6.7.2. Учет лекарственных средств в аптеках учреждения

Поступление лекарственных средств в медицинское учреждение сопровождается принятием их в аптеку учреждения, которая должна быть размещена в специально оборудованном помещении.

Во время поступления лекарственных средств в аптеки заведующий аптекой или другое уполномоченное лицо проверяет соответствие их качественных и количественных характеристик данным первичных документов, а также правильность цен за единицу. После проверки при условии полного соответствия это лицо делает отметку на документах поставщика. В случае обнаружения недостач, излишков, порчи или боя дальнейшее принятие указанных материальных ценностей осуществляет образованная приказом учреждения комиссия.

Полученные и проверенные счета поставщиков заведующий аптеки делает записи в книге регистрации счетов, поступающих в аптеки (ф. № 6-МЗ), после чего они передаются для оплаты в бухгалтерию. Обычные лекарственные средства учитываются в аптеке в суммовом (денежном) выражении, при этом реестром учета по указанной группы медикаментов и перевязочных средств является книга формы № 6-МЗ.

Для учета медикаментов, подлежащих предметно-количественному учету, назначено Книгу предметно-количественного учета аптекарских средств (ф. № 8-МЗ), в которой на каждое наименование, фасовку, лекарственную форму, дозировку лекарственных средств открывается отдельная страница. До начала осуществления записей в книге ее страницы нумеруются, а их количество заверяет главный бухгалтер. Записи о поступлении лекарственных средств осуществляют на основании документов поставщика.

Лекарственные средства отпускаются из аптеки в отделения через материально ответственных лиц отделений (кабинетов) по накладным (требованиям), утвержденным руководителем медицинского учреждения.

Порядок оформления накладной (требования) описано ранее. В накладной обязательно должно быть указано полное название препарата и приведены сведения о его размеры, фасовка, лекарственная форма, дозировка, упаковка и количество. Лекарственные средства, подлежащие предметно-количественному учету, отпускаются по отдельным проштампованными накладными (требованиями), записи в которых должны быть подтверждены печатью учреждения и подписью ее руководителя. В них обязательно указывается номер истории болезни, фамилия, имя, отчество больных.

Лекарственные средства аптека отпускает к отделениям (кабинетам) в размере текущей потребности в них. В частности, установлены следующие нормативы:

для ядовитых лекарственных средств - 5-дневный запас;

для наркотических лекарственных препаратов - 3-дневный запас;

для других медикаментов и перевязочных средств - 10-дениий запас.

Накладные (требования) на выдачу лекарственных средств в отделения таксует заведующий аптекой или уполномоченное лицо с целью определения стоимости отпущенных материальных ценностей, а далее они регистрируются в книге учета протаксованих требований накладных (ф. № 7-МЗ), при этом номера накладных (требований) на отпуск лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету, подчеркиваются. Указанный реестр учета оформляется в установленном порядке: страницы нумеруются, а их количество заверяется подписью главного бухгалтера. Для крупных учреждений на каждое отделение отводится отдельная страница. По окончании месяца в книге выводятся конкретные итоги по каждой группе отпущенных медицинских средств и общая сумма. Указанные данные переносятся в отчет аптеки в процессе поступления и расходования апте- карських средств в денежном выражении (ф. № 11-МЗ). Отчет составляется в двух экземплярах. Данные о поступлении лекарственных средств переносятся в отчет из книг ф. № 6-МЗ, ф. № 8-МЗ (рис. 6.5).

Рис. 6.5. Схема учета лекарственных средств в аптеках учреждений

На основании требований накладных на отпущенные лекарственные средства, подлежащие предметно-количественному учету, составляется ведомость выборки израсходованных одноименных запасов (ф. № 1-МЗ), записи в которой осуществляются за каждым наименованием. Общее количество отпущенных за день указанных материальных ценностей переносится из ведомости в книгу предметно-количественного учета аптекарских запасов.

Вспомогательные материалы, полученные по счетам поставщиков, списываются на расходы как в аптеке, так и в бухгалтерии в денежном выражении по мере их поступления в аптеку. Стоимость тары, включенной поставщиком в цену лекарственных средств, которая не подлежит обмену и возврату, списывается на расходы при списании этих лекарственных средств. Если стоимость безвозвратной одноразовой тары не включена в цену полученных средств, как указано в счете поставщика отдельно, такая тара по мере ее освобождения от упакованных в нее медицинских препаратов списывается на расходы с подотчета заведующего аптеки.

В аптеках учреждений заведующий указанного структурного подразделения осуществляет постоянный контроль. В случае выявления потерь от порчи указанной категории запасов комиссия в составе главного бухгалтера, заведующего аптеки и представителя трудового коллектива составляет Акт на списание испорченных ценностей, хранящихся в аптеке (ф. № 9-МЗ) в двух экземплярах. Списаны по акту лекарственные средства уничтожаются в присутствии комиссии, а о факте уничтожения делается запись в акте с указанием даты и способа уничтожения.