Рассылка извещений о создании/изменении заказа на перемещение

В статье рассматриваются настройки системы для рассылки извещений о создании и изменении заказов на перемещение запасов. При формировании рассылки используются возможности SAP-Office как для отправки сообщений внутренним SAP-пользователям, так и для отправки на внешние адреса электронной почты (e-mail).

Формирование выходных документов для рассылки извещений

Стандарт системы рекомендует формировать выходные документы с использованием техники условий для реализации следующих функций:

• вывод печатных форм;
• экспорт данных для электронного обмена с контрагентами;
• рассылка уведомлений контрагентам и сотрудникам.

В случае необходимости уведомления поставщиков о создании или изменении заказов на закупку, следует использовать следующие стандартные возможности отправки выходных документов:

• отправку по e-mail выходного формуляра смарт-формы, конвертированного в PDF-формат;
• отправку текстового письма на внешний адрес e-mail поставщика;
• отправку текстового письма внутреннему SAP-пользователю – сотруднику компании, ответственному за коммуникацию с поставщиком.

Нюансы настройки для этих вариантов отправки описаны в Ноте 191470.

Возможность выбора выходных документов может быть также использована и для уведомления завода-поставщика, в случае создания заказа на перемещение запаса. Необходимость в таком уведомлении возникает, например, когда сотрудник завода-получателя создаёт заказ на пополнение своих запасов и необходимо уведомить завод-поставщик об этой новой потребности.

Но возможен и другой вариант: когда за создание заказа на основании заявки от получателя ответственность возложена на сотрудника завода-поставщика. В качестве такого примера можно взять процесс, в котором сотрудник завода-поставщика должен создавать заказ на перемещение только тогда, когда на заводе-поставщике появляется «свободный запас» затребованной номенклатуры. В этом случае извещать о создании заказа нужно будет уже сотрудников завода-получателя.

В статье показаны настройки системы, которые обеспечат автоматическую рассылку уведомлений о создании или изменении заказа на перемещение запаса. Список получателей уведомления будет определяться в соответствии с выбранным в заказе заводом-получателем. Для реализации данной функции в бизнес-процессе распределения запасов необходимо принять ограничение: один заказ на перемещение запаса должен содержать позиции только для одного завода-получателя. Т.е. в одном заказе на перемещение запаса не должно быть разных заводов-получателей.

При создании или изменении заказа на перемещение, тем SAP-пользователям, для которых настроено уведомление, будет приходить срочное сообщение в SAP-Office (Рис. 1).

Рис. 1. Уведомление SAP-пользователя в SAP-Office

В случае указания в качестве получателя уведомления внешнего e-mail адреса, на этот адрес будет отправлено автоматически созданное письмо (Рис. 2).

Рис. 2. Уведомление по электронной почте в MS Outlook

Для обеспечения формирования уведомлений сотрудникам завода-получателя о создании и изменении заказа на перемещение потребуется выполнить следующие настройки:

1. Cоздание таблиц и последовательности доступа для выбора выходных документов в зависимости от завода-получателя.
2. Cоздание видов выходных документов для извещения о создании и для извещения об изменении заказа на перемещение.
3. Cоздание записей условий и списков адресатов в продуктивной системе.

Создание таблиц и последовательностей доступа

Как было отмечено выше, письмо-извещение представляет собой выходной документ к заказу на перемещение. Ниже приведены шаги настройки для автоматического выбора выходных документов извещений к заказу.

Шаг 1. Для того, чтобы настроить списки получателей уведомлений в разрезе заводов-получателей, необходимо расширить коммуникационные структуры для выбора выходных документов к заказу на поле ZZWERKS, в которое будет передаваться код завода из первой неудаленной позиции заказа на перемещение. Расширение этих структур необходимо, т.к. стандарт системы не предлагает возможности настройки выбора выходных документов в зависимости от завода-получателя. Согласно Ноте 39462 добавим поле ZZWERKS в структуры KOMKBEA и KOMB. Алгоритм заполнения поля необходимо реализовать в USEREXIT_KOMKBEA_FILL (см. группу функций VCOM).

Шаг 2. Для того, чтобы иметь возможность использовать новое поле ZZWERKS при создании собственных таблиц условий, необходимо добавить его в каталог полей для приложения «Закупки». Для этого необходимо выполнить ведение ракурса V_T681F в транзакции SM30 для ключей:

• Использование - B «Выходные документы».
• Приложение - EF «Закупка: заказ».
• Группа полей - 001.

После добавления поля в каталог становится возможным его использование для создания собственных таблиц доступа.

Шаг 3 . Создадим в транзакции M/59 таблицы доступа для выбора выходного документа в зависимости от вида заказа на закупку, завода-поставщика и завода-получателя. Для этого соответствующие поля необходимо включить в состав ключей таблицы ( Рис. 3 , Рис. 4 ).

Рис. 3. Создание таблицы условий 501 для выбора выходного документа без учета вида заказа

Рис. 4. Создание таблицы условий 502 для выбора выходного документа с учетом вида заказа

При создании таблицы следует помнить, что для пользовательских таблиц стандарт системы выделил диапазон номеров с 501 по 999.

Шаг 4. Используя созданные таблицы, настроим последовательность доступа, позволяющую выбирать выходной документ в зависимости от отпускающего завода, завода-получателя и вида заказа. Для этого в транзакции M/50 выполним следующие настройки (Рис. 5).

Рис. 5. Создание последовательности доступа

Созданная последовательность доступа позволит определять необходимость рассылки уведомлений сначала в зависимости от вида документа, завода-поставщика и завода получателя (таблица 502). Затем, если таких условий не найдено, выполняется поиск по 501 таблице без учета вида документа.

В настройках передачи значений полей видно, что для сравнения полей таблицы доступа с коммуникационной структурой KONKBEA используется заполняемое по собственному алгоритму поле ZZWERKS (Рис. 6).

Рис. 6. Правила сравнения полей доступа с коммуникационной структурой

Созданную последовательность доступа будем использовать для выбора выходных документов-извещений о создании или изменении заказа.

Создание вида выходного документа для извещения о создании заказа на перемещение

Содержание текста и заголовка письма рассылки обеспечивается настройкой вида документа. Создадим два вида выходных документов: один будет содержать текст извещения о создании заказа на перемещение, другой будет содержать текст уведомления о внесении изменений в заказ на перемещение. Ниже приведена последовательность шагов процесса создания новых видов выходных документов для уведомлений и их назначения заказу на перемещение:

Шаг 1. Для извещения о создании заказа создадим вид документа ZMCR «Извещение о создании». Создание новых видов выходных документов выполняется в настройке IMG по пути «Управление материальными потоками > Закупки > Выходные документы > Управление выводом > Виды выходных документов > Определение видов ВыходДокум для заказа на закупку > Ведение видов выходных документов для заказа на поставку» (Рис. 7).

Рис. 7. Создание вида выходного документа. Вкладка «Общие данные»

На вкладке «Общие данные» указываем созданную ранее последовательность доступа – это обеспечит автоматический выбор выходного документа к заказу на основании настроенных записей условий – т.е. для заданных комбинаций вида документа, отпускающего и принимающего заводов.

Также на этой вкладке запрещаем многократную отправку документа – сообщение о создании должно приходить только один раз в момент первого сохранения заказа.

Устанавливаем для этого документа флаг «Независимый от партнёра выходной документ». Установка флага означает, что выбор выходного документа будет осуществляться независимо от ролей партнеров в заголовке заказа. Получатель сообщения будет определяться не на основании ролей партнёров, а из настройки записей условий в транзакции MN04.

Указание программы замены символов текстовой переменной позволит динамически при формировании сообщения указывать в тексте письма и в заголовке требуемые значения из документа закупки, такие, например, как номер заказа.

На следующей вкладке (Рис. 8) укажем значения по умолчанию, которые будут выбираться при добавлении записи условий в транзакции MN04. Зададим момент отправки сообщения – «Немедленная отправка при сохранении приложения», и средство отправки – «простой E-mail». Под понятием «простой E-mail» в SAP принято понимать отправку письма через SAP-Office (см. транзакцию SBWP).

Рис. 8. Создание вида выходного документа. Вкладка «Значения по умолчанию»

Для ведения заголовка и текста сообщения необходимо в настройке перейти к подпапке «Заголовок и тексты электронной почты». Создаём запись для языка «RU», которая будет являться заголовком отсылаемого письма (Рис. 9).

Рис. 9. Создание вида выходного документа. Папка «Заголовок и тексты электронной почты»

Затем выполняем ввод текста письма, который будет выглядеть как вложение в электронном e-mail письме или как обычный текст письма SAP-Office. Для этого переходим в режим ввода длинного текста по кнопке (Рис. 10).

Рис. 10. Ведение текста письма

Выражения в заголовке и в тексте, окруженные с обеих сторон символами «&», являются переменными сообщения и будут заменены в процессе формирования письма соответствующими значениями из документа закупки. Так переменная &EKKO-EBELN& будет заменена на номер заказа. В заголовке достаточно ввести переменную для замены с клавиатуры, а для вставки переменной в текст письма нужно нажать на кнопку и выбрать вставку символа (Рис. 11).

Рис. 11. Вставка переменной в текст письма-уведомления о создании

Замену переменных на конкретные значения будет осуществлять программа замены символов текстовой переменной, которую мы указали в общих данных настройки выходного документа – см. рис. 7. В выходных документах к заказу на закупку для этих целей используется стандартная подпрограмма TEXT_SYMBOL_REPLACE в программе SAPMM06E.

Для указания программы обработки вывода выходного документа необходимо в настройке перейти к подпапке «Подпрограммы обработки» (Рис. 12).

Рис. 12. Программа обработки вывода выходного документа

Для отсылки сообщений через SAP-Office следует использовать стандартную программу обработки RSNASTSO, подпрограмму SAPOFFICE_AUFRUF. Если необходимо отсылать письмо на внешнюю почту, то специалистом по базису должны быть выполнены соответствующие настройки SAPConnect. Очередь отправляемых на внешнюю почту сообщений

Если хотите прочитать статью полностью и оставить свои комментарии присоединяйтесь к sapland