Номенклатура дел в новой организации

Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Приложение 1 16.11.2009г. N 1/50 к приказу г.Минск от 16.11.2009г. №18-од на 2009 год

Ин-декс дела Заголовок дела (тома, части) Кол-во дел (то-мов, час-тей) Срок хранения дела (тома, части) и номер статей по Пе-речню 2001, пунктов по Перечню 2006 Примечание 1 2 3 4 5 01 Нормативные и методические документы о бух-галтерском учете и отчетности До минования надобности ст.ст. 1.2, 2.2, 4.2 02 Приказы директора предприятия по основной деятельности. 10 л. ст. 16.1 03 Приказы директора предприятия по кадрам (о приеме, перемещении, увольнении, премиро-вании кадров, длительных и зарубежных ко-мандировках). 75 л. ст.ст. 16.4 04 Приказы директора предприятия по личному со-ставу (отпуска, взыскания, командировки). 3 г. ст.ст. 16.3 После проведения налоговой проверки 05 Должностные инструкции работников 3г.ст.12.3 После замены новы-ми 06 Отчет о финансово-хозяйственной деятельности за год и пояснительная записка к нему Пост, ст. 452.1 07 Оборотно-сальдовые ведомости по счетам 3 г. ст. 467 - // - 08 Квартальные и месячные отчеты о финансово-хозяйственной деятельности предприятия 3 г. ст. 452.2 09 Статистические отчеты, сведения, таблицы по основным видам деятельности 10 л. ст.23.1, 77.1, 78.1, 79.1 3 г. ст.23.2, 77.2, 78.1, 79.1 1 г. ст.23.3 Годовые

Месячные 10 Отчеты (годовые по персонифицированному учету работников) 15 л. ст.184 11 Учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, ведомости, разработочные таблицы) 3 г. ст. 469 При условии завер-шения ревизии и после проведения налоговой проверки 12 Кассовая книга(вкладной лист кассовой книги и отчеты кассира) 3 г. ст. 469 При условии завер-шения ревизии и после проведения налоговой проверки 13 Кассовые документы (приходно-расходные ор-дера, квитанции и др.) 3 г. ст. 462 - // - 14 Кассовые приходные и расходные ордера и до-кументы к ним по операциям с иностранной ва-лютой 15 л. ст. 253 - // - 15 Ведомости выдачи наличных денег 3 г. ст.264 16 Банковские документы по текущему расчетному счету (выписки, платежные поручения, платеж-ные требования, мемориальные ордера, счета-фактуры и др.) 3 г. ст. 462 При условии завер-шения ревизии и после проведения налоговой проверки 17 Документы по учету операций с иностранной ва-лютой и приложения к ним: выписки по валют-ным счетам (платежные требования, платежные поручения, распоряжения банков, мемориальные ордера, реестры и др.) 5 л. ст.235 10 л. ст. 461 После закрытия счета 18 Путевые листы 3 г. ст. 914 - // - 19 Товарно-транспортные накладные, товарные на-кладные на получение и отгрузку материальных ценностей 3 г. ст. 462 - // - 20 Больничные листы 3 г. ст. 479 - // - 21 Исполнительные листы 3 г. ст. 480 - // - 22 Штатные расписания 10л., ст. 126 23 Табели учета рабочего времени 3 г. п.73 После проведения налоговой проверки 24 Расчетно-платежные ведомости, расчетные ве-домости 75 л. ст. 464 25 Лицевые счета по начислению заработной платы 75 л. ст. 473 26 Инвентарные карточки, книги учета основных средств и нематериальных активов, инвентариза-ционные описи, акты и пр. 3 г. ст. 506, 507, 508, 509 При условии завер-шения ревизии и после проведения налоговой проверки 27 Доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей 3 г. ст. 514 При условии завер-шения ревизии и после проведения налоговой проверки 28 Договоры о хозяйственно-финансовой деятель-ности и документы к ним (акты приема-сдачи выполненных работ, протоколы согласования цен и др.) 3 г. ст. 513 После истечения срока договора, проведения нало-говой проверки и при условии завершения ревизии 29 Договоры гражданско-правового характера с гражданами на выполнение работ (оказание ус-луг) и документы к ним (акты приема-сдачи вы-полненных работ, расписки и др.) 3 г. ст. 513 После истечения срока договора, проведения нало-говой проверки и при условии завершения ревизии 30 Акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности 5 л. ст. 531 После проведения налоговой проверки 31 Акты приема и передачи документов при пере-мещении или увольнении работников 3 г. ст.28 После проведения налоговой проверки 32 Акты проверки кассы, инвентаризационные описи наличных денежных средств 3 г. ст.482 После проведения налоговой проверки 33 Акты на уничтожение испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним 3 г. ст.230 После проведения налоговой проверки 34 Документы о проведении инвентаризации мате-риальных ценностей (протоколы, описи, акты и др.) 3 г. ст. 508 - // - 35 Документы, послужившие основанием для на-значения пособий, выплачиваемых из средств го-сударственного социального страхования (заяв-ления, справки, копии свидетельства, протоколы и др.) 5 л. п. 174 36 Документы о выплате пособий, пенсий, листов нетрудоспособности по социальному страхова-нию (копии отчетов, выписки из протоколов, за-ключения) 3 г. ст.465 После проведения налоговой проверки 37 Документы по дебиторской задолженности, недостачам, растратам, хищениям (справки, акты, акты-сверки, обязательства, переписка) 5л. ст.463 При условии завер-шения ревизии и после проведения налоговой проверки 38 Документы о переоценке основных фондов и оп-ределении износа основных средств (протоколы, ведомости, акты, отчеты) До переоценки Не менее 3 лет после проведения налоговой проверки 39 Документы по расчетам с подотчетными лицами (отчеты о командировках, авансовые отчеты, с приложенными документами) 3 г. ст. 462 - // - 40 Документы о состоянии охраны труда, техники безопасности, противопожарной безо-пасности (инструкции по охране труда, пожарной безопасности, правила внутреннего распорядка, журнал проверок знаний по техбезопасности у персонала с группой электробезопасности 1, журнал регистрации инструктажа по охране труда, положение об оранизации работы по ох-ране труда и т.д.) Пост. 5 л.

