д. Подкритерии не входят в иерархическую структуру в виде отдельного уровня, но их выявление облегчает последующую задачу оценки приоритетов главных критериев по отношению друг к другу. Подкритерии можно представить в виде таблицы 1.

Главные критерии Качество Цена Сервис Вредные воздействия Надежность Скорость (производительность) ↓ ↓ ↓ ↓ ↓ ↓ подкритерии равномерность освещенности совокупная стоимость владения наличие авторизованного сервисного центра расстояние от источника с использование сменных узлов автоматизация рутинных задач тоновое воспроизведение программное обеспечение наличие службы поддержки онлайн сила освещенности наличие автоматической системы оповещения о неполадках возможность пакетной обработки цифровой шум варианты поставки и комплектации срок гарантии время освещенности время сканирования листа сканирования с различным разрешением отношение сигнал/шум возможность работы без прижимного стекла точность воспроизведения деталей оптическое разрешение

Таблица 1. Основные критерии выбора сканеров для Росархива и подкритерии, раскрывающие содержание основных критериев

Данные подкритерии и рекомендации по их учету и определению находятся в информационно-справочном разделе данного отчета (Раздел 5)

В дальнейшем для автоматизации расчетов предлагается использовать программу MPRIORITY, разработанную отечественными специалистами Абакаровым А.Ш. и Сушковым Ю.А. для поддержки принятия рациональных решений по методу анализа иерархий. Программа является достаточно простой и обладает интуитивно понятным интерфейсом. Дистрибутив программы и расширенная справка к ней прилагаются к отчету.

Для начала работы в главном окне программы в меню «Файл» необходимо выбрать пункт «Создать новый проект».

Рис. 3. Основное окно программы MPRIORITY

Рис. 4. Создание нового проекта

В появившемся окне записать цель проекта – «Выбор сканера», число уровней в иерархии – 3, максимальное число элементов – 6 (по числу критериев выбора).

Получится следующая структура (Рис. 5):

Рис. 5. Структура элементов иерархии уровней «критерии» и «альтернативы»

Далее, находясь в режиме редактирования, необходимо удалить два лишних элемента третьего уровня, а также записать в названия элементов 2-го уровня наименование критериев выбора. В качестве альтернатив можно рассматривать четыре модели сканеров, которые записываются в уровне 3 под условными названиями «Модель1», «Модель2» и т.д.

В результате будет иметь место следующая трехуровневая иерархия:

Рис. 6. Общая иерархия системы выбора сканера

После построения общей иерархии группе экспертов необходимо произвести попарные сравнения между собой элементов уровня «критерии» относительно заданной цели и определить приоритеты критериев. Для этого производится количественное сравнение критериев друг с другом по шкале относительной важности, предложенной Т. Саати: