Учебно-методическое пособие "Документирование хозяйственных операций" учебно-методическое пособие на тему

Учебно-методическое пособие составлено в соответствии с программой ПМ. 01 "Документирование хозяйственных операций и ведение бухгалтерского учета имущества организации" и соответвует Федеральному Государственному образовательному стандарту среднего профессионального образования. Материал пособия базируется на действующих в настоящее время нормативных документах системы регулирования бухгалтерского учета и налогообложения организаций. Учебно-методическому пособию присвоен ГРИФ.

Скачать:

ВложениеРазмер rabota_na_grif.docx 82.61 КБ

Предварительный просмотр:

Комитет по науке и высшей школе

Санкт-Петербургское бюджетное государственное образовательное

учреждение среднего профессионального образования

Колледж строительной индустрии и городского хозяйства

«Документирование хозяйственных операций»

Глава 1. Значение бухгалтерских документов, их классификация и структура…………………………………………………………………………….3 стр.

1.1. Сущность и значение бухгалтерских документов…..……………………….. 3 стр.

1.2. Классификация документов ……………………………………………………4 стр.

1.3. Формы и реквизиты бухгалтерских документов ..……………………………7 стр.

Глава 2. Документооборот в бухгалтерском учете……………………………11 стр.

2.1. Понятие о документообороте в бухгалтерском учете………………………11 стр.

2.2. Приемка, проверка и бухгалтерская обработка документов ……………….13 стр.

2.3.Требования, предъявляемые к документам, и правила их составления ……15 стр.

Глава 3. Хранение, восстановление и уничтожение документов…………. 18 стр.

3.1. Порядок и сроки хранения бухгалтерских документов. Передача дел

3.2. Ответственность за утрату документов………………………………………20 стр.

3.3. Восстановление документов…………………………………………………..22 стр.

3.4. Уничтожение и утилизация документов ……………………………………..25 стр.

3.5. Номенклатура дел организации……………………………………………….30 стр.

Тестовое задание для контроля знаний студентов……………………………38 стр.

ГЛАВА 1. ЗНАЧЕНИЕ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ, ИХ КЛАССИФИКАЦИЯ И СТРУКТУРА

1.1. Сущность и значение бухгалтерских документов

Бухгалтерский учет осуществляет непрерывное и сплошное наблюдение за хозяйственной деятельностью предприятия с помощью документов.

Бухгалтерский документ – это письменное свидетельство, удостоверяющее право на совершение хозяйственной операции и подтверждающее факт ее выполнения.

Документация является одним из элементов метода бухгалтерского учета. Она составляет основу бухгалтерского учета.

Значение бухгалтерских документов состоит в том, что хозяйственная операция считается совершенной только тогда, когда она оформлена документами.

Документы представляют собой бумажные бланки, которые печатаются типографическим способом и содержат строки и графы в виде колонок, куда заносятся сведения о хозяйственных операциях. Документы могут также составляться на компьютерах. Они служат важнейшим источником информации, которая используется в управлении. На основании документов ведется постоянное наблюдение за движением товарно-материальных ценностей и денежных средств, состоянием расчетов с дебиторами и кредиторами.

Бухгалтерские документы имеют большое значение для контроля за сохранностью собственности. С помощью документов контролируются действия материально ответственных лиц и вскрываются случаи злоупотребления. Сопоставление фактических данных, выявленных при инвентаризации, и данных документов позволяет выявить недостачу или излишек товарно-материальных ценностей.

С помощью документов производится анализ хозяйственной деятельности и выявляются внутренние резервы предприятия.

Документы имеют доказательную силу при рассмотрении спорных дел в арбитраже или в суде. Они используются в судебно-бухгалтерской экспертизе, которая проводится по решению судебно-следственных органов.

Документы имеют юридическую силу только в том случае, если они составлены своевременно и оформлены в соответствии с предъявленными к ним требованиями.

