Истребование личных документов о государственной регистрации актов гражданского состояния

Если вам нужно получить с территории СНГ, стран Балтии, Абхазии и Южной Осетии свидетельство о рождении, заключении брака, расторжении брака, усыновлении (удочерении), установлении отцовства, о перемени имени и смерти, можете обратиться в отдел ЗАГС с заявлением о запросе соответствующего документа.

Для получения информации о документах, хранящихся в государственных архивных фондах, перейдите по ссылке.

Полное наименование:

Результат предоставления

1. Предоставление истребуемого документа.
2. Сообщение об отсутствии истребуемого документа.
3. Отказ в предоставлении государственной услуги.

Срок предоставления

1. В случае истребования документов с территории иностранного государства с учетом обращения в компетентные органы иностранного государства — не более 6 месяцев со дня регистрации всех надлежащим образом оформленных документов.
2. В случае истребования документов из Российской Федерации с учетом обращения в соответствующие архивные органы Российской Федерации — не более 4 месяцев со дня регистрации всех надлежащим образом оформленных документов.
3. В случае неполучения истребуемых документов, утери документов срок продлевается руководителем Департамента Министерства иностранных дел Российской Федерации (МИД России), Департамента Министерства юстиции Российской Федерации (Минюста России) на 3 месяца.
4. Срок выдачи (направления) документов, являющихся результатом предоставления государственной услуги, — 15 рабочих дней со дня поступления в орган записи актов гражданского состояния (ЗАГС) истребованного документа.

Стоимость

Государственная пошлина уплачивается заявителем при подаче заявления в Департамент МИД России, Департамент Минюста России, территориальный орган Минюста России, орган ЗАГС на основании распоряжения о переводе денежных средств в уплату платежей физических лиц в бюджетную систему Российской Федерации (распоряжение о переводе денежных средств). В соответствующих реквизитах распоряжения о переводе денежных средств указывается уникальный идентификатор начисления и идентификатор сведений о физическом лице в соответствии с приказом Министерства финансов Российской Федерации от 12.11.2013 №107н «Об утверждении Правил указания информации в реквизитах распоряжений о переводе денежных средств в уплату платежей в бюджетную систему Российской Федерации».

Сведения о размерах государственной пошлины, реквизитах для уплаты, а также о льготах по уплате государственной пошлины — смотрите здесь.

Заявители

1. Российские граждане, иностранные граждане и лица без гражданства, в отношении которых истребуются документы.
2. Родственники умершего или другие заинтересованные лица в случае, если лицо, в отношении которого была составлена ранее запись акта гражданского состояния, умерло (в случае обращения об истребовании документа о государственной регистрации акта гражданского состояния).
3. Родители (лица, их заменяющие) или представители органа опеки и попечительства в случае, если лицо, в отношении которого была составлена запись акта о рождении, не достигло ко дню выдачи повторного свидетельства совершеннолетия (в случае обращении об истребовании документа о государственной регистрации акта гражданского состояния).
4. Иное лицо в случае представления доверенности, удостоверенной в установленном порядке, от лица, имеющего в соответствии с настоящим пунктом право на получение документов.

Порядок действий

1. Обращается в отдел ЗАГС.
2. Подает (при личном обращении либо посредством почтовой связи) необходимые документы и заявление:
   • в случае истребования документа о регистрации актов гражданского состояния с территории СНГ, стран Балтии, Абхазии и Южной Осетии — по форме;
   • в случае истребования документа о регистрации актов гражданского состояния с территории Российской Федерации — по форме.
3. В случае наличия оснований для отказа в приеме документов или отказа в предоставлении государственной услуги:
   • при личном обращении — получает отказ в приеме документов или отказ в предоставлении государственной услуги в устной форме, а также по требованию получает письменный отказ в приеме документов или письменный отказ в предоставлении государственной услуги;
   • при представлении документов почтовым отправлением — получает письменный отказ в приеме документов или письменный отказ в предоставлении государственной услуги.
4. В случае поступления в отдел ЗАГС истребуемого документа из компетентного органа — получает истребованный документ.
5. В случае отсутствия истребуемого документа — получает ответ об отсутствии запрашиваемого документа с указанием причины отсутствия.

Основания для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги:

• Заявление об истребовании документа не поддается прочтению.
• Отсутствуют данные об истребуемом документе, предусмотренные в заявлении об истребовании документа.
• Отсутствует документ, подтверждающий уплату консульского сбора и сбора в счет возмещения фактических расходов.
• Непредставление необходимых документов.

Основание для отказа в предоставлении государственной услуги — наличие международного договора, участником которого является Российская Федерация, устанавливающего иной порядок истребования документов или отсутствие предусмотренных законодательством Российской Федерации полномочий МИД России, Минюста России, территориальных органов Минюста России, органов ЗАГС на истребование документов.

I. В случае предоставления государственной услуги по истребованию личных документов с территории иностранных государств

Должностное лицо отдела ЗАГС, ответственное за регистрацию документов:

1. Регистрирует поступившие (представленные) документы.
2. Передает зарегистрированный комплект документов должностному лицу, ответственному за исполнение запросов об истребовании личных документов.

Должностное лицо отдела ЗАГС, ответственное за исполнение запросов об истребовании личных документов:

1. Проверяет полученный комплект документов на наличие оснований для отказа в приеме документов и отказа в предоставлении государственной услуги.
2. В случае наличия оснований для отказа в приеме документов или отказа в предоставлении государственной услуги:
   • при личном обращении заявителя — сообщает заявителю во время приема об отказе в приеме документов или об отказе в предоставлении государственной услуги, а также по его требованию готовит письменный отказ в приеме документов или письменный отказ в предоставлении государственной услуги на имя заявителя;
   • при поступлении документов, направленных заявителем почтовым отправлением, — готовит письменный отказ в приеме документов или письменный отказ в предоставлении государственной услуги на имя заявителя.
3. В случае отсутствия оснований для отказа в приеме документов или отказа в предоставлении государственной услуги — готовит письменный запрос об истребовании личного документа из компетентного органа иностранного государства и уведомление о направлении запроса об истребовании документа.
4. Получает из компетентного органа иностранного государства ответ на обращение об истребовании документа.
5. На основании полученных документов готовит ответ заявителю об исполнении запроса:
   • в случае поступления истребуемого документа — прилагает к ответу истребованный документ;
   • в случае отсутствия истребуемого документа — информирует заявителя об отсутствии запрашиваемого документа с указанием причины отсутствия.
6. Передает подготовленный ответ должностному лицу, ответственному за регистрацию документов.

Должностное лицо отдела ЗАГС, ответственное за регистрацию документов:

• Регистрирует ответ об исполнении запроса и направляет его почтовым отправлением на адрес заявителя либо передает заявителю под роспись в получении.

II. В случае предоставления государственной услуги по истребованию личных документов с территории Российской Федерации

Должностное лицо отдела ЗАГС:

1. Регистрирует поступившие документы.
2. Передает зарегистрированный комплект документов должностному лицу, ответственному за исполнение запросов об истребовании личных документов.

Должностное лицо отдела ЗАГС, ответственное за исполнение запросов об истребовании личных документов:

1. Проверяет полученный комплект документов на наличие оснований для отказа в приеме документов и отказа в предоставлении государственной услуги.
2. В случае наличия оснований для отказа в приеме документов или отказа в предоставлении государственной услуги — готовит письменный отказ в приеме документов или письменный отказ в предоставлении государственной услуги на имя заявителя.
3. В случае отсутствия оснований для отказа в приеме документов или отказа в предоставлении государственной услуги — готовит письменный запрос об истребовании личного документа в соответствующий архивный орган Российской Федерации по месту нахождения документа и уведомление о направлении запроса об истребовании документа.
4. Получает из соответствующего архивного органа Российской Федерации ответа на обращение об истребовании документа.
5. На основании полученных документов готовит ответ в компетентный орган иностранного государства с приложением полученного документа, а также заявителю (при наличии полного почтового адреса заявителя он уведомляется о направлении документа):
   • в случае поступления истребуемого документа — прилагает к ответу истребованный документ;
   • в случае отсутствия истребуемого документа — информирует заявителя об отсутствии запрашиваемого документа с указанием причины отсутствия.
6. Передает подготовленный ответ должностному лицу, ответственному за регистрацию документов.

Должностное лицо отдела ЗАГС, ответственное за регистрацию документов:

• Регистрирует ответ об исполнении запроса и направляет его в компетентный орган иностранного государства или в структурное подразделение Министерства иностранных дел России, ответственное за отправку дипломатической почты, для последующей пересылки в компетентный орган иностранного государства или заявителю.

Документы

I. Обязательные документы:

А) Для предоставления государственной услуги заявитель представляет по почте следующие документы

1. Заявление об истребовании документа:
   • в случае истребования документа о регистрации актов гражданского состояния с территории СНГ, стран Балтии, Абхазии и Южной Осетии — по форме;
   • в случае истребования документа о регистрации актов гражданского состояния с территории Российской Федерации — по форме.
2. Документ, подтверждающий уплату консульского сбора и сбора в счет возмещения фактических расходов.
3. Копия паспорта или иного документа, удостоверяющего личность заявителя в соответствии с законодательством Российской Федерации.
4. Копия документа, подтверждающего родство или представительство (в необходимых случаях).
5. Нотариальная доверенность от лица, в отношении которого составлена запись акта гражданского состоянии, подтверждающая полномочия подавать документы на данную государственную услугу (в необходимых случаях).

Б) В случае личной явки на прием заявитель представляет следующие документы

1. Документ, удостоверяющий личность.
2. Заявление об истребовании документа:
   • в случае истребования документа о регистрации актов гражданского состояния с территории СНГ, стран Балтии, Абхазии и Южной Осетии — по форме.
3. Квитанцию об уплате государственной пошлины (представляется по желанию заявителя) или документ, подтверждающий уплату консульского сбора и сбора в счет возмещения фактических расходов.
4. Документ, подтверждающий родство или представительство (в необходимых случаях).
5. Нотариальная доверенность от лица, в отношении которого составлена запись акта гражданского состоянии, подтверждающая полномочия подавать документы на данную государственную услугу (в необходимых случаях).

