Вовремя сдаем верную отчетность в Пенсионный фонд

Д ля индивидуальных предпринимателей, которые имеют наемных сотрудников, февраль знаменателен тем, что в этом месяце они должны представить в Пенсионный фонд годовую отчетность. В ней необходимо указать информацию о начисленных и уплаченных страховых взносах с заработной платы работников. Рассмотрим, на что надо обратить особое внимание и как избежать ошибок.

«Нормативка»

При подготовке к сдаче годовой отчетности необходимо знать нормативно-правовые акты, связанные с исчислением и уплатой страховых взносов, а также сдачей отчетности в Пенсионный фонд.

К указанным актам относят:

• Федеральный закон от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» (далее – Закон № 212-ФЗ);
• Федеральный закон от 15.12.2001 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации» (далее – Закон № 167-ФЗ);
• приказ Минтруда России от 28.12.2012 № 639н «Об утверждении формы расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в Пенсионный фонд Российской Федерации и на обязательное медицинское страхование в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования плательщиками страховых взносов, производящими выплаты и иные вознаграждения физическим лицам, и Порядка ее заполнения» (далее – Приказ № 639н);
• Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (далее – Закон № 27-ФЗ);
• Инструкцию о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утвержденную приказом Минздравсоцразвития РФ от 14.12.2009 № 987н;
• постановление Правления ПФ РФ от 31.07.2006 № 192п «О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и инструкции по их заполнению» (далее – Постановление № 192п). Данным постановлением утверждены формы документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и инструкция по заполнению этих форм (далее – Инструкция № 192п).

Отчетность за 2013 год

По общему правилу индивидуальные предприниматели, имеющие наемный персонал, должны не позднее 15 февраля представить в ПФР расчет по начисленным и уплаченным взносам и индивидуальные сведения на работников за 2013 год (п. 1 ч. 9 ст. 15, ч. 7 ст. 4 Закона № 212-ФЗ и п. 2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ). Так как в этом году 15 февраля выпадает на субботу, крайний срок сдачи отчетности переносится на первый рабочий день – 17 февраля (ч. 7 ст. 4 Закона № 212-ФЗ).

Форма расчета РСВ-1 ПФР по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в ПФ РФ и обязательное медицинское страхование в ФФОМС (далее – Расчет) и порядок его заполнения утверждены Приказом № 639н.

Перечень отчетных форм документов персонифицированного учета утвержден Постановлением № 192п; это СЗВ-6-4 (сведения на работников), АДВ-6-2 (опись сведений), АДВ-6-5 (опись документов).

Как правило, индивидуальные сведения на работников заполняют в специальных компьютерных программах. Бесплатное программное обеспечение для подготовки и проверки отчетности можно найти на сайте Пенсионного фонда 1 .

Согласно информации ПФР «Порядок передачи отчетности по телекоммуникационным каналам связи» от 25.07.2013 при отправлении отчетности через Интернет файлы с расчетом (РСВ-1 ПФР) и индивидуальными сведениями (СЗВ и АДВ) направляют в одной транспортной посылке. В течение 4 рабочих дней с момента отправки отчетности предприниматель должен получить от ПФР квитанцию о доставке. При отсутствии квитанции в указанный срок следует выяснить причину этого у своего оператора либо в фонде. В течение 6 рабочих дней с момента получения документов ПФР отправляет протокол контроля отчетности. Если протокол отрицательный, то предприниматель устраняет ошибки и повторно представляет отчетность в фонд.

Важно сдать отчетность вовремя, так как за несвоевременное представление Расчета предусмотрен штраф – 5% от сумм взносов, начисленных к уплате за последние 3 месяца отчетного периода, за каждый полный или неполный месяц со дня, установленного для его представления. При этом размер штрафа не может быть более 30% указанной суммы и менее 1000 руб. (ч. 1 ст. 46 Закона № 212-ФЗ). За не сдачу индивидуальных сведений в срок либо предоставление неполных и (или) недостоверных сведений взыскивается 5% от суммы страховых взносов, начисленных за последние три месяца в ПФР (ст. 17 Закона № 27-ФЗ).

Многие знают, как непросто сдать сведения персонифицированного учета. Однако при соблюдении ряда правил это возможно сделать с первого раза. Отметим основные моменты.

Проведите сверку с ПФР по уплаченным страховым взносам.

Проверьте наличие у работников номеров страховых свидетельств. При отсутствии у сотрудника такого свидетельства срочно представьте в ПФР анкету застрахованного лица либо заявление на выдачу дубликата. Выясните, не изменилась ли у кого-нибудь из сотрудников фамилия (к примеру, в связи со вступлением работника в брак). При смене фамилии необходимо обменять старое страховое свидетельство на новое.

Сверьте занесенные в программу даты рождения работников с паспортными данными. Это нужно для правильного распределения взносов на страховую и накопительную части пенсии в зависимости от возраста работника.

Если вы применяете пониженные тарифы взносов в отношении выплат, начисленных в пользу работников-инвалидов, то проверьте наличие у таких сотрудников актуальных справок медико-социальной экспертизы.