Система документальной регистрации первичных данных о состоянии и движении имущества всех форм собственности должна отвечать следующим требованиям:

своевременное, точное и обоснованное отражение всех учитываемых объектов в документах;
простота регистрации и обработки первичной информации, приспособленность носителей первичной информации к способам ее последующей обработки;
рациональная организация и минимальные затраты на ведение первичного учета.

Различают типовые и специализированные документы.

Типовые документы используются в организациях различных отраслей экономики: промышленности, сельском хозяйстве, строительстве и предназначены для регистрации однородных распространенных операций. Специализированные формы документов служат для регистрации операций узкоотраслевого характера.

Создание и разработка документов – это трудоемкий процесс, на который затрачивается более половины рабочего времени. Поток документов, обрабатываемый бухгалтерами, настолько велик, что даже большой штат работников зачастую не в состоянии справиться с ним. Поэтому сокращение трудоемкости учетных работ путем автоматизации учета является одной из важнейших задач, стоящих перед руководителями организаций.

1.2 Классификация документов

Для отражения хозяйственных операций используется большое количество разнообразных документов. Для правильного применения документов их принято группировать, т. е. составлять сводные учетные документы, которые классифицируются по следующим однородным признакам:

1 . По назначению :

организационно-распорядительные документы содержат приказ (распоряжение) на совершение хозяйственной операции. Однако они не подтверждают факт ее совершения, а поэтому не являются основанием для учетных записей. К ним относятся приказы, распоряжения, указания, доверенности и т. д.
исполнительные (оправдательные) документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции и служат основанием в бухгалтерском учете для отражения хозяйственных операций. К ним относятся накладные, счета-фактуры, акты об установленном расхождении, приемные акты и т. д.
комбинированные документы одновременно выполняют функции распорядительных и исполнительных документов. К ним относятся приходные и расходные кассовые ордера, платежные ведомости и т. д.
документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерии в случаях, когда для записи хозяйственной операции других документов нет, или с целью подготовки распорядительных и исполнительных документов для отражения в бухгалтерском учете. К ним относятся справки, расчеты, разработочные ведомости, мемориальные ордера, группировочные ведомости т. д.

2. По месту составления :

внутренние документы составляются на данном предприятии для отражения внутренних операций. К ним относятся кассовые документы, накладные, акты, отчеты материально ответственных лиц и т. д.
внешние – это документы, составленные на других предприятиях и поступившие на данное предприятие. К ним относятся счета-фактуры, платежные поручения, платежные требования, выписки банков и т. д.

3. По порядку составления :

первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения (приходный кассовый ордер, платежное требование и др.);

сводные документы оформляются на основе ранее составленных первичных документов. Их применение облегчает контроль однородных операций. Они могут быть исполнительными, бухгалтерского оформления и комбинированными. К ним относятся кассовые отчеты, авансовые отчеты, материальные, производственные отчеты и т. д.

4. По способу охвата операций:

разовые документы применяются лишь однажды для отражения отдельной операции или нескольких одновременно совершаемых операций. После оформления разовый документ поступает в бухгалтерию и служит основанием для отражения в бухгалтерском учете. Это могут быть приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости и т. д.
накопительные документы составляются в течение определенного периода (неделя, декада, месяц) для отражения однородных повторяющихся операций, которые записываются в них по мере совершения. В конце периода подсчитываются итоги по показателям, используемым для учетных записей. Накопительные документы отличаются от сводных тем, что сводный документ составляется на основании первичных документов, является их сводкой, а накопительный представляет собой первичный документ, составленный постепенно, путем накапливания операций. К ним относятся лимитно-заборные карты, двухнедельные или месячные наряды и т. д.

5. По способу составления:

заполняемые вручную;
автоматизировано.

6. По содержанию хозяйственной операции:

материальные документы – используются для отражения движения товарно-материальных ценностей;
расчетные документы служат для оформления расчетных взаимоотношений с партнерами;
денежные документы используют для оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами.

7. По числу учитываемых позиций:

однострочные;
многострочные .

8. По типу носителя:

бумажный;
машинный .

