На каком ЗУПе перейти в 2016 год?

Новая редакция 3.0 конфигурации “Зарплата и управление персоналом” была выпущена фирмой 1С в 2013 году. "Старая" редакция 2.5 существует с августа 2007 года и уже успела полюбиться многим бухгалтерам. На ней переживались нововведения ПФР с распределением уплаты, на ней многие начинали вести учет остатков отпусков и рассчитывать резервы на отпуск, на ней же начали вести учет перечисленного НДФЛ.

Целью разработки новой редакции была, в первую очередь, переработка существующей структуры конфигурации, в которой разработчики не могли реализовать ряд возможностей, необходимых пользователям. ЗУП 3.0 относится к ряду конфигураций "нового поколения", в которых реализована поддержка всех новейших возможностей платформы "1С:Предприятие 8".

Чем ЗУП редакции 3.0 отличается от ЗУП редакции 2.5?

Если сказать кратко, то отличия заключаются в изменении интерфейса, упрощении настроек и, главное, в развитии гибкости и функциональности.

• Больше нет основных и дополнительных начислений, все используемые начисления хранятся теперь в одном списке.• Расчет страховых взносов теперь производится одновременно с расчетом зарплаты в одном документе.• Стандартные налоговые вычеты по НДФЛ теперь назначаются, изменяются и прекращаются специализированными документами.• Бухгалтерские проводки формируются в бухгалтерии, больше нет необходимости дублировать аналитические справочники (статьи затрат и т.п.) в ЗУП 3.0.• Набор прав пользователя определяется "профилем".

Изменения "ну наконец-то!"

• Новый интерфейс, который может адаптироваться к особенностям предприятия (все лишнее можно убрать).• Устранено дублирование "кадровых" и "расчетных" документов: теперь кадровик ввел – расчетчик дообработал.• Штатное расписание теперь можно утверждать документом.• Из карточки Сотрудника теперь видно все: и кадровые данные, и начисления, и т.п.• Вид занятости сотрудника (основное место работы, совместительство) можно сменить без увольнения-приема.• Учет и оплата переработок.• Реализованы печатные формы приказов на сверхурочную работу и работу в праздничные и выходные дни.• Начисления не только сотрудникам, но и физическим лицам, не являющимся сотрудниками.• Оформление перечисления НДФЛ одновременно с выплатой без распределения.• Расчет резервов от среднего заработка.

И совсем-совсем новое

• Макеты печатных форм можно настраивать самим.• План-фактный анализ ФОТ.• Новый механизм ввода данных для расчета зарплаты (документ-конструктор "Шаблон ввода исходных данных").• …и многое другое.

"Оперативный" НДФЛ 2016

Уже сейчас необходимо готовиться к тому, что в новом году ежеквартально необходимо будет готовить данные как о датах, так и о суммах фактически полученных доходов и удержанного налога. Тем, кто сейчас ведет учет в ЗУП 2.5 нужно будет как минимум отказаться от использования флажка "При начислении НДФЛ принимать исчисленный налог к учету как удержанный".В 1С учет удержанного НДФЛ по новым правилам в какой-то части будет поддержан и в ЗУП 2.5, при этом в ЗУП 3.0 удержание НДФЛ в разрезе видов доходов уже сейчас фиксируется в ведомостях, и в большинстве случаев не требует ввода документа "Перечисление НДФЛ".Поэтому удобство "оперативного" учета НДФЛ – это еще одно преимущество ЗУП 3.0.

Резервы по среднему по ПБУ 8/2010

Методика учета резервов (оценочных обязательств) согласно ПБУ 8/2010 разрабатывается в каждой организации, но вести учет обязательств в бухгалтерском учете необходимо. В ЗУП 3.0 реализовали востребованную методику расчета суммы обязательств исходя из среднего заработка сотрудников и остатка дней отпуска.

Как переходить на ЗУП 3.0?

Через перенос данных, который возможен из:• ЗУП 2.5 (редакции не ниже 2.5.94.1);• ЗиК 7.7 (редакции 2.3);• БП 3.0 (упрощенный перенос);• из файлов отчетности ПФР и ИФНС.Механизмы переноса данных из указанных источников включены в состав типовой функциональности ЗУП 3.0. Но перенос данных возможен и из иных учетных программ В этом случае силами программистов производится разработка специфических правил переноса под конкретную структуру ваших данных. Если перенос данных по каким-то причинам невозможен, то вы всегда можете начать "с нуля".

