Руководство пользователя инструментальной СУБД «Cronos Plus» – часть 4

Идентифицирующие наборы остальных баз данных определяются аналогичным образом.

2.3. Типичные ошибки проектирования.

Начинающий пользователь, как правило, допускает множество различных ошибок при проектировании банков данных. Перечислить их все очень трудно, да, пожалуй, и не нужно. В данном разделе описаны некоторые из наиболее типичных ошибок:

¨ База данных содержит очень большое количество полей, которые предназначены для хранения информации разного рода. Например, одна база данных содержит поля о лицах, ищущих работу, их образовании и трудовой деятельности. В случае если лицо имеет два образования, потребуется вводить две записи, которые будут отличаться только по значению одного поля «Образование» (или группе полей, посвященных образованию). Это, во-первых, приведет к дублированию информации, а, во-вторых, усложнит поиск и дальнейшую обработку данных. Такую базу данных следует разбить на несколько меньших, каждая из которых будет содержать отдельный раздел информации. Например, на три базы: «Лица, ищущие работу», «Образование» и «Трудовая деятельность».

¨ База данных содержит поля, которые не заполнены для основной массы записей, так как не применимы к большинству из них. Скорее всего, этим полям место в другой базе.

¨ Несколько баз данных содержат одни и те же поля. Например, сведения о получении высшего образования и об окончании курсов иностранных языков хранятся в разных базах данных. Т. е. выделены две отдельные базы «Высшее образование» и «Курсы иностранных языков», причем состав полей в них аналогичен («ВУЗ/Фирма, организовавшая курсы», «Дата начала обучения», «Дата окончания обучения» и пр.). Попробуйте объединить информацию одного рода в одну базу данных. Возможно, для этого потребуется добавить и/или переименовать одно или несколько полей, например, добавить поле «Направление обучения».

Совет. Не многие люди, даже если это опытные пользователи, могут спроектировать банк данных сразу и без ошибок. В ИСУБД «CronosPlus» достаточно легко изменить структуру банка данных. Однако когда базы данных в банке заполнены, данные связаны между собой, созданы выходные формы, вносить изменения в структуру банка данных не рекомендуется[5]. Поэтому, прежде чем начать ввод данных, проанализируйте спроектированный банк данных на наличие ошибок. После того как создан предварительный проект банка данных, попробуйте протестировать его. Сделать это можно в процессе прочтения данного руководства. При этом будет даже лучше, если Вы станете осваивать ИСУБД «CronosPlus» на основе своего примера.

Процесс тестирования будет выглядеть примерно так: создайте новый банк данных, опишите его структуру, введите несколько тестовых записей в каждую базу. Получится некий «макет» банка данных. Вы можете работать с этим «макетом» до тех пор, пока не удостоверитесь в том, что банк спроектирован правильно, и информацию из баз данных можно извлечь в любой момент.

3. Создание/подключение банка данных.

Перед тем, как приступить к работе с уже существующим банком данных или начать описывать и заполнять новый, необходимо подключить его к системе или, соответственно, создать и подключить.

3.1. Описание окна диалога «Список банков». Создание нового банка данных. Подключение банков.

Для создания/подключения банка данных предназначено окно диалога «Список банков» (см. рис. 3.1.). Чтобы это окно появилось на экране, выберите пункт Главного меню «Банк», затем команду «Список банков» или нажмите кнопку на панели инструментов. В дальнейшем для описания работы с Главным меню, мы будем использовать схематичное описание последовательности вызова пунктов меню, их подпунктов и соответствующих команд. В данном случае это следующая схема: Банк Þ Список банков.

Рис. 3.1. Окно диалога «Список банков».

Появившееся на экране окно диалога состоит из двух частей: списка банков и кнопочной панели, которая расположена в правой части окна. В зависимости от прав доступа, которые закреплены за пользователем, некоторые кнопки («Добавить», «Новый», «Исключить») могут быть недоступны[6].

Список банков имеет «шапку», которая позволяет узнать основные параметры перечисленных банков (название и адрес на диске), в том числе соответствующих им словарных банков. Если установить флажок «Словари» в правом нижнем углу, словарные банки тоже будут показаны в списке банков.

Для того чтобы работать с конкретным банком в ИСУБД «CronosPlus», необходимо подключить его к системе. Если Вы собираетесь работать с уже существующим банком, выберите его в предложенном списке банков и нажмите кнопку «Подключить». На экране появится сообщение «Идет подключение банка. Подождите, пожалуйста…», затем окно диалога «Список банков» будет автоматически закрыто. После создания нового банка, он автоматически добавляется в список банков, и, если установлен флажок «Подключить к системе» (см. рис. 3.2.), может быть сразу подключен. Для подключения словаря, Вы можете использовать пункт меню Банк Þ Переход к словарю/банку (подробнее см. ниже – пункт Переход к словарю/банку).

Подключенный на данный момент банк отмечен в списке значком . Имя подключенного банка выводится в правой части строки состояния.

Создание нового банка.

Для создания нового банка данных нажмите кнопку «Новый» в окне диалога «Список банков». После этого на экране появится окно диалога «Создание нового банка» (см. рис. 3.2.).

Рис. 3.2. Окно диалога «Создание нового банка».

В этом окне необходимо задать параметры (свойства) вновь создаваемого банка: его имя, адрес хранения данных и индексов, тип банка и т. д. Рассмотрим все эти свойства более подробно.

Имя банка – последовательность алфавитно-цифовых символов, которая предназначена для идентификации (узнавания среди других банков) данного банка. Для удобства пользователя, желательно чтобы имя банка отражало его назначение. Например, если банк создается для накопления информации о клиентах Вашей фирмы и работе с ними, имя банка «Клиенты» или «Работа с клиентами» будет более удобным в использовании, чем сочетание типа «К1». Чтобы задать имя вновь создаваемого банка, заполните строку «Имя». Заполнение этой строки является обязательным. Два банка в списке могут иметь одинаковое имя, так как они хранятся по разным адресам, однако рекомендуется давать банкам различные имена.

Адрес банка – полный адрес хранения файлов создаваемого банка (например, C:\WIN_BD\TestPlus), который может задаваться в формате UNC[7] (например, \\Server\BD\TestPlus). Для того чтобы указать адрес банка на диске необходимо заполнить строку «Адрес». Можно сделать это вручную или посредством кнопки «Выбор». После нажатия этой кнопки на экране появляется стандартное окно диалога Windows-приложений «Обзор папок», в котором в виде иерархического «дерева» перечислены все диски и папки данного компьютера и сети (если она есть). После выбора папки, в которой будет храниться банк данных, нажмите кнопку «ОК». В строке «Адрес» автоматически появится выбранный Вами адрес. Заполнение этой строки также является обязательным. Следует отметить, что в одной папке может находиться только один банк.

Тип банка – определяет тип создаваемого банка данных. ИСУБД «CronosPlus» имеет средства для работы с банками внешних форматов. Т. е. банками, созданными в других СУБД, таких как MS Access, Excel, Dbf, Paradox, Oracle и т. д. (более подробно см. главу 13). В списке «Тип банка» следует выбрать тип создаваемого банка. По умолчанию для всех создаваемых банков установлен тип Cronos.

Криптовать данные (индексы) – установка этого флажка, позволяет защитить информацию, которая содержится в банке данных, от просмотра с использованием текстовых процессоров и сервисных программ (т. н. «вьюверов»). Т. е. просмотреть эту информацию можно только в ИСУБД «CronosPlus».

Сжимать данные (индексы) – установка этого флажка позволяет сжать данные в банке, т. е. хранить их в более компактном виде. С одной стороны это уменьшает размер банка, но с другой увеличивает время чтения/записи (сохранения) информации в банке. [8]

Имя словарного банка – последовательность алфавитно-числовых символов, отражающее назначение словарного банка. Как уже отмечалось выше, при создании нового банка данных, Вы можете создать или не создавать словарный банк (см. раздел 2.1.). По умолчанию, эта строка автоматически заполняется значением «Словари банка <имя банка>».

Адрес словарного банка – полный адрес хранения файлов словарного банка данных. Задается аналогично адресу банка. По умолчанию, эта строка автоматически заполняется адресом <адрес банка>\Voc. То есть словарный банк предлагается разместить во вложенном, относительно каталога банка, каталоге Voc.

Если Вы хотите создать новый словарный банк, заполните строку «Имя» и строку «Адрес». Если словарный банк уже создан, нажмите кнопку «Выбрать». На экран будет выведено окно диалога «Выберите банк», содержащее список всех (не только словарных) банков системы. Выберите банк и нажмите кнопку «Выполнить». Строки «Имя» и «Адрес» будут автоматически заполнены именем и адресом выбранного Вами банка, соответственно.

Криптовать/сжимать словарный банк – означает то же самое, что и криптовать/сжимать данные в обычном банке.

