Исправляем ошибки в отчете по форме Ф4-ФСС з ТВП

Закон № 2240 — Закон Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании в связи с временной потерей трудоспособности и расходами, обусловленными погребением» от 18.01.2001 г. № 2240-III.

Порядок № 4 — Порядок формирования и предоставления страхователями отчетности по средствам общеобязательного государственного социального страхования в связи с временной потерей трудоспособности и расходами, обусловленными погребением, утвержденный постановлением правления Фонда социального страхования по временной потере трудоспособности от 18.01.2011 г. № 4.

Инструкция № 16 — Инструкция о порядке поступления, учета и расходования средств Фонда социального страхования по временной потере трудоспособности, утвержденная постановлением Фонда социального страхования по временной потере трудоспособности от 26.06.2001 г. № 16 (утратила силу с 16.06.2011 г.).

Порядок № 123 — Порядок исправления ошибок прошлых отчетных периодов в отчетности страхователей по средствам общеобязательного государственного социального страхования в связи с временной потерей трудоспособности и расходами, обусловленными рождением и погребением, утвержденный постановлением правления Фонда социального страхования по временной потере трудоспособности от 25.12.2003 г. № 123 (утратил силу с 04.04.2011 г.).

Порядок исправления ошибок, допущенных страхователями при составлении отчета по средствам общеобязательного государственного социального страхования в связи с временной потерей трудоспособности и расходами, обусловленными погребением, по форме Ф4-ФСС з ТВП (далее — отчет по форме Ф4-ФСС з ТВП), установлен Фондом социального страхования по временной потере трудоспособности (далее — Фонд) в разделе VII Порядка № 4.

Условно ошибки в отчете по форме Ф4-ФСС з ТВП можно разделить на два вида:

1) методологические или арифметические ошибки;

2) ошибки, связанные с начислением сумм страховых взносов в Фонд социального страхования по временной потере трудоспособности (далее — Фонд) за период до 01.01.2011 г. и расходов по общеобязательному социальному страхованию в связи с временной потерей трудоспособности и расходами, обусловленными погребением.

Рассмотрим подробно порядок исправления допущенных в отчете по форме Ф4-ФСС з ТВП ошибок в зависимости от их вида.

Методологические и арифметические ошибки

К методологическим и арифметическим ошибкам относятся ошибки, связанные, например:

— с несовпадением показателей в разных таблицах отчета по форме № Ф4-ФСС з ТВП по расходам за счет средств Фонда;

— с неотражением или неверным отражением в отчете по форме № Ф4-ФСС з ТВП сумм средств, полученных от Фонда на предоставление материального обеспечения застрахованным лицам;

— с неотражением в отчете по форме № Ф4-ФСС з ТВП сумм доначисленных страховых взносов, пени, штрафов и не принятых к зачислению расходов, которые страхователем не оспариваются или процедура оспаривания завершена, др.

В случае выявления таких ошибок ответственным лицом органа Фонда при приеме отчетности данное лицо должно предложить страхователю самостоятельно исправить эти ошибки.

Если же страхователь в силу каких-либо причин отказывается их исправлять, орган Фонда обязан самостоятельно определить соответствующие показатели и учесть их при составлении сводных отчетов. После чего, в случае необходимости, может быть проведена проверка данного страхователя.

Отказать страхователю в приеме отчета по форме № Ф4-ФСС з ТВП в случае наличия в таком отчете методологических и/или арифметических ошибок ответственное лицо Фонда, принимающее отчеты, не имеет права (п. 7.2 разд. VII Порядка № 4).

Ошибки, связанные с правильностью начисления сумм страховых взносов в Фонд за период до 01.01.2011 г. и расходов по общеобязательному социальному страхованию в связи с временной потерей трудоспособности

Ошибки, которые касаются правильности начисления сумм страховых взносов в Фонд за период до 01.01.2011 г. и расходов по общеобязательному социальному страхованию в связи с временной потерей трудоспособности, могут быть связаны с:

— неправильным отражением базы обложения страховыми взносами в период до 01.01.2011 г.;

— неправильным применением ставки страхового взноса в период до 01.01.2011 г.;

— неверным начислением социальных пособий, предоставляемых за счет средств Фонда (пособия по временной нетрудоспособности, пособия по беременности и родам).

В случае выявления таких ошибок страхователь обязан направить в Фонд письменное уведомление о факте обнаружения ошибки, подписанное руководителем и главным бухгалтером или физическим лицом — предпринимателем.

Письменное уведомление должно содержать следующую информацию:

— регистрационный код страхователя в органе Фонда или его номер в Государственном реестре (для зарегистрированных после 01.01.2011 г.) и код ЕГРПОУ;

— период выявления ошибки;

— содержание ошибки со ссылкой на действующее законодательство, в соответствии с которым делаются исправления;

— сумму откорректированных взносов или расходов;

— сумму начисленной пени;

— дату составления уведомления.

Заявление составляется в двух экземплярах и хранится у страхователя (копия) и в органе Фонда вместе с отчетом страхователя за тот квартал, в котором это уведомление было получено.

Финансовые санкции в случае самоисправления

Согласно п. 7 раздела VIII «Заключительные и переходные положения» Закона Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» от 08.07.2010 г. № 2464-VI суммы задолженностей по уплате страховых взносов по видам социального страхования, действовавшим до 01.01.2011 г.,взыскиваются социальными фондами в соответствии с законодательством, которое действовало на момент возникновения такой задолженности.

Таким образом, порядок взыскания задолженности по средствам Фонда и расчета и начисления пени будет зависеть от периода, в котором страхователем была допущена ошибка.

1. Ошибка была допущена в период до 01.01.2011 г. Если вследствие такой ошибки возникла задолженность за страхователем по страховым взносам, такому страхователю необходимо рассчитать и начислить сумму пени за весь период просрочки платежа.

Расчет и начисление пени следует производить в соответствии со ст. 30 Закона № 2240, в редакции, действовавшей до 01.01.2011 г., Порядком № 123 и Инструкцией № 16. В таких случаях пеня рассчитывается исходя из 120 % учетной ставки НБУ, которая действовала на момент уплаты, начисленной на всю сумму недоплаты за весь период просрочки платежа (п. 5 Порядка № 123, абзац третий п. 5.2 Инструкции № 16). При этом моментом уплаты считается день возникновения задолженности перед Фондом, т. е. при расчете пени следует применять ставку НБУ, действующую на день возникновения задолженности по страховым взносам.

Что касается периода просрочки платежа, за который начисляется пеня, то в соответствии с пп. 5.4, 5.5 Инструкции № 16 это период с первого рабочего дня, следующего за днем получения заработной платы, и заканчивая днем принятия банком платежного поручения на уплату задолженности по страховым взносам или днем погашения задолженности за страхователем.

Обращаем внимание, если с момента возникновения ошибки, которая привела к недоплате страховых взносов и по дату проведения окончательных расчетов с Фондом за периоды до 01.01.2011 г. у предприятия существовала переплата по взносам в Фонд (задолженность Фонда перед страхователем), превышающая сумму недоплаты, то пеня будет рассчитываться начиная с дня, следующего за днем погашения Фондом задолженности перед страхователем и по день принятия банком платежного поручения на уплату доначисленных страховых взносов.

Излишне перечисленная сумма пени должна быть возвращена страхователю по его письменному заявлению.

В случае если страхователь самостоятельно исправляет выявленную ошибку, допущенную в период до 01.01.2011 года, перечисляет подлежащие уплате суммы страховых взносов и пеню в полном объеме и уведомляет рабочий орган Фонда о факте выявления ошибки и перечислении начисленных страховых взносов и пени до начала проверки органом Фонда, то штрафы к такому страхователю применяться не будут (п. 7.7 Порядка № 4). Поэтому для страхователя важно при обнаружении ошибки прошлых лет в кратчайшие сроки ее исправить в порядке, приведенном ниже, дабы защитить себя от возможных финансовых санкций.

2. Ошибка допущена после 01.01.2011 г. В данном случае к страхователю могут быть применены финансовые санкции в случае несвоевременного возврата излишне полученных сумм пособий.

Пеня на сумму излишне начисленных сумм пособий рассчитывается и начисляется в порядке, определенном ст. 22 и 30 Закона № 2240, в редакции, действующей с 01.01.2011 г., и Порядком № 4. В этом случае на сумму несвоевременно возвращенных средств пеня будет начисляться из расчета 0,1 % суммы недоплаты за каждый день просрочки платежа. Расчет пени, начисляемой в случае выявления ошибки, допущенной в прошлых кварталах 2011 года, можно представить в виде формулы:

где П — сумма пени;

Н — фактически перечисленная Фонду сумма излишне полученных страховых средств;

K — количество дней просрочки платежа;

0,1 % — ставка для начисления пени.