Если вы в течение 2013 г. применяли пониженные тарифы страховых взносов (относитесь к одной из категорий лиц, перечисленных в ч. 1 ст. 58 Закона № 212-ФЗ), то проверьте, не утратили ли вы в 4-м квартале право на данную льготу.

Для предпринимателей, применяющих УСН и осуществляющих деятельность в производственной и социальной сферах, установлен пониженный тариф страховых взносов (п. 8 ч. 1 и ч. 3.4 ст. 58 Закона № 212-ФЗ). Условием применения данной льготы является соблюдение доли доходов по данному виду деятельности – не менее 70% (ч. 1.4 ст. 58 Закона № 212-ФЗ).

Если по итогам 4 квартала не выполнено условие о доле доходов, то предприниматель лишается права применять льготный тариф взносов с начала 4 квартала. Соответственно, придется доплатить страховые взносы за октябрь – декабрь исходя из основного тарифа. Минтруд России в письме от 05.07.2013 № 17-3/1084 уточнил, что в данном случае оснований для начисления пеней по страховым взносам не имеется, т.к. ранее пониженный тариф применялся правомерно.

Далее нужно посмотреть, не превысил ли у кого-нибудь из работников годовой заработок предельного размера облагаемой базы в 568 тыс. руб. 2 Если доход оказался больше указанного лимита, то с выплат свыше этой суммы следует начислить взносы в размере 10%, которые пойдут на финансирование страховой части трудовой пенсии (ч. 4 ст. 8 и ч. 1 ст. 58.2 Закона № 212-ФЗ). Не забудьте, что работодатели, применяющие пониженные тарифы, страховые взносы с сумм выплат в пользу сотрудников, превышающих предельную величину, не исчисляют (ч. 1 ст. 58.2 Закона № 212-ФЗ).

При этом не ограничены предельной величиной в 568 тыс. руб. взносы по дополнительным тарифам на финансирование досрочных пенсий (ч. 3 ст. 58.3 Закона № 212-ФЗ и п. 3 ст. 33.2 Закона № 167-ФЗ).

Если у вас есть иностранные работники, то на выплаты по ним также должны быть начислены страховые взносы. На иностранных граждан и лиц без гражданства, постоянно проживающих в стране, пенсионные взносы уплачиваются по тарифу, установленному для граждан РФ, в зависимости от года рождения. На лиц, временно проживающих или временно пребывающих на территории РФ и заключивших трудовой договор на неопределенный срок либо срочный трудовой договор на срок не менее 6 месяцев в общей сложности в течение календарного года, взносы уплачиваются по тарифу, установленному для граждан РФ на финансирование страховой части трудовой пенсии, независимо от года рождения (п. 1 ст. 7 и ст. 22.1 Закона № 167-ФЗ). Исключение предусмотрено для высококвалифицированных специалистов.

1. СЗВ-6-4 – это форма, которая заполняется на каждого работника. В ней указывают сведения о сумме выплат, о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже работника;
2. АДВ-6-5 – опись документов, которая сопровождает пачку документов по форме СЗВ-6-4;
3. АДВ-6-2 – опись сведений, передаваемых страхователем.

Общие правила заполнения документов таковы:

• первый раз подаваемые индивидуальные сведения за отчетный период представляют с типом формы «исходная»;
• одновременно с исходными формами страхователями могут быть представлены корректирующие (отменяющие) формы за предыдущие периоды (с 2010 года);
• суммы начисленных и уплаченных страховых взносов указывают за последние три месяца отчетного периода (в нашем случае – за октябрь, ноябрь и декабрь) в рублях и копейках;
• в реквизите «Уплачено страховых взносов» суммы излишне уплаченных (взысканных) страховых взносов не указывают.

Формы СЗВ-6-4 классифицируют пачки раздельно по типам сведений («исходные», «корректирующие», «отменяющие»), раздельно по категориям застрахованного лица («НР», «СХ» и т.д.), раздельно по типам договора («трудовой» или «гражданско-правовой»). Причем если с работником в течение отчетного периода заключено более одного гражданско-правового договора, на него представляется одна форма СЗВ-6-4 3 .

Индивидуальные предприниматели, применяющие пониженный тариф и не производящие начисление взносов с сумм, превышающих предельную базу, не отражают в форме СЗВ-6-4 суммы выплат, превышающие предельную базу для начисления страховых взносов 4 .

Коды особых условий труда и основания для досрочного назначения трудовой пенсии указывают только в случае начисления (уплаты) страховых взносов по дополнительному тарифу 5 .

В форме СЗВ-6-4 не отражают начисленные и уплаченные страховые взносы с выплат, превышающих 568 000 руб. (по тарифу 10%) и по дополнительным тарифам 4% и 2%.

Указанные суммы взносов являются солидарной частью тарифа, поэтому они не формируются в расчетный пенсионный капитал работника.

Если заполняют сведения на работника, уволенного еще в 3 квартале, то формируют СЗВ-6-4 с нулевыми начислениями без стажа, а указывают только уплаченные взносы.

Обратите внимание: если представленная исходная форма была возвращена страхователю из-за содержащихся в ней ошибок, взамен представляется также исходная форма.

Специалисты отделения ПФР по Омской области напомнили 6 , что отдельные пачки документов должны формироваться: