Новые нормы: спецодежда и униформа

Необходимость выдачи униформы персоналу, а также обязанность сотрудников находиться на рабочем месте в униформе компания должна прописать в коллективном или трудовых договорах. Кроме того, во избежание проблем с налоговыми инспекторами организации надо создать внутренний документ, в котором детально описана форменная одежда.

Налоговый учет спецодежды В налоговом учете стоимость спецодежды может быть отнесена к материальным расходам на основании пункта 3 статьи 254 Налогового кодекса, если спецодежда обеспечивает именно функции индивидуальной защиты. Стоимость спецодежды списывают в полной сумме по мере ввода ее в эксплуатацию. В связи с тем, что при расчете налога на прибыль расходы на оплату спецодежды списываются единовременно в уменьшение полученных доходов, между бухгалтерским и налоговым учетом спецодежды могут возникнуть разницы. Налоговым кодексом не предусмотрено равномерного списания спецодежды, включаемой в состав материальных затрат. Разница будет являться налогооблагаемой, формирующей в учете отложенное налоговое обязательство (ОНО). Погашено оно будет тогда, когда организация полностью спишет спецодежду на себестоимость оказанных услуг компании отчетного периода.

Униформа и налоги Если говорить об униформе, то возможность учесть затраты на ее приобретение в составе налоговых расходов зависит от того, передается спецодежда в собственность работников или остается у фирмы. Специалисты Минфина России (13) считают, что стоимость фирменной (форменной) одежды, приобретенной организацией для своих сотрудников (которая не остается в личном пользовании работников), нельзя учесть при налогообложении прибыли, причем даже в том случае, когда обязанность работодателя по оплате расходов на приобретение фирменной одежды зафиксирована в трудовом или коллективном договоре. Между тем арбитражная практика подтверждает, что суды в этом вопросе часто выступают на стороне компаний (14). Арбитры обосновывают свою позицию тем, что нормы статьи 252 Налогового кодекса позволяют в налоговом учете признать любые обоснованные и документально подтвержденные затраты, за исключением расходов, указанных в статье 270 Кодекса. Следовательно, затраты на приобретение униформы можно учесть при расчете налога на прибыль при условии их экономической обоснованности. В такой ситуации форма учитывается в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (15). Для оценки налоговых рисков надо проанализировать, насколько деятельность организации предполагает выдачу спецодежды работникам. Подтвердить производственную направленность затрат на приобретение форменной одежды, не предусмотренные законодательством, может внутренний приказ по предприятию. В нем должен быть очерчен круг лиц, которым она положена, описываться сама одежда, порядок ее выдачи, возврата и т. д. Бесплатная передача униформы в личное пользование работников при условии обоснованности и документальном подтверждении признается в составе налоговых расходов по оплате труда ((16). Такой точки зрения придерживаются и специалисты Минфина России(17). Солидарны с финансистами и представители налоговых органов(18).

Письмо Минфина России от 18 февраля 2008 г. № 03-03-06/1/102 к расходам на оплату труда относятся в том числе расходы на приобретение (изготовление) выдаваемых работникам бесплатно либо продаваемых работникам по пониженным ценам форменной одежды которые остаются в личном постоянном пользовании работников.

При передаче форменной одежды в собственность работников у организации появляется обязанность по уплате в казну НДС (19). Ведь возникает реализация товаров на безвозмездной основе. Сумма НДС при этом определяется исходя из рыночной стоимости товаров. Поскольку передача сотруднику униформы является выплатой в его пользу в натуральной форме, то ее стоимость облагается единым соцналогом и взносами на обязательное пенсионное страхование (20). На этом же основании из дохода сотрудника надо удержать НДФЛ (21) . В случае если одежда остается в собственности компании и куплена в ее интересах, зарплатные налоги начислять не нужно.

