Возврат денежных средств в кассу

В компанию АС-АУДИТ обратился главный бухгалтер организации, занимающейся розничной торговлей.Клиента интересовал порядок оформления операции по возврату покупателем денежных средств в кассу и возврата товара.

Ответ: В соответствии с Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. N 132 . Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам) (форма N КМ-3) применяется в организациях для оформления возврата денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам. Акт составляется в одном экземпляре членами комиссии и вместе с погашенными чеками, наклеенными на лист бумаги, сдаются в бухгалтерию организации и хранятся в документах за данное число. На сумму денег по возвращенным покупателями (клиентами) чекам уменьшается выручка кассы и заносится в Журнал кассира-операциониста (форма N КМ-4). Акт подписывается ответственными лицами комиссии в составе руководителя, заведующего отделом (секцией), старшего кассира и кассира-операциониста организации.

В Письме Управления МНС по г. Москве от 5 июня 2002 г. N 29-12/25658 разъясняется, как правильно оформлять возвраты товара. В соответствии с "Типовыми правилами эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением", утвержденными Минфином России 30.08.93 N 104, и в соответствии с постановлением Госкомстата России от 25.12.98 N 132, утвердившим "Унифицированные формы первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин", применяется следующий порядок оформления возврата товара в день покупки (до закрытия смены и снятия Z-отчета), как надлежащего, так и ненадлежащего качества: возврат денежной суммы производится из операционной кассы организации по чеку, выданному в данной кассе, и только при наличии на чеке подписи директора (заведующего) или его заместителя.На сумму возврата оформляется акт о возврате товара по форме КМ-3 (до 01.01.99 форма N 54). Акт составляется в одном экземпляре членами комиссии.Погашенные (первоначальные) чеки наклеиваются на лист бумаги и вместе с актом сдаются в бухгалтерию (где они должны храниться при текстовых документах за данное число).Суммы, выплаченные по возвращенным покупателям и неиспользованным кассовым чекам, записываются в "Журнал кассира-операциониста" в графу 15, и на итоговую сумму уменьшается сумма выручки за данный день.В случае предъявления покупателем кассового чека на несколько наименований товаров организация может выдать покупателю взамен копию чека, заверенную администрацией организации.Прием от покупателя возвращенного товара оформляется накладной, которая составляется в двух экземплярах, один из которых прикладывается к товарному отчету, другой вручается покупателю, и являются основанием для получения денежной суммы за возвращенный товар.Порядок оформления возврата товара покупателем не в день покупки (по истечении рабочего дня после закрытия продавцом смены и снятии Z-отчета) определен письмом Центрального банка Российской Федерации от 04.10.93 N 18 "Об утверждении порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации" и "Методическими рекомендациями по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли", утвержденными письмом Комитета РФ по торговле от 10.07.96 N 1-794/32-5 в следующем порядке.В соответствии с п. 5 ст. 18 Закона РФ от 07.02.92 N 2300-1 "О защите прав потребителей" (в редакции Федерального закона от 17.12.99 N 212-ФЗ) при возврате потребителем товара ненадлежащего качества отсутствие у него кассового чека не является основанием для отказа в удовлетворении его требований (расторжение договора купли-продажи и возврата денег). Для целей определения полноты оприходования выручки возврат товара ненадлежащего качества может быть произведен без предъявления покупателем кассового чека, но только в том случае, если установлен факт и условия покупки и он доказан покупателем.Фактом, удостоверяющим покупку, в данном случае могут являться другие документы, подтверждающие покупку, такие как товарный чек, гарантийный талон и т.д. В случае отсутствия у потребителя указанных документов это не лишает его возможности ссылаться на свидетельские показания в подтверждение факта и условия покупки.Фактом, подтверждающим покупку, может служить контрольная лента, которая должна храниться в течение сроков, установленных для первичных учетных документов, но не менее 5 лет (постановление Совмина РФ от 30.07.93 N 745 "Об утверждении Положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением и Перечня отдельных категорий предприятий (в том числе физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, в случае осуществления ими торговых операций или оказания услуг), организаций и учреждений, которые в силу специфики своей деятельности либо особенностей местонахождения могут осуществлять денежные расчеты с населением без применения контрольно-кассовых машин".Возврат денег осуществляется только из главной кассы организации на основании письменного заявления покупателя с указанием фамилии, имени, отчества и только при предъявления документа, удостоверяющего личность (паспорта или документа, его заменяющего). Для возврата денег покупателю из главной кассы организации составляется расходно-кассовый ордер (форма КО-2) также с обязательным указанием фамилии, имени, отчества покупателя и его паспортных данных или иного документа, удостоверяющего личность (порядок составления и оформления утвержден постановлением Государственного комитета РФ по статистике от 18.08.98 N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации").На основании перечисленных документов и в регистрах бухгалтерского учета организация должна производить соответствующие бухгалтерские записи.

В соответствии с Письмом Управления МНС по г. Москве от 2 апреля 2003 г. N 29-12/17931 при оформление возврата или при пробитии ошибочного чека организация может пробивать "возвратный чек". При ошибочно пробитом возвратном чеке составлять акт по форме КМ-3 необязательно, так как данная операция является не фискальной. Пробитие возвратного чека не влияет на сумму, занесенную в фискальную память контрольно-кассовой машины, и является сервисной операцией, используемой для внутреннего учета организации. Действующим законодательством за пробитие (ошибочное пробитие) возвратного чека штрафных санкций не предусмотрено.

В то же время в Письме Управления МНС по г. Москве от 1 июля 2002 г. N 29-08/1/30131 указывается, что самой распространенной ошибкой, совершаемой кассирами-операционистами, является то, что при возврате денежных средств (отказ от покупки, расторжение договора) не в день покупки они пробивают возвратный чек, и тем самым увеличивают итоговую сумму выручки, фиксируемую по итогам дня.