1.3. Формы и реквизиты бухгалтерских документов

Характер операций, совершающихся на предприятии, может быть различен, поэтому для их оформления применяются разные формы документов.

Каждый документ должен полностью отвечать своему назначению и содержать определенные показатели.

Показатели, характеризующие хозяйственную операцию, отраженную в документе, называют реквизитами . Реквизиты бывают обязательные и дополнительные.

Обязательные реквизиты представляют собой обязательные сведения, без которых бухгалтерские документы не могут являться основанием для подтверждения хозяйственной операции.

К обязательным реквизитам относятся :

наименование документа (формы), код документа;
наименование организации;
содержание хозяйственной операции;
измерители хозяйственной операции;
дата составления операции;
наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, подписи и их расшифровки.

Дополнительные реквизиты расширяют первичную информацию о произведенных хозяйственных операциях и имеют большое значение в оперативном учете.

К дополнительным реквизитам могут относиться : адрес, телефон, факс и др.

Форма документа – это порядок расположения реквизитов и их совокупность.

В зависимости от места расположения реквизитов в документах форма документов подразделяется на зональную, табельную, анкетную и комбинированную.

При зональной форме документ разграфлен на отдельные зоны. Каждый реквизит располагается в своей зоне, которая для данного документа является постоянной, что облегчает работу с ним для исполнителей.

Табельная форма документа является продолжением зональной формы. Реквизиты располагаются по вертикали и по горизонтали, каждой группе реквизитов отводится несколько строк, которые образуют самостоятельную таблицу.

При анкетной форме реквизиты документа располагаются с левой стороны сверху вниз.

Комбинированная форма сочетает все вышеперечисленные формы документов.

Чем сложнее и разнообразнее хозяйственная деятельность предприятия, тем больше применяется в ней разнообразных форм документов. Но в связи с переходом России на Международные стандарты учета разрабатываются унифицированные формы документов.

Основными принципами рациональной разработки форм документов являются их унификация и стандартизация .

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации.

Унифицированные документы – это типовые документы, утвержденные в установленном порядке и предназначенные для оформления однородных операций в организациях с различной формой собственности и различными отраслевыми особенностями.

Унификация форм первичной учетной документации имеет большое значение для совершенствования учета, так как устанавливает и закрепляет единые требования к документированию хозяйственной деятельности организаций, систематизирует учет, исключает из оборота устаревшие и произвольные формы, способствует рациональной организации учета. Введение унифицированных форм первичной учетной документации в организациях на территории РФ как элемент учетной политики производится с начала финансового года и должно быть оформлено соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Каждой из форм присвоено кодовое обозначение по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), которое проставляется отдельным реквизитом в верхнем правом углу формы.

В унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций) организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. Исключение отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Вносимые изменения также должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Применение типовых унифицированных форм документов упрощает, облегчает и ускоряет работу счетного аппарата.

Стандартизация документов – установление одинаковых, стандартных размеров для типовых документов, что позволяет сократить расход бумаги на изготовление документов, упрощает их обработку и хранение.

В настоящее время Государственным комитетом РФ по статистике по согласованию с Министерством финансов РФ утверждены единые формы документов по различным разделам:

учет основных средств и нематериальных активов;
учет материалов;
учет кассовых и банковских операций;
учет рабочего времени и начисления заработной платы;
учет торговых операций;
учет инвентаризации;
учет работы автомобильного транспорта и т. д.

Первичные учетные документы опубликованы в Альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации, которые издает Госкомстат. Для тех хозяйственных операций, для которых не предусмотрены типовые формы документов, организации могут самостоятельно разрабатывать и утверждать соответствующие формы первичных документов.

ГЛАВА 2. ДОКУМЕНТООБОРОТ В БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ

2.1. Понятие о документообороте в бухгалтерском учете

Документооборот – это движение документов в организации от создания или получения от других организаций до принятия к учету, обработки и передачи в архив.

