Служебная поездка-командировка (типичная ошибка)

Довольно часто на практике можно встретить оформление командировок и начисление суточных работникам, чья работа носит разъездной характер. Например, экспедиторам, курьерам, менеджерам. Бывает, что головное предприятие регулярно направляет работников (мастеров, наладчиков) в свои подразделения (филиалы) для выполнения своих трудовых обязанностей. Бухгалтеры стремятся не вдаваться в подробности отличия командировок от служебных поездок работников. Проще начислить суточные, тем самым нарушая нормы Трудового законодательства, при этом упуская выгоду в части налогов. Для наглядности предлагаем схему оформления и налогообложения служебных поездок и командировок.

ХАРАКТЕРНОЕ ОТЛИЧИЕ

ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Коллективный договор или локальный акт (отдельное положение):

- перечень работ, профессий или должностей сотрудников;

- перечень возмещаемых расходов в зависимости от характера работы и должностных обязанностей работников (перечень расходов можно отразить без ограничений - ст. 168.1 ТК РФ), но экономически оправданных (п. 1 ст. 252 НК РФ );

- порядок возмещения затрат работникам;

- размер расходов (Налоговое законодательство не ограничивает).

Трудовой договор и должностная инструкция:

Для возмещения расходов или получения надбавки к зарплате должно быть указано, что работа носит особый характер, например, разъездной (п. 2 ст. 57 ТК РФ).

Приказ в произвольной форме с указанием количества дней поездки.

Служебное задание с указанием, куда и с какой целью поездка.

Отчет о служебных поездках с приложением документов, подтверждающих разъездные расходы

1. Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку унифицированной формы № Т-9 или № Т-9а, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1.

2. Командировочное удостоверение унифицированной формы № Т-10, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1.

3. Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении унифицированной формы № Т-10а, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1.

НАЛОГООБЛОЖЕНИЕ

НАЛОГ НА ПРИБЫЛЬ

1. Размер суточных, который установлен трудовым и (или) коллективным договором, соглашением, локальными актами, относится на расходы без ограничения, как прочие расходы, связанные с производством и (или) реализацией (ст. 264 НК РФ).

2. Надбавки к зарплате за разъездной характер работ, установленные трудовым и (или) коллективным договором, соглашением, локальными актами, относятся на расходы на оплату труда (п. 3 ст. 255 НК РФ).

Размер суточных, который установлен трудовым и (или) коллективным договором, соглашением, локальными актами (письмо Минфина РФ от 01.06.2007 г. № 03-03-06/1/358) и являющийся компенсацией, не включаемой в совокупный доход работника (письмо Минфина РФ от 27.08.2007 г. № 03-03-06/3/14).

Надбавки к зарплате за разъездной характер работ, установленные трудовым и (или) коллективным договором, соглашением, локальными актами (письмо УФНС России по г. Москве от 17.10.2007 г. № 21-11/099218@).

ЕСН, ОПС и травматизм

Размер суточных, который установлен трудовым и (или) коллективным договором, соглашением, локальными актами, т.к. не возникает объект обложения ЕСН, поскольку возмещение указанных расходов - это не плата за труд. Также не облагаются пенсионными взносами и взносами на травматизм (п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15.12.2001 г. № 167-ФЗ и п. 10 Перечня выплат, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 07.07.1999 г. № 765).

НАЛОГ НА ПРИБЫЛЬ

Размер суточных относится на расходы не более предельной нормы, установленной Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 г. № 93, т.е. 100 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и согласно приложению данного Постановления за каждый день нахождения в загранкомандировке.

С 2008 года суточные в размере 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и 2 500 руб. за каждый день нахождения в загранкомандировке (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Суточные сверх установленных норм.

ЕСН, ОПС и травматизм

1. Размер суточных в пределах норм не облагается ЕСН, ОПС и взносами на травматизм (абз. 11 пп. 2 п. 1 ст. 238 и п. 3 ст. 236 НК РФ с учетом п. 38 ст. 270 НК РФ п. 10 Перечня выплат, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 07.07.1999 г. № 765).

2. Суточные сверх установленных норм не облагаются ЕСН и ОПС, т.к. не уменьшают налог на прибыль (п. ст. 236, п. 38 ст. 270 НК РФ, письма Минфина РФ от 17.07.2007 г. № 03-04-06-01/247 и от 24.08.2007 г. № 03-04-06-02/164, п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15.12.2001 г. № 167-ФЗ).

ТИПИЧНАЯ ОШИБКА: ОПЛАТА ТРУДА ВО ВРЕМЯ КОМАНДИРОВКИ ИСХОДЯ ИЗ ДОЛЖНОСТНОГО ОКЛАДА

Нередко в организациях в целях стимулирования своих работников во время их нахождения в командировках оплату труда производят не по средней зарплате, а за полный рабочий день. Причем данный порядок оплаты труда во время командировок отражают в учетной политике. Например, такой формулировкой: «При нахождении сотрудника в командировке расчет зарплаты осуществляется исходя из должностного оклада согласно штатному расписанию».

АУДИТОР ОТМЕЧАЕТ

Согласно ст. 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируется сохранение места работы и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

Исчисление среднего заработка регулируется ст. 139 ТК РФ и в течение 2007 года Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Правительством РФ от 11.04.2003 г. № 213, а в течение 2008 года – Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 г. № 922.

Учитывая изложенное, организации должны производить расчет заработной платы за период нахождения работника в командировке исходя из средней заработной платы, которая в соответствии со ст. 255 НК РФ учитывается в расходах на оплату труда (письмо Минфина РФ от 09.07.2007 № 03-03-06/2/121).

АУДИТОР РЕКОМЕНДУЕТ

Учесть позицию Минфина РФ и, следовательно, налоговых органов с целью снижения налоговых рисков по налогу на прибыль.