*1,4) . 1, 4 - приказ Минздравсоцразвития России от 01.10.2008 № 541 *2) . - ст. 221 ТК РФ *3) . - приказ Минздравсоцразвития России от 31.08.2007 № 569 *5) . - пост. Минтруда России от 18.12.1998 № 51 *6) . - п. 2 приказа Минздравсоцразвития России от 30.01.2008 № 43н *7) . - ст. 221 ТК РФ *8) . - утв. приказом Минфина России от 26.12.2002 № 135н *9) . - письмо Минфина России от 12.05.2003 № 16-00-14/159 *10) . - утв. приказом Минфина России от 30.03.2001 №26н *11) . - утв. пост. Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а *12) . - подп. 1 п. 2 ст. 170 НК РФ *13) . - письмо Минфина России от 18.02.2008 № 03-03-06/1/102 *14) . - Пост. ФАС СЗО от 07.06.2004 № А56-47456/03, ФАС МО от 25.01.2006 № КА-А40/13167-05 *15) . - подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ *16) . - п. 5 ст. 255 НК РФ *17) . - письма Минфина России от 25.06.2007 № 03-03-06/1/394 *18) . - письмо УФНС России по г. Москве от 05.07.2007 № 20-12/064121 *19) . - подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ *20) . - п. 1 ст. 236, п. 1 ст. 237, п. 4 ст. 237 НК РФ *21) . - п. 1 ст. 210 НК РФ

Если фирма решила обеспечить работников форменной одеждой, то возможны 2 варианта такого обеспечения: – форменная одежда передается в собственность работника; – форменная одежда не передается в собственность работника. В первом случае, если организация передает в собственность работника форменную одежду, это должно быть предусмотрено трудовым и (или) коллективным договором. Соответственно, учитываются такие затраты в составе расходов на оплату труда с общими требованиями к таким расходам, установленными статьей 255 Налогового кодекса. Во втором случае, если форменная одежда не передается в собственность работнику, она может быть учтена в составе расходов по общим правилам, установленным статьями 252 и 254 Налогового кодекса. Так, согласно подпункту 3 пункта 1 статьи 254 Налогового кодекса к материальным расходам, в частности, относятся затраты на приобретение инструментов, приспособлений, инвентаря, приборов, лабораторного оборудования, специальной одежды и другого имущества, не являющихся амортизируемым имуществом. Стоимость такого имущества включается в состав материальных расходов в полной сумме по мере его ввода в эксплуатацию. В налоговом учете амортизируемым имуществом признается имущество, которое находится у налогоплательщика на праве собственности и используется для извлечения дохода. Срок его полезного использования должен составлять более 12 месяцев, а первоначальная стоимость – более 20 000 рублей (п. 1 ст. 256 НК РФ). Соответственно, если форменная одежда для целей исчисления налога на прибыль является амортизируемым имуществом, ее стоимость погашается путем начисления амортизации. Срок полезного использования для форменной одежды налогоплательщик устанавливает в соответствии с техническими условиями или рекомендациями организаций-изготовителей. Если форменная одежда не соответствует критериям признания ее амортизируемым имуществом, то стоимость такой форменной одежды учитывается в целях налогообложения в составе материальных расходов по мере ввода ее в эксплуатацию.

Д.А. Васильев, главный бухгалтер компании «КУН»

Если форменная одежда не передается в собственность сотруднику организации, то, выходит, не было момента смены собственника – ключевого понятия хозяйственных отношений. В случае увольнения сотрудник обязан возвратить ее организации. Значит, списав стоимость форменной одежды в расходы, бухгалтер мало того что нарушил требования Налогового кодекса, но и должен внести исправления в налоговую отчетность. Сама униформа возвращается в состав МПЗ до выдачи ее новому сотруднику. Если же одежда поменяла собственника, то она единовременно списывается с баланса в расходы, без привязки к факту работы в организации сотрудника, которому она передана. Обязанность организации предоставить работнику форменную одежду закрепляется трудовым или коллективным договором. Прибыль не уменьшают расходы на любые виды вознаграждений, предоставляемых руководству или работникам помимо вознаграждений, выплачиваемых на основании трудовых договоров (п. 21 ст. 270 НК РФ).