Поступление документов со стороны и выписка их на предприятии.
Исполнение и доработка документов на предприятии до поступления их в бухгалтерию.
Поступление первичных и сводных документов в бухгалтерию.
Обработка документов в бухгалтерии.
Обеспечение текущего хранение документов.
Передача документов в текущий архив организации, а затем в государственные архивы.

Для рациональной организации документооборота на предприятии приказом директора утверждается график документооборота. Он может быть оформлен в виде схемы, таблицы или приказа с перечнем работ по составлению, проверке и обработке документов в каждом подразделении предприятия, а также со всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

На начальном этапе по составлению графика документооборота устанавливается:

перечень первичных документов, применяемых в организации;
кто из работников имеет право подписывать данные документы и несет ответственность за правильность их оформления и своевременность представления в бухгалтерию;
порядок движения каждого документа между отделами организации и крайний срок представления документов в бухгалтерию;
график движения внутри бухгалтерии, позволяющий своевременно организовывать начисление налогов и составление бухгалтерской отчетности.

Документооборот, организованный по графику:

позволяет ускорить прохождение каждым первичным документом всего пути – от оформления и проверки до обработки;
способствует равномерному распределению учетной работы в течение всего рабочего времени;
способствует усилению контрольных функций бухгалтерского учета;
повышает эффективность всей учетной работы организации.

Неправильно организованный документооборот может привести к таким последствиям как:

несвоевременная доставка документов (отчетной информации);
нарушение маршрута движения документов и их утеря;
нарушение сроков выполнения распоряжений руководства;
передача искаженной (неточной) информации отделам;
отсутствие документов для отчетов по инвентарю предприятия и пр.

Отсутствие графика документооборота не влечет за собой административной или финансовой ответственности, но значительно усложняет работу не только сотрудников бухгалтерии, но и всего менеджмента организации в целом.

Рис.1. Схема документооборота

Работники предприятия заполняют документы, относящиеся к сфере их деятельности, и представляют документы в бухгалтерию по утвержденному графику документооборота. Для этого каждому работнику передают выписку из графика, в которой перечисляются первичные документы, которые должен составлять работник, и сроки представления их в бухгалтерию.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное создание документов, их своевременную передачу для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, которые создали и подписали документы.

Соблюдение графика документооборота контролирует главный бухгалтер. Требования главного бухгалтера в части порядка оформления операций и представления в бухгалтерию необходимых документов и сведений являются обязательными для всех подразделений и служб предприятия.

2.2. Приемка, проверка и бухгалтерская обработка документов

Существуют следующие стадии обработки документов в бухгалтерии:

Проверка документов.
Оценка в денежной форме каждой операции, отраженной в документе (таксировка и калькулирование).
Запись на документах бухгалтерских проводок.
Включение документов в учетные регистры.

От качества оформления первичных документов зависит правильность бухгалтерского учета. Поэтому все первичные документы, поступающие в бухгалтерию, должны проверяться с трех сторон: по форме, по существу, арифметически.

Проверка документов с формальной стороны заключается в том, что бухгалтер должен убедиться в правильности использования бланка документа установленной формы. При этом проверяется правильность заполнения реквизитов, наличие подписей, четкость цифр.

Проверка по существу – это проверка необходимости, законности и целесообразности хозяйственной операции, указанной в документе.

Согласно действующему порядку ведения бухгалтерского учета первичные документы по хозяйственным операциям, противоречащим законодательству и установленному порядку приема, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных ценностей, к исполнению не должны приниматься. В случае поступления таких документов в бухгалтерию главный бухгалтер должен поставить в известность руководителя организации о незаконности конкретной хозяйственной операции. В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером при осуществлении отдельных хозяйственных операций первичные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, на которого в связи с этим возлагается вся полнота ответственности за последствия таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.

Проверка документов по существу является продолжением предварительного контроля, который предшествует совершению операции. Предварительный контроль осуществляет бухгалтерия, так как большинство документов составляют материально ответственные лица, а не работники бухгалтерии.