Причем отдельно хотелось бы обратить внимание читателей на определение периода просрочки платежа. Объясним, почему. В соответствии с абзацем четвертым ч. 1 ст. 21 Закона № 2240 и разъяснениями, представленными Фондом в письме от 05.04.2011 г. № 01-16-755, в случае получения страхователем от Фонда страховых средств, которые превышают фактические расходы на предоставление пособий работникам, такой страхователь обязан вернуть неиспользованные страховые средства в рабочий орган Фонда, осуществлявший финансирование, в течение трех рабочих дней после выплаты пособий застрахованным лицам, но не позже третьего рабочего дня после ближайшего с момента получения средств от Фонда срока выплаты зарплаты.

При выполнении данных условий финансовые санкции к страхователю не применяются.

Если же трехдневный срок возврата страховых средств страхователем был нарушен, а так и будет в случае, если выявленная ошибка была допущена в прошлых кварталах 2011 года, то такой страхователь обязан начислить на несвоевременно возвращенную сумму пеню в размере 0,1 % за каждый день просрочки.

Таким образом, при определении периода просрочки платежа, отсчет количества дней просрочки следует производить начиная со дня, следующего за трехдневным сроком возврата и по день фактического перечисления Фонду суммы излишне полученных страховых средств включительно.

В случае выявления ошибок, связанных с неверным начислением сумм страховых взносов в Фонд за период до 01.01.2011 г. и расходов по общеобязательному социальному страхованию в связи с временной потерей трудоспособности, они подлежат исправлению в месяце выявления и отражению в отчете за тот отчетный период, в котором они были выявлены.

Обращаем внимание: если в результате ошибки, допущенной в 2011 году, не были своевременно возвращены излишне начисленные суммы пособий, то даже в случае самоисправления страхователь обязан будет уплатить штраф в размере 10 % несвоевременно возвращенных страховых средств (см. письмо Фонда от 05.04.2011 г. № 01-16-755). Данный штраф будет начислен страхователю органом Фонда по результатам проверки.

Далее рассмотрим порядок исправления вышеуказанных ошибок.

Неправильно отражена база обложения страховыми взносами в период до 01.01.2011 г.

Порядок исправления ошибок, связанных с неправильным отражением базы обложения страховыми взносами зависит от причин их возникновения.

Например, такая ошибка могла возникнуть, если страхователем в период до 01.01.2011 г. был начислен доход застрахованному лицу, но ошибочно не включен в базу обложения страховыми взносами. В данном случае доход, начисленный работнику, был включен в состав расходов на оплату труда, т.е у страхователя возникли обязательства по уплате взносов в Фонд и образовалась недоимка.

Последовательность действий страхователя в случае самостоятельного выявления такой ошибки приведена в таблице.

Рассчитать и доначислить соответствующие страховые взносы. При доначислении страховых взносов на сумму выплаты, которая была начислена, но ошибочно не включена в базу обложения страховыми взносами, взносы начисляются и удерживаются с применением размера ставки, который действовал на момент начисления такой выплаты

Перечислить рабочему органу Фонда сумму доначисленных страховых взносов

Рассчитать и начислить пеню на всю сумму доначисленных страховых взносов за весь период просрочки платежа в соответствии с законодательством, действовавшим на момент возникновения недоплаты

Перечислить рабочему органу Фонда сумму пени

Уведомить Фонд об обнаруженной ошибке в письменной форме

Отразить доначисленные страховые взносы в строке 3, а сумму пени — в строке 4 таблицы I отчета по форме Ф4-ФСС з ТВП

Далее рассмотрим последовательность действия страхователя в случае обнаружения ошибки, обратной рассмотренной выше, а именно когда начисленный доход был ошибочно включен страхователем в базу обложения страховыми взносами. В этом случае страхователем с суммы такого дохода были ошибочно начислены (удержаны) суммы страховых взносов, в результате чего образовалась переплата. При выявлении такой ошибки страхователю необходимо предпринять следующие действия, указанные ниже в таблице.