Как переносить данные?

Средства переноса данных предоставляются разработчиками 1С в двух вариантах:1) частичный перенос;2) полный перенос.С подходящим именно вам вариантом нужно определиться заранее, а для оценки его успешности удобно делать тестовый перенос данных.Кроме непосредственно работ по переносу данных предстоит выполнить сверку перенесенных данных, ввести некоторые ранее не существовавшие данные, выполнить установку параметров учета и ввести список пользователей, назначив им профили доступа (вместо ранее назначаемых списков ролей), проверить и оптимизировать формулы расчета начислений и удержаний с использованием новых возможностей.

Как выбрать вариант переноса?

По умолчанию перенос выполняется по частичной программе. Зная особенности каждого из режимов и зная свою базу данных, определиться будет несложно:

Частичный перенос данных

Переносится вся кадровая информация по работающим, а также все данные, необходимые для расчета среднего заработка, сдачи отчетности по НДФЛ и взносам в текущем году, но расчет зарплаты вы начнете "с чистого листа" без накопившихся в прошлой системе ошибок. Преимущества: • Так называемая «свертка» базы данных, которая невозможна для базы 1С:ЗУП в течение её эксплуатации;• Незначительное время на сверку перенесенных данных. Недостатки: Нужно назначить плановые начисления сотрудникам.

Полный перенос данных

Переносится вся кадровая информация по работающим и расчетная информация за выбранный период. Преимущества: • Удовлетворенное желание "перенести все". Недостатки: • Дополнительное время на сверку перенесенных данных;• При таком способе переноса есть риск перенести устаревшие данные и накопившиеся ошибки учета;• Большая ресурсоемкость для больших баз данных.

Что, как и куда переносится?

Справочники в справочники

Нормативно-справочная информация, способ хранения которой не изменился в новой редакции, переносится «один в один». Информация, способ хранения которой изменился, переносится с преобразованием данных. Например, сведения о КПП и ОКАТО организации преобразуются в запись о регистрации организации в налоговом органе.

Документы кадрового учета в новые документы кадрового учета

В редакции 3.0 перечень документов шире, изменены вид и структура документов, поэтому часть учетных данных при переносе преобразуется в документы новых видов. Не удивляйтесь, что количество и состав документов, образовавшихся в результате переноса, будет отличаться от их количества и состава в редакции 2.5. Например, документ "Прием на работу", оформленный на список сотрудников, переносится в несколько документов, на одного сотрудника каждый.

Данные в специальный документ "Перенос данных"

Большая часть учетных данных при переносе преобразуется в специализированный документ "Перенос данных". Этот документ позволяет хранить и просматривать данные в том виде, в котором они хранятся в регистрах программы. Эти данные полноценно учитываются при построении отчетов, проведении расчетов по среднему и т.п.

Как подготовиться к переходу с начала 2016 года?

• "Пощупать живьем", а не на словах ЗУП 3.0, установив демо-базу.• Обучить сотрудников, чтобы адаптация в январе была максимально простой.• Провести обследование учета для целей перевода, наметить план перехода.• Возможно есть необходимость сделать тестовый перенос данных.

Какие есть возможности обучения?

• Официальные курсы от 1С с выдачей сертификата и методических материалов:• Короткий курс по отличиям ЗУП 2.5 и ЗУП 3.0;• Полный практический курс по ЗУП 3.0.• Курсы по индивидуальной программе, разработанные специально для вашей организации.• Экспресс-обучение на рабочем месте.

Переходить или не переходить с января 2016?

Официальная информация от 1С о поддержке ЗУП 2.5 говорит о том, что в первом квартале 2017 года из ЗУП 2.5 можно будет отчитаться за 2016 год, а для последующих отчетных периодов будет разрабатываться только новая редакция. Мы рекомендуем вам самостоятельно выбрать удобное для перехода на новую редакцию время.Оцените ваши потребности, желание и интерес, текущую занятость и возможности уделить время переходу. Возможно ли сейчас совместить с переходом оптимизацию какой-то части учета? Возможно, он поспособствует наведению порядка в учете или пересмотру каких-либо процессов обработки документов в вашей организации или же в 2016 году легче будет сдавать отчетность из нового ЗУП 3.0?Основываясь на своем опыте, можем сказать, что на сегодняшний день за два года эксплуатации 1С:Зарплата и Управление персоналом, ред. 3.0 перевод своего учета на неё осуществили многие организации, и все они оценивают переход положительно.