Как оплатить водителю вынужденную задержку в командировке за границей?
Одной из категорий работников, наиболее часто направляемых в командировки за границу, являются водители, осуществляющие перевозки грузов. Оплата их расходов во время таких командировок имеет свои особенности.
Иногда для выполнения служебного поручения или по другим не зависящим от работника причинам водителю необходимо задержаться в стране командирования. О том, как продлить срок командировки и оплатить командировочные расходы в данной ситуации, рассказано далее.
Основные положения о командировках
Основным нормативным документом, регулирующим порядок и условия предоставления гарантий и компенсаций работникам при служебных командировках за границу, является Инструкция о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденная постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115 (в ред. от 10.02.2012; далее — Инструкция № 115).
При направлении работника в командировку нанимателем издается приказ (распоряжение) об этом, в котором указываются место командирования, даты командировки и ее цель. Согласно п. 2 Инструкции № 115 такой приказ (распоряжение) является основанием для расчета и выплаты командированным работникам денежных средств.
Наниматель обязан выдать командированному работнику аванс в иностранной валюте и (или) белорусских рублях до выезда в командировку и возместить следующие расходы:
- по проезду к месту служебной командировки и обратно;
- по найму жилого помещения;
- по проживанию вне места жительства (далее — суточные);
- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя.
Согласно п. 6 Инструкции № 115 за работниками, направленными в командировку, сохраняются место работы (службы) и должность, а также заработная плата (денежное довольствие) в течение всего срока командировки, но не ниже среднего заработка, за все рабочие дни по графику постоянного места работы.
Порядок исчисления среднего заработка определяется в соответствии с Инструкцией о порядке исчисления среднего заработка, сохраняемого в случаях, предусмотренных законодательством, утвержденной постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 10.04.2000 № 47 (в ред. от 02.06.2014).
Рассмотрим на практическом примере вопрос о продлении командировки. В соответствии с приказом нанимателя и заданием на командировку водитель коммерческой организации был направлен по маршруту Орша — Варшава (Польша) — Минск — Орша.
Согласно заданию на командировку первая загрузка производилась в Орше, затем водитель выезжал для доставки груза в Варшаву. В Варшаве он разгружал машину, вновь загружал другой груз и доставлял его в Минск (табл. 1).
Таблица 1. Перемещение водителя по маршруту согласно приказу и заданию на командировку
Загрузка в Орше и выезд в Польшу
Пересечение границы Республики Беларусь и Польши
Разгрузка-загрузка груза в Варшаве
Выезд в Минск, пересечение границы Польши и Республики Беларусь
Прибытие в Минск и разгрузка. Выезд в Оршу
Прибытие в Оршу
9 декабря 2015 г. из Польши водитель по факсу прислал письмо, в котором сообщалось о поломке погрузочного оборудования на складе в Варшаве и о невозможности загрузки в ближайшие несколько дней до устранения поломки.
Согласно отметкам в паспорте и иным документам, приложенным к авансовому отчету, составленному по возвращении из командировки, перемещение водителя по маршруту, указанному в задании на командировку, фактически было таким, как это показано в табл. 2.
Таблица 2. Фактическое перемещение водителя по маршруту
Загрузка в Орше и выезд в Польшу
Пересечение границы Республики Беларусь и Польши
Разгрузка груза в Варшаве
Ожидание загрузки в связи с поломкой погрузочного оборудования в организации, которая должна была произвести загрузку
Загрузка и выезд в Минск
Пересечение границы Польши и Республики Беларусь
Прибытие в Минск и разгрузка. Выезд в Оршу
Прибытие в Оршу
Водителем не были представлены в бухгалтерию документы, подтверждающие расходы по найму жилого помещения.
В данном случае продление служебной командировки необходимо оформить дополнительным распорядительным документом (приказом, распоряжением), в котором отражена его причина, указан новый срок командирования, а также оговорена компенсация дополнительных затрат, связанных с продлением служебной командировки. Данный документ необходим для возмещения работнику командировочных расходов за дни простоя в Польше, не покрытых ранее выданным авансом. В рассматриваемой ситуации его целесообразно оформить по возвращении работника из командировки, т. к. на момент получения письма из Польши наниматель не может точно знать, на какое количество дней нужно продлить командировку и в какие сроки польская сторона произведет ремонт погрузочного оборудования. Главным является то, что наниматель уведомлен о вынужденном простое водителя.
Расходы по найму жилого помещения
Водителям, осуществляющим международные автомобильные перевозки грузов и пассажиров, и лицам, командированным вместе с ними, при командировании за границу оплата расходов по найму жилого помещения (включая время нахождения в пути) при отсутствии подтверждающих документов осуществляется в размере 5 % от нормы расходов по найму жилого помещения[1]. Водителям коммерческих организаций оплата расходов по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов может осуществляться в размере, не превышающем 20 % от нормы расходов по найму жилого помещения. Конкретный размер оплаты расходов по найму жилого помещения устанавливается нанимателем.
По разъяснениям налоговых органов, расходы по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов оплачиваются командированному работнику по нормам той страны, в которую он направлен в служебную командировку и по нормам которой ему выплачиваются суточные.
В соответствии с подп. 4.2 Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35 (в ред. от 01.07.2014), без представления подлинных документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, командированному работнику с даты прибытия к месту служебной командировки и по дату выбытия из него возмещаются расходы в размере, установленном законодательством, кроме случаев, когда командированному работнику предоставляется жилое помещение за счет принимающей стороны либо когда эти расходы оплачиваются направляющей стороной путем безналичного перечисления.
Нормы оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу и в пределах Республики Беларусь определены приложением 1 к постановлению Министерства финансов Республики Беларусь от 30.01.2001 № 7 «Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу» (в ред. от 10.06.2014) и постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 08.08.2013 № 53 «Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках» соответственно. Указанные нормы, установленные для Польши и Республики Беларусь, составляют: