Анализ данных и предоставление общего доступа к ним с помощью шаблонов Excel

Excel предоставляет мощные возможности анализа и представления данных. С шаблонами Excel можно легко создавать настроенный анализ и делиться им с другими пользователями организации.

Используйте шаблоны Excel для решения следующих задач:

Управление воронкой продаж

И многое другое…

Вы можете попробовать шаблоны Excel, включенные в приложения Customer Engagement (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing и Dynamics 365 Project Service Automation), чтобы быстро понять, какой вид анализа возможен.

Создание нового шаблона Excel

Ниже дана пошаговая инструкция по созданию шаблона Excel.

Создать шаблон Excel можно в двух разделах:

На странице параметров. Выберите Параметры > Шаблоны > Шаблоны документов > Создать ( ). Для перехода на страницу параметров потребуются достаточные права такие как, системный администратор или настройщик системы.

Из списка записей. Например, щелкните Продажи > Возможные сделки > Мои открытые возможные сделки. В строке меню щелкните Шаблоны Excel > Создать шаблон Excel.

Появится страница Создание шаблона.

Щелкните Шаблон Excel.

Выберите сущность (тип записи) для включения в данные этой сущности. Представления, которые можно выбрать в следующем поле, зависят от выбранной сущности.

Щелкните Изменить столбцы, чтобы добавить, удалить и скорректировать свойства для столбцов, которые необходимо включить в шаблон.

Щелкните Загрузить файл, чтобы создать файл шаблона.

Можно также загрузить шаблон, который не содержит никаких данных, кроме столбцов, связанных с типом записи (сущностью), воспользовавшись командами Параметры > Управление данными > Шаблоны для импорта данных. Дополнительные сведения см. в разделе Загрузка шаблона импорта данных.

Шаблон документа, загруженный из одной среды, может использоваться только в рамках этой среды. Перенос из одной среды в другую для шаблонов Word или Excel в настоящее время не поддерживается.

В ходе создания шаблона Excel максимум 50 записей экспортируется в файл шаблона.

Откройте только что созданный шаблон в своем локальном экземпляре Excel, чтобы настроить данные.

Не используйте Excel Online для настройки данных шаблона, так как изменения не могут быть сохранены. Все обновления данных шаблона, сделанные в Excel Online, будут потеряны после закрытия вкладки.

Рассмотрим простой пример настройки шаблона Excel с использованием примера данных.

Щелкните Разрешить редактирование, чтобы разрешить настройку электронной таблицы Excel.

Добавьте новый столбец и назовите его "Ожидаемый доход".

Создайте формулу ожидаемого дохода. Не ссылайтесь на ячейки по адресам. Вместо этого определите и используйте имена.

Создайте сводную таблицу и диаграмму. Эти и другие шаги демонстрации будут более подробно объясняться в будущем обновлении этого раздела.

Поместите добавленное пользователем содержание над существующей таблицей данных или справа от нее. Это исключает перезапись содержимого, если потом будут добавлены новые данные и создан новый шаблон Excel. Дополнительные сведения см. в разделе: Рекомендации и факторы, которые необходимо учитывать при использовании шаблонов Excel.

Сохраните электронную таблицу.

Теперь можно отправить шаблон Excel.

После требуемой настройки шаблона Excel его можно отправить. Место отправки шаблона определяет его доступность.

Администраторы могут использовать страницу параметров, чтобы отправить шаблон Excel. Шаблон, отправленный в "Параметры", доступен всем пользователям.

Выберите Параметры > Шаблоны > Шаблоны документов.

Щелкните Загрузить шаблон.

Перетащите файл Excel в диалоговое окно или найдите и отправьте файл с помощью кнопки "Обзор".

Нажмите кнопку Отправить.

Пользователи без прав администратора могут отправить шаблон для собственного использования в списке записей.

Откройте страницу со списком записей, например, список возможных сделок по продаже. Перейдите в раздел Продажи > Возможные сделки > Мои открытые возможные сделки.

В строке меню щелкните Шаблоны Excel > Создать шаблон Excel.

Щелкните Шаблон Excel > Отправить.

Перетащите файл в диалоговое окно или найдите и отправьте файл с помощью кнопки "Обзор".

Нажмите кнопку Отправить.