41 Отчеты о зарубежных командировках и рабочих визитах 10 л. ст.940 42 Книга учета проверок (ревизий) 5 л. п. 950 После окончания ведения 43 Книга учета бланков строгой отчетности 3 г. ст. 291 - // - 44 Книги регистрации расписок в получении тру-довых книжек 5л. ст.228 После окончания ведения

45 Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним 3 г. п. 229 После проведения налоговой проверки 46 Журнал регистрации доверенностей 3 г. ст. 512 После проведения налоговой проверки 47 Журнал регистрации исполнительных листов 3 г. ст.481 - // - 48 Журнал регистрации приходных, расходных кас-совых ордеров 3 г. ст. 504 - // - 49 Журнал учета путевых листов 3 г. ст. 915 При условии завер-шения ревизии и после проведения налоговой проверки 50 Журнал регистрации драгметаллов (акты на спи-сание, описи и др.) 5 л. ст.425, 426, 451 51 Журнал регистрации платежных поручений 3 г. ст. 512 После проведения налоговой проверки 52 Журналы учета личных дел, личных карточек 75л. ст. 218 53 Журналы учета трудовых договоров, контрактов 3г. ст.220 54 55 56 57

58 59 Отчеты о бронировании военнообязанных Списки военнообязанных Картотеки военнообязанных Переписка об учете призыва и отсрочек от при-зыва военнообязанных Журналы учета проверок состояния воинско-го учета и бронирования военнообязанных 5л. ст.236 3г. ст.237 3г. ст.238

3г. ст.239 3г. ст.240

После увольнения 60

61 62 Журналы учета работников, направленных в командировки: внутриреспубликанские зарубежные Журналы регистрации командировочных удо-стоверений

3г. ст.243.1. 5л.ст.243.1.

3г.ст.244 63 Журналы учета отпусков 3г. ст.246 64 Журналы учета выдачи справок о заработной плате, доходах, стаже, месте работы 3г. ст.247 65 Журнал регистрации входящей и исходящей корреспонденции 3г. ст.944.5 66 Таможенные декларации «Паспорт сделки». Дек-ларации для целей статистического учета экс-порта (импорта) товаров 3 г. п.658 67 Образцы подписей материально-ответственных лиц, лиц имеющих право подписи счет-фактур по НДС 3 г. ст.516 После увольнения 68 Переписка по вопросам оперативного бухгалтер-ского учета и отчетности 3 г. ст. 485 69

70 71 Личные дела (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных доку-ментов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты, и др.): работников работающих по совместительству Личные карточки работников (в том числе временных)

75 л. ст.216.2 5 л. ст.216.3 75 л. ст.217

72 Графики предоставления отпусков, заявления, переписка об использовании отпусков 1г. ст.245 73 Номенклатура дел бухгалтерии 5 л. п. 930.2 74 75