Арифметическая проверка – это проверка правильности таксировки и общего подсчета итогов. Таксировка – это умножение количества товарно-материальных ценностей на их цену. После этого подсчитываются общие суммы полученных или отпущенных ценностей по документу.

В некоторых случаях может проводиться проверка встречных сумм . Такая проверка производится по документам, которыми оформляется внутреннее перемещение товарно-материальных ценностей. При этом проверяются документы по материально ответственным лицам, отпустившим ценности, а также по материально ответственным лицам, получившим ценности. Встречная проверка может проводиться при сверке взаимных расчетов с разными организациями, а также по банковским операциям.

Первичные документы обобщаются в отчетах. После проверки документов производится их бухгалтерская обработка. Она заключается в проставлении корреспонденции счетов по каждому документу. Проводки записываются на специально отведенном или на свободном месте бланка. Обработанные документы и отчеты записываются в регистры бухгалтерского учета. На основании записей в регистрах после их проверки составляется баланс.

2.3. Требования, предъявляемые к документам, и правила их составления

Основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета служат первичные учетные документы, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции. Поэтому к оформлению документов предъявляются особые требования.

Первичные документы должны быть составлены по установленной форме с указанием всех обязательных реквизитов. Документы должны составляться своевременно, как правило, в момент совершения операции, а если это невозможно, то сразу после окончания операции. Не допускается оформлять операции, противоречащие законодательству и установленному порядку обращения с денежными средствами и другими ценностями.

При заполнении документов нужно соблюдать следующие правила:

все записи в документах производятся чернилами, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, компьютера, а также других средств, которые обеспечивают сохранность этих записей в течение срока, установленного для хранения документов в архиве. Записи в документах простым карандашом делать не разрешается;
записи должны вестись четко, разборчиво, аккуратно, подчистки и помарки не допускаются;
число и год в документах пишутся цифрами, а месяц – прописью;
все реквизиты документа должны быть заполнены, а свободные графы и строки прочеркнуты;
итоговые денежные суммы записываются следующим образом: рубли пишутся прописью и с большой буквы, а копейки – цифрами;
в документах подчистки и помарки не допускаются. «Корректоры» использовать нельзя. Исправление ошибок производится путем зачеркивания цифр или текста одной чертой – так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, а затем сверху делают правильную запись. Об исправлении делается оговорка: «Исправленному верить», ставится дата и подпись лица, составившего документ.
в приходных и расходных кассовых ордерах, банковских документах (чеках, платежных поручениях, объявлениях на взнос наличными и т.д.) ошибки не допускаются. Если в таких документах допущена ошибка, то их нужно уничтожить или аннулировать и составить новые документы.

Если же ошибка во входящей первичке, то исправления придется согласовывать с контрагентом. Если представитель этой компании, чья подпись была на оригинале документа, уже уволился, то в этом случае завизировать скорректированные реквизиты могут другие уполномоченные на это сотрудники контрагента.

Если ошибки выявлены в первичных документах, полученных в электронном виде, то их надо просто переоформить и подтвердить электронной подписью.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации. Документы, которыми оформляют факты хозяйственной деятельности, связанные с денежными средствами, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер или уполномоченные ими лица. Ответственность за своевременное и правильное составление документов, за достоверность содержащихся в них данных, а также за своевременную передачу документов в бухгалтерию несут лица, составившие и подписавшие эти документы.

ГЛАВА 3. ХРАНЕНИЕ, ВОССТАНОВЛЕНИЕ И УНИЧТОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

3.1. Порядок и сроки хранения бухгалтерских документов.

Передача дел в архив организации

Конкретные сроки хранения различных видов документов определены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее – Перечень).

Сроки хранения исчисляются не от даты составления документа, а с 1 января следующего года. Для книг покупок и продаж начало срока хранения определяется с даты последней записи в них. Для документов, подтверждающих первоначальную стоимость амортизируемого имущества, отсчет срока хранения начинается с момента, когда прекращается начисляться амортизация.

