Энциклопедия решений. Заполнение формы СЗВ-М

Утвержденной инструкции по заполнению формы СЗВ-М не существует. Разработчики, видимо, посчитали, что форма, состоящая из одного листа, и не предполагающая арифметических расчетов, не должна вызвать каких-либо затруднений при ее заполнении. Отдельные подсказки содержатся непосредственно на самом бланке.

В Отчете всего четыре раздела. При этом каждый из них обязателен к заполнению.

1. Раздел "Реквизиты страхователя"

В этом разделе указываются сведения об организации, индивидуальном предпринимателе (если у него есть сотрудники): регистрационный номер страхователя в ПФР, краткое наименование, ИНН и КПП. Если сведения представляются обособленным подразделением организации, то в этом случае необходимо указать:

- ИНН головной организации;

- КПП обособленного подразделения.

При представлении сведений самостоятельными плательщиками страховых взносов (ИП) реквизит КПП не заполняется (ввиду его отсутствия).

Под отчетным периодом понимается месяц, за который представляется форма СЗВ-М (абз. 13 ст. 1 Закона N 27-ФЗ). Значения, которые следует вписать в поле "отчетный период", указаны в пояснении к разделу 2 формы. Например, при формировании отчета за август 2016 года нужно поставить "08".

Для данного поля предусмотрено указание одного из значений:

- "исхд" - исходная форма. Этот код указывается, когда сведения представляются впервые. Например, при представлении первичного отчета за январь 2017 года, в этом разделе нужно проставить код "исхд".

- "доп" - дополняющая форма. Представляется в случае, если страхователь решил дополнить сведения, которые ранее были приняты органом ПФР. Например, в первичном отчете забыли указать сведения о работнике, с которым заключили договор в отчетном периоде;

- "отмн" - отменяющая форма. Подается с целью отмены ранее представленных сведений. Например, в случае когда страхователь в исходной форме указал работника, который был уволен до начала отчетного периода.

4. Раздел "Сведения о застрахованных лицах"

В этом разделе указывается информация по каждому лицу, заключившему трудовой договор или договор ГПХ, а именно:

1) страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС);

2) фамилия, имя и отчество;

3) идентификационный номер налогоплательщика (ИНН).

Основное требование, предъявляемое к заполнению первых двух полей - это: СНИЛС и ФИО, указываемые в отчете, должны соответствовать данным, указанным в страховом свидетельстве обязательного пенсионного страхования (Таблица 7 Приложения, утв. постановлением Правления ПФР от 07.12.2016 N 1077п)*(1). Указание в форме некорректного СНИЛС (присвоенного иному физлицу) может быть отнесено к недостоверным сведениям, что повлечет за собой применение штрафных санкций.

В остальном каких-либо проблем с заполнением этих двух полей возникнуть не должно. Это как раз те данные, которые всегда есть у работодателя (страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (в котором указан СНИЛС) является одним из документов, предъявляемых при приеме на работу (ч. 1 ст. 65 ТК РФ). Исключением могут являться временно пребывающие иностранцы, впервые заключившие трудовой договор на территории РФ).

Несколько иначе выглядит ситуация с заполнением поля, в котором указывается ИНН. Свидетельство о присвоении ИНН не является документом, которое работник обязан предъявлять работодателю при заключении трудового договора. И на практике возможна ситуация, когда страхователь не будет располагать ИНН работника. Этим объясняется оговорка, содержащаяся в пп. 3 п. 2.2 ст. 11 Закона N 27-ФЗ (а также и в самой форме) об указании ИНН только при наличии данных о нем у страхователя. В то же время, если органами ПФР будет выявлено, что работодатель располагал данными об ИНН работающего у него лица (делается это при сверке с ИФНС), но не указал его, то в этом случае возможно рассмотрение вопроса о применении в отношении такого страхователя санкций за представление недостоверных сведений индивидуального (персонифицированного) учета (ч. 4 ст. 17 Закона N 27-ФЗ).

Заполняя поле ИНН, обращайте внимание на то, что значение этого реквизита не должно состоять из одних нулей.

Таким образом, перед тем как передать отчетность в ПФР, необходимо еще раз проверить:

1) у всех ли работников есть СНИЛС (особенно, когда в организации трудятся иностранцы, временно пребывающие на территории РФ). Если нет - получите его;

2) соответствие реквизитов, указанных в страховом свидетельстве с данными застрахованного лица, находящимися в распоряжении страхователя;

3) наличие ИНН. Если работник отказывается представить информацию об ИНН, то работодатель может воспользоваться электронным сервисом ФНС "Узнать ИНН" по адресу: https://service.nalog.ru/inn.do.

Сотрудница вышла замуж и сменила фамилию. Получение нового паспорта датировано 30.12.2016. Однако сотрудница представила его в кадровую службу только 13.01.2017. На этот момент форма СЗВ-М еще не была сдана.

При смене фамилии обязательно следует получить новое свидетельство обязательного пенсионного страхования взамен старого с тем же страховым номером индивидуального лицевого счета (п. 4 ст. 7 Закона N 27-ФЗ). ПФР должен вынести решение о таком обмене в течение пяти рабочих дней (п. 21 Инструкции N 766н).

Если до момента представления отчетности страхователь не успевает оформить на сотрудника новое свидетельство, то в этом случае в отчете отражаются те данные, которые указаны в действующем свидетельстве (т.е. прежняя фамилия). Тем более что такое требование содержится и в критериях проверки формы (Таблица 7 Приложения, утв. постановлением Правления ПФР от 07.12.2016 N 1077п). Иначе отчетность может не пройти контроль в связи с выявленными несоответствиями.

Сформированный файл можно проверить бесплатной проверочной программой CheckPfr, которая доступна на официальном сайте ПФР.

СЗВ-М подписывает руководитель организации (предприниматель) или их представители. Если отчет представляется в электронном виде, то он должен быть подписан усиленной квалифицированной подписью указанных лиц.