Доступ к созданному шаблону Excel зависит от того, как он был загружен, и от доступа согласно роли безопасности. Обязательно ознакомьтесь с разделом Использование ролей безопасности для управления доступом к шаблонам.

Если вы отправили шаблон со страницы "Параметры"

Страница "Сведения" для отправленного шаблона Excel будет выглядеть так.

Шаблоны, отправленные со страницы "Параметры", доступны всем пользователям. Предпринимать дальнейшие действия не требуется.

Если шаблон отправлен из списка записей

Страница "Сведения" для отправленного шаблона Excel будет выглядеть так.

Шаблоны, отправленные из списка записей, доступны пользователю, отправившему шаблон. Чтобы предоставить общий доступ к шаблону другим пользователям, выполните следующие действия.

Со страницы сведений о шаблоне щелкните Предоставить общий доступ.

Используйте страницу Предоставить общий доступ к личному шаблону документа, чтобы предоставить общий доступ к шаблону Excel другим пользователям и задать разрешения.

Экспорт и анализ данных с использованием нового шаблона

Процедура использования шаблона Excel выглядит следующим образом.

Выберите сущность (тип записи), чтобы проанализировать ее вместе с созданным шаблоном Excel. Например, щелкните Продажи > Возможные сделки > Мои открытые возможные сделки. С момента создания шаблона были добавлены две новые возможности.

Выберите созданный шаблон Excel.

Этот шаблон был создан на странице параметров, поэтому он будет отображаться в меню Шаблоны Excel. Если бы он был создан из списка записей, он бы появился в разделе Личные шаблоны Excel.

Если у вас есть Microsoft Excel Online, вы можете увидеть данные на месте в окне Excel в приложениях Customer Engagement (например, Dynamics 365 Sales и Customer Service). В противном случае или если вы предпочитаете создать файл Excel, щелкните Загрузить <template name>.

Отображаемое в электронной таблице Excel зависит от двух факторов.

Записи. Представление, выбранное вами для экспорта, определяет, какие записи будут отображаться в экспортированном файле Excel. Например, если выбрано "Закрытые возможные сделки", вы увидите эти записи, даже если использовался шаблон, созданный с помощью раздела "Мои открытые возможные сделки".

Столбцы. Используемый шаблон определяет, какие столбцы отобразятся в таблице в экспортированном файле Excel. Например, представление "Закрытые возможные сделки" содержит следующие столбцы: потенциальный клиент, статус, фактический доход и фактическая дата закрытия. Но если шаблон, который вы использовали, был создан в разделе "Мои открытые возможные сделки", вы увидите столбцы, связанные с этим представлением, и все операции по фильтрации столбцов, выполненные при создании шаблона.

Если вы используете Excel, сохраните копию в Интернете или на компьютере. Отправьте файл другим на рассмотрение и добавление информации.

Опробуйте образцы шаблонов Excel

Есть четыре шаблона Excel, включенные в приложения Customer Engagement.

Образцы шаблонов Excel были созданы с определенным типом записи (сущность). Вы сможете только применить шаблон к записями одного и того же типа.

Имя (название) Сущность Управление воронкой продаж Возможная сделка (область продаж) Обзор кампании Кампания (область маркетинга) Обращения по состоянию SLA Обращение (область сервиса) Сводка обращения Обращение (область сервиса)

Откройте список записей со сведениями о типе сущности, соответствующем образцу шаблона. Например, откройте список возможных сделок, чтобы применить шаблон управления воронкой продаж.

Щелкните > Шаблоны Excel, а затем в разделе Шаблоны Excel выберите образец шаблона.

Загрузите шаблон или откройте его на месте в Excel.

Можно экспортировать шаблоны, включенные в приложения Customer Engagement, менять их, а затем повторно импортировать как новые шаблоны. Это позволит быстрее приступить к созданию собственных настраиваемых шаблонов Excel.

Рекомендации и факторы, которые необходимо учитывать при использовании шаблонов Excel

Ниже изложено, о чем нужно помнить при создании и использовании шаблонов Excel.

Excel имеет множество функций. Рекомендуется проверить свои настройки, чтобы убедиться, что все функции Excel работают так, как ожидается.

По умолчанию данные сводной диаграммы не обновляются при открытии электронной таблицы. Это может создавать проблемы безопасности, если некоторые данные сводной диаграммы не должны быть доступны пользователям с недостаточными разрешениями.

Рассмотрим следующий сценарий:

Администратор создает шаблон с конфиденциальными данными в сводных диаграммах и отправляет шаблон.

Специалист по продажам, который не должен иметь доступ к конфиденциальным данным в сводных диаграммах, использует шаблон для создания файла Excel для анализа данных.

Результат. Специалист по продажам может увидеть данные сводной диаграммы в том виде, в котором они загружаются администратором, включая доступ к представлениям, разрешение на просмотр которых у него отсутствует.

Дополнительно. iOS не поддерживает обновление сводных данных и сводных диаграмм при использовании приложения Excel на устройствах с iOS.

Рекомендация. Конфиденциальные данные не следует включать в сводные таблицы и диаграммы.

По умолчанию данные сводной диаграммы не обновляются автоматически при открытии электронной таблицы. Стандартные диаграммы обновляются автоматически.

В Excel щелкните правой кнопкой мыши сводную диаграмму, затем щелкните Параметры PivotChart > Обновлять данные при открытии файла.

Если нужно добавить содержание в шаблон Excel, поместите данные над существующими или справа от них. Второй вариант — поместить новое содержание на второй лист.

При попытке анализа данных с шаблоном Excel, в котором сохранено изображение, может отобразиться следующая ошибка: "Произошла ошибка при попытке сохранить рабочую книгу. В результате книга не сохранена". Попытайтесь удалить изображение из шаблона и повторно загрузить его.

Шаблоны Excel не будут открываться на устройствах Windows 8.1 с приложением Office Mobile. Появится сообщение об ошибке: "Мы попытались максимально восстановить ваш документ, но он недоступен для редактирования. Попробуйте открыть и восстановить документ на своем ПК, чтобы устранить проблему".

Это известная проблема.

При создании формул Excel не используйте заголовки столбцов или номера ячеек. Вместо этого воспользуйтесь именами столбцов таблиц и укажите имена для ячеек и диапазонов ячеек.

Использование ролей безопасности для управления доступом к шаблонам

Администраторы могут контролировать доступ к шаблонам Excel достаточно детально. Например, можно продавцу можно дать права на чтение, но не на запись для шаблона Excel.

Щелкните Параметры > Безопасность > Роли безопасности.

Выберите роль и перейдите на вкладку "Управление бизнесом".

Выберите Шаблон документа, чтобы настроить доступ для доступных шаблонов для всей организации. Выберите Личный шаблон документа для шаблонов с общим доступом для отдельных пользователей.

Щелкните кружки, чтобы изменить уровень доступа.

Для удаления личных шаблонов документов выполните следующие действия:

Нажмите "Расширенный поиск" ( ).

Для Поиск выберите Личные шаблоны документов.

Щелкните Результаты (!).

Выберите личный шаблон документа для удаления, а затем нажмите "Удалить" ( ).

Если шаблон Excel не отправится при использовании Microsoft Edge в качестве браузера, обновите Microsoft Edge и повторите попытку.

Уведомление о конфиденциальности

Если вы используете Microsoft Dynamics 365 (online), в результате экспорта данных в статический лист будет создана локальная копия экспортируемых данных и сохранена на компьютере. Данные передаются из Dynamics 365 (online) на ваш компьютер с помощью безопасного подключения, и связь между локальной копией и Dynamics 365 (online) не сохраняется.

При экспорте в динамический лист или сводную таблицу связь между листом Excel и Dynamics 365 (online) сохраняется. Каждый раз при обновлении экспортированного динамического листа или сводной таблицы пользователь должен проходить аутентификацию в Dynamics 365 (online) с использованием своих учетных данных. Вы сможете увидеть только те данные, на просмотр которых у вас есть разрешения.

Администратор определяет, обладают ли пользователи вашей организации разрешениями на экспорт данных в Excel, с помощью ролей безопасности.

Каковы ваши предпочтения в отношении языка документации? Пройдите краткий опрос (обратите внимание, что этот опрос представлен на английском языке).

Опрос займет около семи минут. Личные данные не собираются (заявление о конфиденциальности).