Автоматизированный учет путевых листов и ГСМ: от сложного к простому

С расширением автопарка компании увеличивается объем информации, необходимой для обработки, и усложняются задачи. Вести учет путевых листов и горюче-смазочных материалов вручную сложно — многое бухгалтеру и диспетчеру приходится держать в голове. Порой возникает путаница, которая затрудняет работу компании и приводит к закономерным финансовым потерям.

При ручном ведении путевых листов и учете расхода горюче-смазочных материалов (ГСМ) высока вероятность не заметить ошибки, допущенные при заполнении определенных частей документа. Бумажные документы следует заполнять с особой внимательностью: указывать назначение поездки, маршрут, километраж, расход топлива и другие данные. Такая работа отнимает время и требует терпения, чего диспетчерам и водителям хватает не всегда.

Между тем правильное и разборчивое заполнение путевых листов крайне важно: если налоговая инспекция в ходе проверки обнаружит, что документ составлен неверно (например, неразборчиво написан пункт назначения или имеются другие ошибки), то у нее будет основание не признавать путевой лист в качестве документа, подтверждающего осуществление расходов на ГСМ. А еще бумажные документы имеют свойство теряться.

Как избежать проблем при заполнении путевых листов

Чем могут грозить компании проблемы с заполнением документов? Налоговая база для расчета налога на прибыль компании вырастает ровно на суммы документов, не принятых к учету в рамках налоговой проверки. В итоге налог на прибыль, уплаченный компанией, оказывается меньше, и, как следствие, компании начисляются штрафы, пени.

Чтобы избежать неприятностей, достаточно следовать нескольким рекомендациям.

В таком случае вы сможете корректно отнести расходы на ГСМ и таким образом уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль организации.

Корректно заполнить путевой лист помогает ПО. В программе Контур.Путевые листы форма путевого листа всегда соответствует требованиям текущего законодательства. Кроме того, в программе есть несколько вариантов печатных форм путевых листов, среди которых можно выбрать тот, что подходит вам (легковые, грузовые, учебные автомобили, строительная, сельскохозяйственная и спецтехника, автобусы).

Сэкономить время и исключить непредвиденные ситуации с неразборчивым написанием каких-либо пунктов поможет использование готовых справочников. Контур.Путевые листы предоставляют возможность завести справочник маршрутов с указанием населенных пунктов, справочник водителей, топливных баков и т д. Процесс подготовки путевого листа занимает считанные минуты.

Автоматизированный учет путевых листов и расхода ГСМ актуален по двум причинам. Во-первых, это гарантия снижения налоговой базы и уплаты пониженного налога на прибыль. Во-вторых, особый контроль расходов на ГСМ в ситуации систематического роста цен на топливо.

Это позволит установить контроль над затратами на ГСМ в организации.

Существуют нормативы, указанные в Р аспоряжении Министерства транспорта РФ от 14.03.2008 N АМ-23-р . Каждая организация самостоятельно решает, применять или нет стандартные нормативы. Понятно, что в каждом конкретном случае ситуация особенная, однако ориентир на какие-либо нормы позволяет своевременно реагировать на появившиеся отклонения.

Программа Контур.Путевые листы позволяет вести автоматизированный контроль расходов на горючее, готовить регулярные отчеты. По сути, нужно фиксировать факты поступления и расходования ГСМ, а на их основе можно проводить анализ с помощью промежуточной отчетности, где в конкретных колонках видны отклонения факта от нормы. Также в программе «Путевые листы и ГСМ» есть нормативы расходования, связанные с сезоном, маршрутом, классом автомобиля и т д.

Благодаря анализу отчетов, вы сможете выявлять подозрительные выбросы, осуществлять постоянный контроль, оперативно реагировать на ситуацию и применять управляющее воздействие. В результате снижается риск появления неконтролируемых списаний и утечек ГСМ.

Возможно, не учтен один из факторов, влияющих на расход топливных материалов.

Любые отчеты имеют смысл лишь в сравнении с предыдущими или последующими показателями. Если вы увидели, что факт расходования ГСМ значительно отклонился от нормы, нужно проанализировать, почему это произошло и что с этим делать. Помните, что факт повышенного расхода не всегда свидетельствует о нелегальной утечке топлива. Возможно, нужно пересмотреть нормирование. Допустим, не учтены зимние нормативы, и ГСМ по-прежнему списываются по летним нормативам. Также на расходы топлива могут влиять и другие факторы: по городу или трассе ехал автомобиль, с грузом или без и т д.

Как правило, все эти отклонения выявляются в результате инвентаризации, однако, используя ПО, вы сможете осуществлять контроль за расходом ГСМ за любой период.

Если же в результате инвентаризации была выявлена недостача (количество ГСМ в бухгалтерском учете и данных первичных документов не совпадает с количеством на складе), и недостающее количество ГСМ превышает естественную убыль, установленную законодательством, то в ходе работы инвентаризационной комиссии принимается решение об установлении виновного лица. Если выявить его невозможно, недостача относится на убытки.

Юлия Вольхина, менеджер продукта Контур.Путевые листы

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.