II. Документы, представляемые по собственной инициативе заявителя:

1. Информация, подтверждающая уплату заявителем государственной пошлины за предоставление государственной услуги, содержащаяся в Государственной информационной системе о государственных и муниципальных платежах (ГИС ГМП).
2. Заявитель вправе при подаче заявления в Департамент МИД России, Департамент Минюста России, территориальный орган Минюста России, орган ЗАГС представить по собственной инициативе документ, подтверждающий уплату государственной пошлины за предоставление государственной услуги, содержащий в соответствующих реквизитах серию и номер паспорта гражданина Российской Федерации, в качестве идентификатора сведений о физическом лице (документ, подтверждающий уплату государственной пошлины).

Основания для непринятия проектной документации к учету:

• заявление об истребовании документа не поддается прочтению;
• отсутствуют данные об истребуемом документе, предусмотренные в заявлении об истребовании документа;
• отсутствует документ, подтверждающий уплату консульского сбора и сбора в счет возмещения фактических расходов;
• непредставление документов, необходимых для предоставления государственной услуги.

1. Отказ в предоставлении государственной услуги.
2. Истребуемый документ или Уведомление об отсутствии истребуемого документа.

Организации, участвующие в предоставлении

Порядок обжалования

Предметом досудебного (внесудебного) обжалования являются решения и действия (бездействие) должностных лиц Департамента МИД России, Департамента Минюста России, территориального органа Минюста России, органа ЗАГС, консульского учреждения, принятые и осуществленные с нарушением стандарта предоставления государственной услуги, а также ненадлежащее исполнение должностными лицами их должностных обязанностей, возникающих в связи с предоставлением государственной услуги.

Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:

• нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги;
• нарушение срока предоставления государственной услуги;
• требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, для предоставления государственной услуги;
• отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, для предоставления государственной услуги, у заявителя;
• отказ в предоставлении государственной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;
• затребование с заявителя при предоставлении государственной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации;
• отказ Департамента МИД России, Департамента Минюста России, территориального органа Минюста России, органа ЗАГС, консульского учреждения, должностного лица Департамента МИД России, Департамента Минюста России, территориального органа Минюста России, органа ЗАГС, консульского учреждения в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

Жалобы на решения, принятые в ходе предоставления государственной услуги должностным лицом Департамента МИД России, консульского учреждения направляются руководителю Департамента МИД России, консульского учреждения, их заместителям.

Жалобы на решения, принятые руководителем Департамента МИД России, консульского учреждения подаются в МИД России.

Жалобы на решения, принятые в ходе предоставления государственной услуги должностным лицом Департамента Минюста России, территориального органа Минюста России, органа ЗАГС направляются руководителю Департамента Минюста России, территориального органа Минюста России, органа ЗАГС, их заместителям.

Жалобы на решения, принятые руководителем Департамента Минюста России, территориального органа Минюста России, органа ЗАГС, подаются в Минюст России.

Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе либо в электронной форме.

Жалоба может быть направлена по почте, с использованием информационно‑телекоммуникационной сети Интернет либо официальных сайтов МИД России, консульских учреждений, Минюста России, территориальных органов Минюста России, органов ЗАГС, Единого портала, а также может быть принята при личном приеме заявителя.

Жалоба должна содержать:

• наименование органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица Департамента МИД России, Департамента Минюста России, территориального органа Минюста России, органа ЗАГС, консульского учреждения, предоставляющего государственную услугу, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;
• фамилию, имя, отчество (последнее — при наличии), сведения о месте жительства заявителя — физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя — юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ;
• сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) Департамента МИД России, Департамента Минюста России, территориального органа Минюста России, органа ЗАГС, консульского учреждения, должностного лица Департамента МИД России, Департамента Минюста России, территориального органа Минюста России, органа ЗАГС, консульского учреждения;
• доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) Департамента МИД России, Департамента Минюста России, территориального органа Минюста России, органа ЗАГС, консульского учреждения, должностного лица Департамента МИД России, Департамента Минюста России, территориального органа Минюста России, органа ЗАГС, консульского учреждения. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

Жалоба, поступившая в Департамент МИД России, Департамент Минюста России, территориальный орган Минюста России, орган ЗАГС, консульское учреждение подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа Департамента МИД России, Департамента Минюста России, территориального органа Минюста России, органа ЗАГС, консульского учреждения в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений — в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

По результатам рассмотрения жалобы Департамент МИД России, Департамент Минюста России, территориальный орган Минюста России, орган ЗАГС, консульское учреждение принимает одно из следующих решений:

• удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных Департаментом МИД России, Департаментом Минюста России, территориальным органом Минюста России, органом ЗАГС, консульским учреждением опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации;
• отказывает в удовлетворении жалобы.

Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в пункте 59 административного регламента, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

Для получения информации о должностных лицах исполнительных органов государственной власти Санкт‑Петербурга, ответственных за регистрацию и рассмотрение жалоб на нарушение порядка предоставления государственной услуги, перейдите по ссылке.