РЕКВИЗИТЫ 17, 19, 28, ВИЗА ОЗНАКОМЛЕНИЯ

Реквизиты 17 (резолюция), 19 (отметка о контроле), 28 (отметка об исполнении документа и направлении его в дело) представляют этапы работы над поручением. Руководитель, изучив тот иной документ (письмо, докладную записку и др.), может принять решение о необходимости отдать какому-либо сотруднику (сотрудникам), находящемуся (находящимся) в его подчинении, распоряжения в виде поручения относительно данного документа. Для этого руководитель оформляет либо отдельный распорядительный документ (приказ, распоряжение, указание), либо оформляет на самом рассматриваемом документе специальный реквизит – резолюцию, которая несет функцию распорядительного документа и имеет юридическое значение. Затем распорядительный документ (приказ, распоряжение, указание) или резолюция ставятся на контроль и доносятся до сведения исполнителей. Для этого оформляются реквизит «отметка о контроле» и виза ознакомления. Когда распорядительный документ или документ с оформленной на нем резолюцией будут исполнены, они должны быть сняты с контроля и отправлены в дело для хранения – оформляется реквизит «отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

В ГОСТе Р 6.30-2003 не обозначен реквизит «виза ознакомления», однако поручение руководителя не будет иметь действенного значения до тех пор, пока оно не будет доведено до исполнителей. Оформление визы ознакомления является обязательным этапом при работе над поручением. Виза ознакомления– это юридически значимый реквизит.

Реквизит 17 – Резолюция

Резолюция документа – это рукописная надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое им решение.

В ГОСТ Р 6.30-2003 сказано: «Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату…».

Резолюция проставляется на входящих и внутренних документах, рассматриваемых руководителем соответствующего уровня, пишется от руки.

В соответствии с ГОСТ Р 6 30-200 резолюция включает:

• фамилию исполнителя или фамилии и инициалы работников, которым документ передается на исполнение в дательном падеже. В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, основным исполнителемсчитается работник, указанный в резолюции первым. Основной исполнитель и соисполнители вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным (ответить на вопрос: кому исполнить?);

• содержание поручения чаще оформляется в форме инфинитива и его распространителей (ответить на вопрос: что исполнить?). Поручение должно содержать конкретные действия, которые ожидает от исполнителя руководитель; формулировки типа «рассмотреть» «поднять», «повысить», «усилить», «улучшить», «принять меры», «активизировать» не приемлемы;

• срок исполнения (ответить на вопрос: к какому сроку исполнить?);

• подпись должностного лица;

• дату наложения резолюции.

Морозовой Н.В.

Федосеевой Н.А.

Прошу подготовить проект

договора с Консалтинговой группой «ТЕРМИКА»

Личная подпись

Лагутиной Л.Д.

подготовить проект договора с ООО «Старт» до 01.02.2013.

Таким образом, резолюция включает следующие элементы:

1) Кому исполнить;

2) Что исполнить;

3) К какому сроку исполнить;

Срок исполнения документа может быть типовым или индивидуальным. Типовые сроки исполнения ряда документов приведены в законодательных актах РФ, в приложении № 10 к Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ), они могут быть регламентированы в инструкции по делопроизводству организации.

Ниже представлен перечень типовых сроков исполнения документов, приведенных в ГСДОУ:

Акт приемки: подписание не позднее 45 дней с момента отправки (передачи) проектной продукции; акт о наличии недостатков: составление не позднее 10 дней по получении продукции.

Договор на поставку товаров: подписание и возврат не позднее 10 дней (для долгосрочных – 20 дней) после получения проекта договора; ответ на предложение о заключении договора – в 10-дневный срок после получения предложения.

Жалоба на неправильные действия или распоряжения финорганов: рассмотрение не позднее 5-дневного срока со дня поступления.

Заказ на продукцию: подписание и представление в 10-дневный срок после получения извещения.

Заявка покупателя – не позднее трех дней после ее получения.

Заявления и жалобы граждан – в срок до одного месяца со дня поступления; не требующие дополнительного изучения и проверки — безотлагательно, не позднее 15 дней.

Заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей: в органах Союза ССР и в республиканских органах – в срок до 15 дней со дня поступления; в местных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях — безотлагательно, не позднее 7 дней со дня поступления.

Запрос депутата Верховного Совета СССР – не более чем в 3-дневный срок на сессии Верховного Совета.

Консультация письменная по вопросам использования машин – не позднее чем через 10 дней по получении запроса.

Наряд на поставку продукции: выдача в течение 15 дней после получения извещения о распределении фондов.

Опросный лист на продукцию: представление – в 20-дневный срок с момента получения наряда.

Отзыв на проект стандарта: составление и направление не позднее чем через месяц со дня получения проекта стандарта; о работе машин – в 10-дневный срок.

Отчет бухгалтерский и баланс годовой: рассмотрение, утверждение и сообщение решений по ним в 15-дневный срок со дня получения.

Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем организации в зависимости от сложности предстоящей работы и ее трудоемкости.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель (исполнители), подпись автора резолюции и дата.

Резолюция, как правило, пишется на оригинале документа. На схемах расположения реквизитов в ГОСТ Р 6.30-2003 для резолюции отводится место между адресатом и текстом документа. Если в этой позиции не осталось свободного места, резолюцию можно написать и ниже текста. Не рекомендуется писать резолюцию поверх текста документа — во-первых, это затрудняет чтение как текста документа, так и самой резолюции, и, во-вторых, придает документу неопрятный вид. Если резолюция обширная, ее можно оформить на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Отдельный лист с резолюцией прикрепляется к документу и в дальнейшем вместе с документом подшивается в дело.

Не рекомендуется оформлять резолюцию на обороте документа – её можно просто не заметить, в таком случае поручение руководителя останется невыполненным. Если все-таки резолюция написана на обороте (вряд ли руководитель допустит, чтобы его учили, где писать резолюцию), нужно, чтобы секретарь на месте, отведенном для резолюции, сделал отметку: «Резолюция на об.».

Возможна подготовка проекта резолюции помощником руководителя.

В ГОСТе Р 6.30 сказано: «Допускается оформление резолюции на отдельном листе». Однако образец такой резолюции не представлен.

В организации может быть разработана форма для резолюций. Такая форма делает для руководителя рутинную работу по написанию резолюций более организованной. Кроме того, такой бланк не позволит забыть, например, проставить дату резолюции.

Бланк для резолюций может иметь такой вид:

Генеральный директор ООО «Знание» С.А. Плотников Исполнитель(и):___________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ Поручение:___________________________________________________________ ______________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ ___________________ (Подпись) ___________________ (Дата) ___________________________от ________________ №_____ (наименование вида документа)

В п. 4.7 Государственного стандарта допускается при необходимости сделать на бланке письма ограничительные отметки для размещения резолюции. Необходимость в таких отметках невысока: с одной стороны, едва ли руководитель организации (или другое должностное лицо) сможет (и захочет) аккуратно вписать резолюцию в ограничительные отметки и, во-вторых, далеко не всегда резолюция имеет некий стандартный размер, под который можно всегда заранее отвести определенную зону.

Реквизит 19 – Отметка о контроле

Отметка размещается в правом верхнем углу служебного поля документа и оформляется буквой «К», написанным от руки словом «Контроль» или штампом со словом «Контроль». Для привлечения внимания исполнителя отметку о контроле можно проставлять красным цветом.

Этот реквизит проставляется либо руководителем, поставившим резолюцию на документе, либо должностным лицом или структурным подразделением, осуществляющими контроль исполнения документов.

Наличие отметки означает, что документ поставлен на контроль, что, безусловно, дисциплинирует исполнителя. Контроль устанавливается за исполнением всех зарегистрированных документов, требующих исполнения. Отметка отражается в специальных журналах делопроизводственной службой (или секретарем) после того, как руководитель принимает решение о контроле документа.

Реквизит 28 – Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Отметка об исполнении документа и направлении его в деловключает следующие данные:

– ссылку на дату и регистрационный номер документа, свидетельствующего о его исполнении; если такой документ отсутствует, указываются краткие сведения об исполнении;

– слова «В дело» и номер дела, в котором будет храниться документ;

– подпись исполнителя документа или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ;

– дата исполнения документа и направления его в дело.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело оформляется в нижней части лицевой стороны последнего листа документа, печатается непосредственно от левого поля документа через одинарный междустрочный интервал.

Примеры оформления отметки об исполнении документа и направлении его в дело:

1. На входящем письме руководитель написал резолюцию: «Смирнову А.И. подготовить ответ до 14.03.2013.» Поручение было выполнено, есть документ, свидетельствующий о его выполнении – исходящее письмо. На документе оформляется отметка с указанием даты и номера исходящего документа:

Исх. № 26/03-17 от 15.03.2013 В дело №05-15 Смирнов 18.03.2013

2. На входящем письме руководитель написал резолюцию: «Смирнову А.И. подготовить проект договора до 14.03.2013». В данном случае невозможно привести ни дату, ни регистрационный номер документа, свидетельствующего об исполнении поручения, так как проекты документов не регистрируются. На документе делается краткая запись о выполнении поручения:

Проект договора подготовлен и передан на согласование В дело № 03-06 Смирнов 18.03.20013

3. На входящем письме руководитель написал резолюцию: «Смирнову А.И. отправить факс до 14.03.2013». Например:

Отправлен факс от 02.04.2013 № 23 В дело 01 -03 Смирнов 06.04.2013

На некоторых документах отметка оформляется в сокращенном варианте. Например, на протоколах указывают только слова «В дело», номер дела, в которое подшивается протокол, личную подпись и дату.

На кадровых приказах такая отметка, как правило, не оформляется.

Наличие реквизита на документе, требующем исполнения, означает, что документ закончил свой маршрут, выполнил оперативную управленческую функцию и может быть отправлен на хранение.