Рассчитать и отсторнировать излишне начисленные вследствие ошибки страховые взносы

Уведомить Фонд об обнаруженной ошибке в письменной форме

Предоставить в Фонд письменное заявление на возврат излишне начисленных страховых взносов

Отразить начисленные ошибочно суммы страховых взносов в строке 3 таблицы I отчета по форме Ф4-ФСС з ТВП со знаком «-»

Обращаем внимание: если страхователь в период до 01.01.2011 г. ошибочно не начислил доход работнику, и соответственно не включил в базу обложения взносами, то обязательства по уплате страховых взносов у такого страхователя в данном случае не возникли. Дело в том, что в базу обложения взносами в Фонд включались фактические расходы на оплату труда. А если доход не был начислен, то, естественно, он и не был отнесен на расходы, связанные с оплатой труда. В данном случае страхователю следует руководствоваться п.п. 1.6.3 Инструкции по статистике заработной платы, утвержденной приказом Госкомстата Украины от 13.01.2004 г. № 5, в котором указано, что если начисление дохода осуществляется за предыдущий период, в частности в связи с уточнением количества отработанного времени, выявлением ошибок, то они отражаются в фонде оплаты труда того месяца, в котором были осуществлены начисления. Следовательно, доначисленные в 2011 году доходы за период до 01.01.2011 г. должны отражаться страхователем в составе фонда оплаты труда того месяца, в котором было произведено их доначисление, и облагаться единым взносом на общеобязательное социальное страхование (далее — ЕСВ) по общим правилам.

Неправильно применены ставки страхового взноса в период до 01.01.2011 г.

Такие ошибки могли возникнуть в период до 01.01.2011 г., в частности, из-за неправильного применения страхователем ставок для удержания страховых взносов (0,5 % и 1 %). Напомним, что ранее ставка страхового взноса 0,5 % применялась к заработной плате, размер которой был меньше размера прожиточного минимума для трудоспособного лица. А поскольку размер прожиточного минимума изменялся с определенной периодичностью, то существовала вероятность возникновения ошибок, связанных с неправильным применением ставок.

Результатом неправильного применения страхователями ставок может быть как недоимка, так и переплата по взносам.

Если вследствие ошибки возникла недоплата по страховым взносам, страхователь должен предпринять следующие действия, указанные в таблице.

Рассчитать и доначислить соответствующие страховые взносы

Перечислить рабочему органу Фонда сумму доначисленных страховых взносов

Перечислить рабочему органу Фонда сумму пени

Уведомить Фонд об обнаруженной ошибке в письменной форме

Отразить доначисленные страховые взносы в строке 3, а сумму пени в строке 4 таблицы I отчета по форме Ф4-ФСС з ТВП

Последовательность действий страхователя в случае выявления им ошибки, допущенной в прошлых годах, вследствие которой возникла переплата по страховым взносам, приведена ниже в таблице.

Рассчитать и отсторнировать излишне начисленные вследствие ошибки страховые взносы

Уведомить Фонд об обнаруженной ошибке в письменной форме

Предоставить в Фонд письменное заявление на возврат излишне начисленных страховых взносов

Неверно начислены суммы социальных пособий, предоставляемых по общеобязательному социальному страхованию в связи с временной потерей трудоспособности

В отличие от рассмотренных выше, такие ошибки могли возникнуть у страхователей как в период до 01.01.2011 г., так и после указанной даты.

Рассмотрим порядок исправления ошибок, связанных с неправильным начислением сумм пособий в зависимости от причины их возникновения.

Последовательность действий страхователя, если в прошлых годах им были излишне начислены суммы пособий, приведена в таблице ниже.

Рассчитать и доначислить страховые взносы. Причем сумма доначисленных страховых взносов должна быть равна сумме излишне начисленных сумм пособий. Дело в том, что до 01.01.2011 г. выплата пособий страхователем производилась по принципу «взаимозачета» — за счет начисленных страховых взносов. Поэтому если вследствие ошибки размер пособия был завышен на определенную сумму, то на эту же сумму были занижены страховые взносы, подлежащие перечислению в Фонд

Перечислить рабочему органу Фонда сумму доначисленных страховых взносов

Перечислить рабочему органу Фонда сумму пени

Уведомить Фонд об обнаруженной ошибке в письменной форме

В случае если суммы пособий были излишне начислены в прошлых кварталах текущего года (после 01.01.2011 г.), то страхователь при подаче отчетности в Фонд должен отразить такие ошибки путем корректировки соответствующих показателей отчетности. Последовательность действий страхователя в случае самостоятельного выявления такой ошибки приведена в таблице.

Рассчитать и отсторнировать излишне начисленные суммы пособий

Рассчитать и начислить пеню за каждый день просрочки платежа в соответствии со ст. 22 и 30 Закона № 2240, в редакции, действующей с 01.01.2011 г., и Инструкцией № 4

Перечислить рабочему органу Фонда, который осуществлял финансирование, излишне полученные суммы страховых средств и пеню

Уведомить Фонд об обнаруженной ошибке в письменной форме (с указанием фамилии, инициалов застрахованного лица, номера листка нетрудоспособности и вида помощи, по которому выявлена ошибка) (см. письмо от 05.04.2011 г. № 01-16-755)

Произвести корректировку соответствующих показателей отчета по форме Ф4-ФСС з ТВП и отразить сумму пени* в строке 4 таблицы I отчета по форме Ф4-ФСС з ТВП

* Поскольку в отчете по форме Ф4-ФСС з ТВП не предусмотрена строка для отражения суммы пени, начисленной страхователем в случае самоисправления ошибки, допущенной им в 2011 году, ее следует отражать в строке 4 таблицы I отчета по форме Ф4-ФСС з ТВП.

Если в прошлых отчетных периодах суммы пособий были выплачены не в полном объеме (например, в связи с неверным исчислением средней заработной платы, определением количества рабочих (календарных) дней, подлежащих оплате за счет средств Фонда и т. д.), страхователю следует предпринять следующие действия, указанные в таблице.

Рассчитать и доначислить суммы пособий в месяце обнаружения ошибки

Уведомить Фонд об обнаруженной ошибке в письменной форме

Заполнить и подать в Фонд заявление-расчет по форме, приведенной в приложении к Порядку финансирования страхователей для предоставления застрахованным лицам материального обеспечения за счет средств Фонда социального страхования по временной потере трудоспособности, утвержденному постановлением правления Фонда социального страхования по временной потере трудоспособности Украины от 22.12.2010 г. № 26. В заявлении-расчете доначисленная сумма пособия указывается без вычета обязательных платежей*

После получения от Фонда страховых средств произвести выплату пособий и уплату обязательных платежей (если производится выплата сумм пособия по временной нетрудоспособности)

Отразить дополнительно начисленные суммы пособий в строке 20 таблицы I и в строках 1, 2, 3 таблицы II отчета по форме Ф4-ФСС з ТВП

* Обращаем внимание: несмотря на то что доначисление сумм пособий могло производиться в связи с выявленными ошибками в прошлых годах, налогообложение таких доначисленных в текущем месяце сумм пособий будет производиться по правилам, действующим на момент их начисления.

В случае обнаружения страхователем ошибки в отчете по форме Ф4-ФСС з ТВП после его подачи, но до окончания предельного срока подачи, установленного Порядком № 4, страхователь имеет право повторно сформировать и предоставить отчет в орган Фонда по месту учета. Дело в том, что действующим считается последний электронный или бумажный отчет, предоставленный страхователем до окончания срока предоставления отчетности, определенного Порядком № 4 (п. 7.1 Порядка № 4).

Для наглядности порядок исправления ошибок в отчете по форме Ф4-ФСС з ТВП рассмотрим на числовых примерах.

Пример 1. Бухгалтер ЧП «Кузня», зарегистрированного плательщиком страховых взносов в Дзержинском районном отделении ФВПТ г. Харькова, в декабре 2010 года ошибочно не включил в базу для обложения страховыми взносами в Фонд материальную помощь на оздоровление, начисленную работнику Карпенко Г. Г. в размере 500 грн. Зарплата работнику за декабрь 2010 года в размере 2000 грн. была выплачена 6 января 2011 года.

Поскольку материальная помощь на оздоровление в составе других поощрительных и компенсационных выплат входит в фонд оплаты труда на основании п.п. 2.3.3 Инструкции № 5, то ее сумма должна была быть включена в базу для обложения взносами в Фонд. Ошибка была обнаружена в декабре 2011 года. Сумма недоимки и пеня уплачены 19 декабря 2011 года.

По состоянию на 01.01.2011 г. задолженность по уплате взносов, срок уплаты которых не наступил, составляла 790 грн. Данная задолженность была погашена при выплате заработной платы за декабрь 2010 г.

Рассчитаем сумму взносов, подлежащих уплате:

— начисления: 500,00 грн. x 1,4 % = 7 грн.;

— удержания: 500,00 грн. x 1 % = 5 грн.

Общая сумма недоимки по взносам в Фонд составила 12 грн. (7 грн. + 5 грн.).

📎📎📎📎📎📎📎📎📎📎