После того как заданы основные свойства банка данных, необходимо решить подключать банк к системе или только добавить его в список банков. Для этого надо соответственно установить или не устанавливать флажок «Подключить к системе». Если этот флажок установлен, после нажатия кнопки «ОК», на экране появится сообщение «Идет подключение банка. Подождите, пожалуйста…». После чего банк будет подключен к системе. Если папка, в которой будет храниться новый банк, не существует, система запросит подтверждение на создание папки.

Пример. В качестве примера можно привести, создание банка данных, для которого в разделе 2.2. был создан (описан) предварительный проект. Назовем его «Primer». Все свойства этого банка Вы можете увидеть на рис. 3.2. Следует отметить, что для него создавался новый словарный банк «PrimerVoc».

3.2. Работа со списком банков в окне диалога «Список банков» (определение свойств банка, добавление/исключение банка из списка).

Как было отмечено выше, каждый банк данных (в том числе словарный банк) характеризуется рядом свойств. В окне диалога «Список банков», приведены основные свойства банка (название банка, его адрес на диске и др.). Если Вы хотите узнать и/или изменить свойства банка, выделите его в списке банков и нажмите кнопку «Свойства». После этого на экране появится окно диалога «Установка параметров банка» (см. рис. 3.3.).

Рис. 3.3. Окно диалога «Установка параметров банка».

В появившемся окне диалога перечислены все свойства банка. Некоторые из них могут быть изменены, но большинство свойств устанавливаются один раз при создании банка – они были описаны выше (см. Создание нового банка).

Что такое имя и адрес банка Вам уже известно. В окне диалога «Установка параметров банка» Вы можете изменить только название банка. Адрес банка задается только один раз – при его создании[9].

Размер банка – автоматически определяется системой и соответствует объему занимаемой банком памяти на диске (т. е. размер всех файлов банка, включая индексы).

Дата и время модификации – дата и время последнего внесения изменений в банк. Данное свойство определяется системой автоматически.

Если флажок «Словарный банк» установлен, это означает, что к данному банку уже подключен словарный банк. Если Вы хотите подключить к этому банку другой словарный банк, нажмите кнопку «Выбрать». На экран будет выведено окно диалога «Выберите банк», содержащее список всех банков системы. Выберите банк и нажмите кнопку «Выполнить». В строке «Имя словарного банка» появится имя выбранного Вами банка.

Если отключить флажок «Словарный банк», после завершения диалога с сохранением изменений, банк не будет иметь подключенный словарный банк.

Возможно, банк, с которым Вы собираетесь работать, отсутствует в списке банков (например, если он ни разу не использовался в данной установке ИСУБД «CronosPlus» или был ранее исключен из списка банков). В этом случае Вам следует самостоятельно добавить его (и соответствующий словарный банк, если он существует) в список банков. Для этого нажмите кнопку «Добавить». На экране появится новое диалоговое окно «Добавление банка» (см. рис. 3.4.).

Рис. 3.4. Окно диалога «Добавление банка».

В строке «Адрес банка» необходимо указать адрес существующего банка на диске. Это можно сделать вручную или используя кнопку «Выбор». Заполнение этой строки является обязательным.

В строке «Адрес словарного банка данных» необходимо аналогичным образом указать адрес на диске словарного банка. Если Вы не собираетесь работать со словарным банком или его не существует, эту строку можно не заполнять.

После того как строка «Адрес банка» и, возможно, строка «Адрес словарного банка данных» заполнены, нажмите кнопку «Выполнить». Если Вы хотите, чтобы банк автоматически подключился к системе, установите флажок «Подключить к системе». В случае если адрес указан неправильно, система выдаст сообщение о том, что по указанному адресу банк не найден. Закройте это сообщение и попробуйте указать адрес снова. Если же все в порядке, банк появится в списке банков и, если флажок «Подключить к системе» был установлен, автоматически подключится к системе[10].

Операцией обратной добавлению банка в список банков является исключение банка из списка. Эта команда может потребоваться, если банк, который Вы хотите исключить, давно не используется или когда банк уже удален с диска, но все еще есть в списке банков[11]. Для того чтобы исключить банк из списка, выберите банк и нажмите кнопку «Исключить». На экран будет выведено окно диалога «Исключение банка». Если Вы хотите исключить банк вместе со словарем, установите флажок «Вместе со словарем». Для завершения диалога нажмите кнопку «Да», если Вы действительно хотите исключить банк из списка. Или нажмите кнопку «Нет» для отмены операции исключения.