Документы, указанные в Перечне, надо хранить в течение установленных им сроков, иные документы – согласно нормам налогового, бухгалтерского и корпоративного законодательства.

Место хранения документов каждая организация определяет самостоятельно. Как правило, большинство документов размещается в офисе компании или в специально оборудованном под архив помещении. Документы должны быть подшиты в папки по соответствующим операциям – кассовые, товарные, авансовые отчеты и т. д. Хранят папки на стеллажах или в специальных шкафах.

После сдачи годового отчета все документы, относящиеся к отчетному году, должны быть подготовлены для сдачи в архив. После окончания работы с документом он передается для помещения в дело.

Исполненные документы должны формироваться в дела в соответствии с номенклатурой дел . При этом дела с момента их заведения и до передачи в архив организации должны храниться по месту их формирования.

В дело должны помещаться документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела. Дело должно содержать не более 250 листов при толщине папки не более 4 сантиметров.

В дело группируются документы одного периода – месяца, квартала, календарного года. При наличии в деле документов за несколько месяцев они разделяются листами бумаги с указанием месяца.

Для хранения бухгалтерских документов организация должна оборудовать специальные помещения, сейфы или шкафы.

В частности, бланки строгой отчетности хранят в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность. Документы с грифом «коммерческая тайна» держат в сейфах. Остальные бумаги хранят в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская отчетность подлежит хранению в течение сроков устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года.

Безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений должен обеспечить экономический субъект.

За организацию хранения учетных документов, регистров учета и бухгалтерской отчетности отвечает руководитель. А их сохранность, оформление и передачу в архив обеспечивает главный бухгалтер.

В последние время наряду с хранением документов (на бумаге), сформированных в дела, многие организации стали применять и электронные хранилища. Создание данных хранилищ позволяет упростить использование документов в текущей деятельности, так как работу с документом могут производить несколько сотрудников одновременно, а доступ к документу осуществляется в течение нескольких секунд в соответствии с правами сотрудника. Таким образом, использование электронных хранилищ документов позволяет повысить оперативность выполнения заданий и должностных обязанностей.

По истечении установленных действующим законодательством сроков хранения документов в организации они подлежат передаче на хранение в Архивный фонд РФ. На государственное и муниципальное хранение передают документы постоянного (вечного) и долговременного (свыше 10 лет) хранения. Остальные бумаги (срок хранения до 10 лет включительно) хранят в организации до их уничтожения.

Перед передачей в архив первичные документы, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива, которая содержит:

наименование учетного регистра, к которому относятся данные первичные документы;
период, за который скомплектованы первичные документы;
перечень скомплектованных первичных документов;
дату комплектации и передачи документов в архив;
подпись ответственного лица.

Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями на основании постановлений в соответствии с законодательством РФ.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

Руководители организаций и другие лица, ответственные за организацию и ведение бухгалтерского учета, в случае уклонения от ведения бухгалтерского учета в порядке, установленном законодательством РФ и нормативными актами органов, осуществляющих регулирование бухгалтерского учета, привлекаются к административной, налоговой или уголовной ответственности в соответствии с законодательством РФ.

3.2. Ответственность за утрату документов

1. Налоговая. Отсутствие у налогоплательщика первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского учета расценивается как грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. За такое нарушение (ст. 120 НК РФ) предусмотрена ответственность в виде штрафа в размере:

10 000 руб. – если отсутствуют документы за один налоговый период;
30 000 руб. – при отсутствии документов более чем за один налоговый период;
20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб., - если из-за отсутствия документов занижена налоговая база.

Если налогоплательщик не представит по запросу налоговой инспекции документы или иные сведения, с него взыскивается штраф в размере 200 руб., за каждый не представленный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ). Непредставление сведений, выразившееся в отказе организации представить имеющиеся у нее документы с информацией о налогоплательщике по запросу налоговой инспекции, или иное уклонение от представления таких документов, или представление документов с заведомо недостоверными сведениями в общем случае влечет взыскание штрафа в размере 10 000 руб.

