"Стенгазета" под контролем PR-службы (Ю. Царенко, "Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 10, октябрь 2006 г.)
Не секрет, что еще далеко не все компании обзавелись собственными сайтами. Хотя в последнее время это - уже достаточно обычное дело, да и практически не требует затрат, а вот о преимуществах и дивидендах уже просто устали говорить. Кроме размещения информации, интересной клиентам компании (абсолютно любой сферы деятельности) официальный сайт, это еще и определенная публичность - возможность показать потенциальным соискателям товар лицом, а работникам - в режиме реального времени - все то, что происходит на предприятии, чем оно живет. Это практически своеобразная стенгазета предприятия, взятая под контроль PR-службой и имеющая регулярный характер.
Использование такой электронной стенгазеты как подвида интерактивного общения имеет большое значение в управлении информационными потоками компании и решает целый ряд проблем общего характера. В частности, кадровых. Размещение на официальном сайте структуры компании, основных документов, закрепляющих диапазон и полномочия того или иного подразделения, требований по тем или иным вакансиям, корпоративных норм и стандартов, шаблонов основных бланков, инструкций по их заполнению, правил подачи заявлений, жалоб, предложений, процедур их рассмотрения, даже публикаций фотографий отдельных сотрудников, например, начальника Отдела кадров, которого все должны знать в лицо, дает ощутимый эффект, особенно экономии времени и сил, т.к. объяснять сотрудникам многие вопросы уже просто не надо - достаточно посмотреть на сайт.
Огромное значение такая информация имеет для компаний, находящихся в стадии реорганизации, создания новых структур и ликвидации.
Кроме размещений сайта в сети Интернет, многие компании также пользуются внутренней сетью и т.н. Интрасайтом. О тех, и других сказано достаточно много. Отметим лишь их высокую мобильность и оперативность. И это положительно сказывается не только на формировании корпоративной культуры компании (что особенно важно для удаленных пользователей - филиалов, иных компаний, входящих в ту или иную группу), но и для сплочения, укрепления в сознании сотрудника чувства "команды", а значит, способствует производительности и нематериальной мотивации.
Любой "живой" сайт состоит из отдельных модулей, наполнение и обновление информации на которых должно происходить регулярно.
При этом любому сайту необходимо "дерево", облегчающее поиск и навигацию, поддержка современного программного обеспечения, возможность ведения "форума" - переписки, обмена мнениями в online режиме участников-пользователей между собой, а также доступность - не только из офиса - по локальной сети, но и из любой точки света.
Примерный перечень документов, которые следовало бы разместить на сайте.
Правила внутреннего трудового распорядка
Положение о защите персональных данных работника
Положение об оплате труда и премировании
Положение о коммерческой тайне и режиме ее обеспечения
Положение об электронном документе и документообороте
Положение о конкурсном замещении должностей
Положение об охране труда, обучению охране труда и проверке знаний по охране труда
Положение о порядке и контроле использования сети Интернет
Положение о проведении видеоконференций
Положение о порядке прохождения испытания
Положение о материальной ответственности
Положение об отпусках
Положение о должностной инструкции (с примерными образцами самих инструкций)
Шаблоны заявлений (о приеме на работу - просьбы оформить трудовые отношения; об отпуске; о расторжении трудового договора; о предоставлении материальной помощи)
Шаблоны различных видов трудовых договоров
Шаблоны различных видов договоров, которые заключает компания с клиентами
Шаблоны форм аттестационных листов
Шаблоны различных видов актов
Шаблоны заявок (например, на поиск и подбор персонала)
Инструкции (рекомендации) по оформлению договоров, проведению переговоров, поведению по отношению к третьим лицам
Без всего этого (и еще многого другого) жизнь кадровика превращается в сплошные ответы на одни и те же вопросы. И вместо того, чтобы работать с персоналом, кадровик в действительности становится тупым делопроизводителем-оформителем все возрастающего количества документов, превращаясь в некий филиал справочного бюро, потому что ни на что более уже не хватает времени.
Сейчас уже достаточно распространены системы, позволяющие оперативно размещать необходимую информацию, иметь удаленный, но при этом контролируемый доступ на сайт, а также системы, поддерживающие связь и доступ с сайта к определенным базам данных, например, правовым.
Конечно, кадровое делопроизводство пока невозможно без оформления документов на бумаге. Шаблоны помогают не упустить чего-то важного при оформлении того или иного документа. Более того, они помогают избежать ситуации, когда вместо элементарного написания того же заявления (например, о расторжении трудового договора) работники тупо копируют образец, повторяя все вплоть до фамилии "Иванов", обычно используемой в образцах, упуская при этом много важных и значимых деталей*(1). Положения информируют обо всех процедурных моментах и о тех принципах, которые положены в основу деятельности организации. Существенно упростить решение данной задачи, придав данной функции чисто технический характер - вот смысл размещения вышеперечисленных документов и шаблонов на сайте. Кадровик должен больше времени уделять творческому процессу, думать, анализировать. А компьютеризация и использование различных вспомогательных инструментов - всего лишь необходимая помощь, освобождающая его время.
О чем следует помнить:
1. Плюсы использования CMS-системы:
большинство функций автоматизируется (работа с изображениями, форматирование текста);
простота увеличения функциональности сайта;
существование множества готовых, часто применяемых модулей (поиск, дополнительный язык, подписка на новости);
легче и значительно дешевле сменить дизайн выбранного документа или даже всего сайта.
2. Профессиональная система управления сайтом предлагает следующие возможности:
применение ленты новостей, пресс-центра, каталога наименований, файлового архива, фотогалереи, карты сайта (древовидной структуры), формы обратной связи, системы голосований и опросов, персонализации, почтовой рассылки;
использование любых графических и анимационных элементов, дизайнерских решений любого уровня сложности;
управление информацией на сайте осуществляется одним модератором, либо всей группой с возможностью четкого разделения прав управления;
для полноценного управления сайтами пользователю достаточно уметь работать с компьютером на уровне офисных программ и совершенно необязательно владеть специализированными языками программирования и верстки.
3. Также можно разнообразить содержание сайта за счет таких современных модулей, как:
модуль "сейчас на сайте" (количество посетителей);
интернет-магазин (начального уровня, для компаний, имеющих склад собственной символики и памятных сувениров);
обмен файлами между пользователями;
Сайт помимо информации для клиентов должен содержать:
элементы корпоративного фирменного стиля;
фирменные стандарты работы с клиентами (если существуют особые формулы приветствия, сопровождения клиента, ведения переговоров);
памятки внутрикорпоративных правил;
локальные нормативные акты, доступные всем посетителям - от Правил внутреннего трудового распорядка до образцов шаблонов внутренних документов (включая инструкции по их заполнению).
Сайт может агитировать сотрудников принимать участие в корпоративных тренингах и деловых играх, корпоративных собраниях, совещаниях, конференциях, отчетно-плановых мероприятиях. Также возможно освещение и анализ выездных мероприятий, Дней открытых дверей, турниров между компаниями-партнерами и/или конкурентами.
Думается, что указанное содержание может быть обличено как в шуточную, ироничную форму с элементами карикатуры, преувеличения и гиперболы, так и в нейтральную. В зависимости от поставленной задачи (критика, обличение, восхищение, упреждение, напоминание) модераторы могут выбирать различные стилистические средства: фигуры речи, стихи, аудио- и видеоролики. Однако при этом целесообразно избегать прямого использования сарказма, чрезмерного преувеличения и резкой критики сотрудников компании и в особенности руководства.
Таким образом, если дизайн, содержание сайта напрямую зависит от вкуса модератора, ее интеллектуального и художественного потенциала, то качество документов, размещенных как для открытого широкого доступа, так и ограниченных доступом только работникам компании, зависит, прежде всего, от уровня кадровика, его подготовки, опыта работы и, в частности, опыта по работе с персоналом. Даже по наполненности сайта уже очень многое можно сказать о компании - ее деятельности, перспективах, истории. Порой, гламурные и стильные сайты не несут никакой информации, а простенькие, но легкие для загрузки сайты, заполнены полезной и понятной информацией. Корпоративный сайт изначально придуман и существует для обмена информацией с потенциальными клиентами и оптимизации донесения информации до своих работников. Но никак не для забивания его информационным мусором или красивыми картинками. Для этого существуют другие сайты. Однако хотелось бы также напомнить, что несмотря на свободу слова и демократию в нашей стране, никто не отменял правила хорошего тона, делового, корпоративного этикета и внутренней цензуры.
"Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 10, октябрь 2006 г.
*(1) Автору неоднократно приходилось наблюдать, как в образовательном учреждении высшего профессионального образования соискатели на профессорско-преподавательские должности несколько раз переписывали заявления, допуская именно такие ошибки. А образец заполнения той или иной формы практически копировался без соответствующих замен имен, должностей и пр. деталей. Чего же в таком случае ждать от простых работников?
Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете подать заявку на получение полного доступа к системе бесплатно на 3 дня.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Журнал из 5 тетрадей: "Кадровик. Кадровое делопроизводство", "Кадровик. Кадровый менеджмент", "Кадровик. Официальные документы и нормативные акты для кадровика", "Кадровик. Рекрутинг для кадровика", "Кадровик. Трудовое право для кадровика".
Зарегистрирован Министерством Российской Федерации по делам печати, телерадиовещания и средств массовых коммуникаций. Свидетельство о регистрации ПИ N 77 14211 от 22 декабря 2002 г.