Рекомендации по созданию форм бюджетов в Excel

Без планирования и контроля оплат не может существовать ни одно предприятие: ежедневно руководителю компании необходимо принимать решение, как распределить денежные средства, расставлять приоритеты по оплатам. Помочь ему в этом может Бюджет движения денежных средств (БДДС) — документ, в котором собраны все поступившие заявки на оплату и информация об имеющихся в компании свободных денежных средствах. В статье приведены формы понедельного планирования БДДС, рассмотрены механизмы прогнозирования поступления выручки от продаж в оптовом и розничном направлениях, даны рекомендации по созданию форм бюджетов, рассылаемых распорядителям статей затрат.

Контроль бюджета

Превышение лимитов в бюджетном периоде возможно только по специальному распоряжению уполномоченного должностного лица (финансового или генерального директора). Когда речь идет о перераспределении расходов между различными бюджетными статьями, эти полномочия закрепляют за финансовыми контролерами.

План движения денежных средств на месяц

В общем виде БДДС состоит из следующих блоков:

План остатков денежных средств на начало месяца.
План поступления денежных средств от основной деятельности (выручка от продаж, бонусы от поставщиков, доходы от субаренды помещений и др.).
План операционных расходов, который состоит из двух частей:

план оплат поставщикам за товар;
план оплат по прочим расходам по операционной деятельности.

План потока по финансовой деятельности: сальдо между кредитами к получению и гашению минус проценты по кредитам к уплате.
План потока по инвестиционной деятельности: разница между доходами от продажи основных средств и платежами по приобретению и ремонту основных средств.

Таблица 1. Бюджет движения денежных средств, руб.

Код

Статья

Контрагент

Задолженность на 1-е число

Начисления/ Продажи/ Поставки

Бюджет

Задолженность на 31-е число

001

Остаток на начало периода

65 000

На расчетном счете

Поступления от продаж

Расходы от операционной деятельности

Оплата поставщикам

450 000

650 000

800 000

300 000

Операционные затраты

55 200

315 500

317 700

53 000

Выплата зарплаты

50 000

125 000

50 000

Затраты на персонал

2200

5000

7200

Затраты на содержание здания

3000

73 000

3000

Налоги в бюджет

112 500

Налог на прибыль

Налог на имущество

Налоги с зарплаты

Итого поток от операционной деятельности

Поток от финансовой деятельности

Оплата процентов по кредитам

Поток от инвестиционной деятельности

Доход от продажи ОС

Чистый поток от деятельности

002

Остаток на конец периода

17 300

В нашем примере чистый поток по месяцу прогнозируется отрицательным (–47,7 тыс. руб.), но за счет начальных остатков в 65 тыс. руб. мы в состоянии выполнить заявленный бюджет на данный месяц. При этом мы наращиваем дебиторскую задолженность от наших покупателей со 185 тыс. руб. до 290 тыс. руб. и уменьшаем кредиторскую задолженность перед поставщиками товара с 450 тыс. руб. до 300 тыс. руб. В целом по месяцу картина оптимистичная.

Однако стоит обратить внимание, что в этом месяце планируется перекредитовка в 500 тыс. руб.: у нас заканчивается срок кредита в Банке № 1, мы рассчитываем получить кредит на такую же сумму в Банке № 2. И если получить кредит в Банке № 2 мы сможем чуть позже, чем истекает срок гашения в Банке № 1, то в течение месяца нам нужно накопить на счетах 500 тыс. руб. (примерно половина нашей месячной выручки). То есть почти полмесяца мы не сможем тратить большие суммы на операционные расходы: все платежи по ним начнутся только после получения кредита в Банке № 2.

Конечно, есть обязательные платежи, которые никак нельзя отложить на вторую половину месяца (оплата аренды, коммунальных платежей, выплата заработной платы согласно графику). Следовательно, нам нужен подневной или понедельный план движения денежных средств, которого в дальнейшем мы должны четко придерживаться, чтобы не испортить себе кредитную историю в Банке № 1.

Составим понедельный план движения денежных средств на следующий месяц, где спланируем поступление выручки и обязательные к оплате расходы, после чего выведем суммы, которые мы можем выделять на прочие платежи.

План поступления выручки по неделям

Настроим отчет «Валовая прибыль» под наши требования:

Заходим в настройки отчета, нажимаем галочку «Расширенная настройка».
На закладке «Общие»:

задаем период продаж, за который ожидаем поступления денежных средств от клиентов (обычно он равен максимальной отсрочке, предоставляемой нашим покупателям);
в блоке «Параметры» нажимаем галочки «Выводить общие итоги» и «Выводить детальные записи»;
в блоке «Показатели» оставляем только «Стоимость продажи, руб.» и «с НДС», на остальных показателях убираем галочки (рис. 2).

На закладке «Группировки» удаляем все группировки, которые предусмотрены отчетом по умолчанию (рис. 3).

На закладке «Отборы» устанавливаем отбор: нас интересуют продажи только оптового подразделения (рис. 4).

На закладке «Дополнительные поля» выводим поля «Покупатель» и «По датам», для всех полей в столбце «Размещение» задаем тип «В отдельных колонках», в столбце «Положение» — «Вместо группировки» (рис. 5).

Нажимаем на кнопку «Сформировать» и получаем отчет, который представлен в табл. 2.

Таблица 2. Отчет «Валовая прибыль» на основе представленных настроек

📎📎📎📎📎📎📎📎📎📎