2. Административная. Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 300 до 500 руб. (ст. 13.20 КоАП РФ).

За нарушение порядка и сроков хранения учетных документов на руководителя может быть наложен административный штраф в размере от 2 000 до 3 000 руб. Бухгалтер не может быть подвергнут такому наказанию, если по своим должностным обязанностям он не отвечает за соблюдение правил хранения документов. Также руководителя могут оштрафовать за непредставление документов и сведений, истребованных при проверке налоговым органом, ПФР или ФСС РФ, на сумму от 300 до 500 руб. (ч. 1 ст. 15.6, ч. 3, 4 ст. 15.33 КоАП РФ).

За любые нарушения в области архивного дела на должностных лиц организаций, а также на юридических лиц может быть наложен штраф, предусмотренный ст. 13.20, 13.25 КоАП РФ.

Неисполнение акционерным обществом, профессиональным участником рынка ценных бумаг, управляющей компанией акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об акционерных обществах, о рынке ценных бумаг, об инвестиционных фондах и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов влечет наложение штрафа на должностных лиц от 2 500 до 5 000 руб., а на юридических лиц – от 200 000 до 300 000 руб. (п. 1 с. 13.25 КоАП РФ).

Аналогичный штраф предусмотрен за нарушения, допущенные ООО или унитарным предприятием.

3. Уголовная. Похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов, совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности, наказываются штрафом в размере до 200 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 18 месяцев, либо исправительными работами на срок до двух лет, либо арестом на срок до четырех месяцев, либо лишением свободы на срок до одного года (п. 1 ст. 325 УК РФ).

3.3. Восстановление документов

Законодательство о бухгалтерском учете не содержит четко установленных правил, которые регламентируют порядок восстановления первичных документов в случае их утраты.

Руководитель организации в случае пропажи или гибели первичных документов обязан назначить приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели первичных документов, а также предпринять меры по восстановлению тех первичных документов, которые подлежат восстановлению и хранению в течение установленного законодательством срока.

Если комиссия приходит к выводу, что документы были утрачены в результате экстремальных обстоятельств (кража, пожар, авария и др.), необходимо иметь подтверждение того, что данное событие имело место. Само происшествие также следует подтвердить документом соответствующего ведомства:

о пожаре, урагане или наводнении – справкой МЧС России;
о хищении – талоном-уведомлением подразделения МВД России;
о коммунальной аварии – справкой коммунальной службы (если фирма арендует помещение, то справку ей должен выдать его собственник).

Действующее законодательство прямо не предусматривает обязанности восстанавливать утраченные документы. Однако по возможности восстанавливать документы в такой ситуации все-таки следует, особенно те которые вправе проверить налоговики (письмо Минфина России от 11 августа 2011 г. № 03-02-07/1-288).

Если в компании ведется компьютерный учет и все базы данных сохранены, тогда достаточно распечатать все утраченные документы заново и подписать их. Таким образом, можно восстановить следующие документы: кассовые, кадровые, по учету основных средств и материалов, товарные и товарно-транспортные накладные, счета-фактуры, акты на проведенные работы и оказанные услуги.

Если электронная версия первичных документов не сохранилась, необходимо запрашивать дубликаты у внешних источников.

При утрате регистрационных документов следует обратиться с запросом в налоговый орган по месту регистрации.

Утраченные банковские документы могут быть заменены выписками кредитной организации о проведенных операциях по расчетному счету и копиями платежных поручений, которые может предоставить обслуживающий банк.

На основе полученных документов можно восстановить бухгалтерский учет движения средств по расчетному счету, а также составить список контрагентов, расчеты с которыми осуществлялись в безналичном порядке. Запросы необходимо отправить во все обслуживающие банки, в которых у предпринимателя открыты счета для обслуживания предпринимательской деятельности.