Следует добавить, что исключение банка из списка не означает его удаления с диска. Исключенный банк будет продолжать храниться на диске. Просто для системы он не будет включен в список рабочих банков.

Переход к словарю/банку.

Если к системе подключен банк данных, который имеет словарный банк, Вы можете подключить этот словарный банк к системе, без использования списка банков. Для этого следует выбрать в Главном меню Банк Þ Переход к словарю/банку. После чего вместо банка, подключенного к системе в текущий момент, будет подключен соответствующий словарный банк.

Аналогичным образом, если к системе подключен банк, являющийся словарным для некоторого банка (в данном случае назовем его основным), выбор в Главном меню Банк Þ Переход к словарю/банку автоматически приводит к подключению этого основного банка.

Если банк данных является словарным одновременно для нескольких других банков, после выбора пункта Главного меню Банк Þ Переход к словарю/банку, будет подключен тот банк, который подключался к системе последним (последним из этих нескольких банков).

Для того чтобы удалить все данные из банка, с сохранением его структуры (состава баз данных, полей) и созданных ранее выходных форм, запросов по образцу и пр., выберите в Главном меню Администратор Þ Очистка данных. Система запросит подтверждение очистки всех данных. Если Вы нажмете кнопку «Да», все данные будут удалены из банка. Чтобы отказаться от очистки данных, нажмите кнопку «Нет».

4. Проектирование (описание) структуры банка данных в ИСУБД «Cronos Plus».

4.1. Описание окна диалога «Проектирование банка данных».

После того как Вы создали новый банк данных, необходимо описать его структуру.

Совет. Перед тем как начать описывать структуру банка данных, прочтите главу 2, посвященную предварительному проектированию структуры банков. Даже если Вы неоднократно создавали банки данных, в этой главе Вы можете почерпнуть что-то новое. Например, узнать об определенных особенностях проектирования структуры банка в ИСУБД «CronosPlus».

Как Вы уже знаете, существенных отличий между просто банком данных и словарным банком не существует (более подробно этот вопрос рассмотрен в разделе 2.1.). Если банк данных содержит хотя бы одну словарную базу, он может считаться словарным. Таким образом, различия структуры банка данных и словарного банка проявляются только на уровне описания каждой базы.

В ИСУБД «CronosPlus» для определения структуры банка предназначено окно диалога «Проектирование банка данных» (см. рис. 4.1.). Для того чтобы начать работу в этом окне выберите Проектирование Þ Структура банка данных. Возможно, Вы не создавали новый, а подключили существующий банк данных. Если Вы хотите просмотреть и/или изменить структуру такого банка, воспользуйтесь тем же окном диалога «Проектирование банка данных».

Рис. 4.1. Окно диалога «Проектирование банка данных».

Окно диалога «Проектирование банка данных» состоит из двух закладок: «Список баз» и «Таблицы обмена». В данной главе рассматривается работа только с закладкой «Список баз». О таблицах обмена, их назначении и использовании Вы можете узнать в главе 13.

Закладка «Список баз» состоит из двух частей: списка баз данных и кнопочной панели, которая расположена в правой части окна. Каждой созданной базе данных соответствует одна строка в списке. Список баз данных имеет «шапку», в соответствии с которой, каждая строка в списке содержит следующие свойства базы: название и имя (мнемокод) базы данных, тип идентификации, количество наборов и поле кода (заполнено только для словарных баз). О том, что означают эти и другие свойства, будет рассказано ниже (см. раздел 4.2.).

При проектировании структуры нового (пустого) банка данных, в нижней части кнопочной панели появляется кнопка «Структура» (на рис. 4.1. она выделена пунктирной линией, так как если существует хотя бы одна база в банке данных, кнопка «Структура» не появляется). С помощью этой кнопки Вы можете скопировать в проектируемый банк данных структуру любого другого банка (этот банк должен быть в списке банков). После нажатия кнопки «Структура», на экране появится окно диалога «Выберите банк», содержащее список всех (в том числе и словарных) банков системы. Выберите банк и нажмите кнопку «Выполнить». Окно диалога «Выберите банк» будет закрыто, а структура указанного Вами банка скопирована. Данные, индексы, выходные формы и пр. не копируются.

Для того чтобы удалить базу данных из списка, отметьте ее курсором и нажмите кнопку «Удалить». Однако если база уже заполнена (ее записи уже содержат значения), эта кнопка будет недоступна. Потребуется сначала удалить все данные этой базы.