Банковские документы помогут выявить контрагентов, расчеты с которыми осуществлялись в безналичном порядке, и обратиться к ним за копиями соответствующих документов (договоров, актов, накладных, счетов-фактур).

Контрагенты должны заверить направляемые предприятию копии согласно требованиям пункта 3.26 ГОСТ 6.30-2003. Как правило, руководитель компании, направляемой копии документов, (или другой уполномоченный сотрудник) под реквизитом «Подпись» вписывает слово «Верно», свою должность, ставит дату, подпись с расшифровкой и печать. Только в таком виде полученные копии смогут полноценно заменить утраченные оригинальные документы. Заверять копии входящих документов самостоятельно запрещается.

Если адрес контрагента не известен, целесообразно обратиться с письменным запросом в налоговые органы на получение выписки из ЕГРЮЛ по данному юридическому лицу. При отсутствии информации о контрагенте или невозможности его определить организации будет выдана справка об отсутствии запрашиваемых сведений.

При утрате налоговых деклараций или бухгалтерских отчетов за прошедшие периоды целесообразно обратиться в налоговый орган по месту регистрации с просьбой предоставить их копии, либо в органы статистики. Запрос лучше подавать одновременно с заявлением об утрате и справками, подтверждающими чрезвычайный характер утраты документов.

При утрате учредительных документов юридическому лицу выдается их копия. Для этого нужно обратиться с запросом в налоговый орган по месту регистрации.

Собственные исходящие первичные и внутренние документы компания оформляет самостоятельно. Однако здесь можно столкнуться со сложностями. Например, при восстановлении расходных кассовых ордеров или платежных ведомостей взамен утраченных гражданин, в свое время получивший денежные средства, может отказаться от повторной подписи, либо найти его может быть невозможно.

3.4. Уничтожение и утилизация документов

Документы временного хранения (сроком до 10 лет), срок хранения которых истек, организация вправе уничтожить, если:

создана экспертная комиссия для проведения работы по отбору документов на дальнейшее хранение и уничтожение;
комиссией составлен акт о выделении документов с истекшим сроком хранения к уничтожению;
перечень документов к уничтожению согласован с местным архивом (в ситуации, когда документы данной организации подлежат сдаче в архив в обязательном порядке в силу закона);
прошла соответствующая внешняя ревизия или налоговые проверки;
они уничтожаются путем сдачи в соответствующие организации на переработку (утилизацию) с составлением приема-сдаточной накладной (в случае необходимости документы могут быть уничтожены в присутствии представителя организации с составлением акта об уничтожении документов).

Экспертная комиссия создается приказом руководителя, состоящая не менее чем из трех человек, в число которых должен быть включен и работник бухгалтерии.

Приказ может иметь следующую форму:

14 февраля 2011г. № 17

О создании экспертной комиссии

В связи с необходимостью уничтожения документов, срок хранения которых истек, приказываю:

1. Создать экспертную комиссию в составе:

Председатель комиссии – зам. генерального директора по экономике А. В. Ильченко

Члены комиссии: Зам. главного бухгалтера – Л. Е. Круглова

Юрист – Н. К. Минаева

2. Экспертной комиссии подготовить акт о возможности уничтожения документов, срок хранения которых истек.

Генеральный директор Макеев А. М. Макеев

На уничтожаемые документы комиссия составляет акт по рекомендованной форме о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (см. рис. 2). Форма утверждена в приложении № 4 к основным правилам работы архивов организации.

При составлении списка уничтожаемых документов не обязательно указывать реквизиты каждого документа. Однородные дела (документы) вносят в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

Перечень документов, подлежащих уничтожению или утилизации, утверждается руководителем организации.

Утилизацию документов организация может провести самостоятельно (разорвать в ручную или с помощью шредера, выбросить, сжечь) или передать на утилизацию в специализированную компанию, занимающуюся переработкой вторичного сырья.

о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

____________ № _____ Наименование должности

____________________ руководителя организации

(название и выходные данные перечня документов

с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда № ______________________________________

📎📎📎📎📎📎📎📎📎📎